基层电大学生课程管理系统设计与开发

文/严增凯

国家开放大学“总部-分部-地方学院-学习中心”四级办学网络立体覆盖全国城乡，为我国社会成员提供了多样化的继续教育服务和学习机会。在这个体系中，地方学院和学习中心（目前仍习惯称两者为基层电大）直接面向学习者开展人才培养、培训，承担着学习者教学、教务的所有管理工作，而这些繁重的业务操作几乎都落在了课程管理员（简称课管员）身上。至目前为止，电大系统内尚未推出普适性的课程管理系统或平台给课管员使用。

1 基层电大学生课程管理工作内容及现状

1.1 基层电大学习支持服务体系架构

开放教育学生实行“学分制”，学籍8年有效，修满规定学分即可毕业。为保障学生的学习，基层电大基本搭建起了如图1所示的以课管员为核心的学生学习支持服务体系。

在这个体系中，直接接触学生并实施课程管理的是课管员，所有教学、教务工作的开展都得依靠课管员去落实。以宜宾电大为例，学生管理采用包干制，学生录取进校后所有的管理工作就交给了课管员，直至学生毕业。由于管理人员少、学生多，平均每个课管员管理的学生在100人以上，有的多达300人，而这些学生又属于不同专业和层次。

1.2 学生课程管理工作内容及现状

图1：基层电大学生学习支持服务体系

课管员学生课程管理工作主要内容为：专业规则执行方案制定、课程注册、报考等十个方面。课管员业务工作流程如图2，图中虚线框内业务为每学期必做工作。由于是业余学习，电大学生可随时提出休学或复学，这就导致课管员手中时常有较多未毕业学生积压。因缺乏统一管理平台，学生所修课程进度又不完全一致，学生修课情况全凭课管员自行记录，课程管理数据量大、项目多，全靠手工提取、查询各类信息。因此，工作效率极低，可靠性差，出错率高，报表不规范。在基层电大，因学生课程管理问题而造成学生不能正常参加学习，甚至影响毕业的教学事故时有发生。以2008年为例，据宜宾电大教务部门不完全统计，全市各教学点课管员在课程注册、报考两个环节的平均出错率约为20%，如果加上成绩报送环节，诸如填错学号、课程ID、卷号、成绩，甚至出现遗漏学生、课程或张冠李戴等情况，出错比例则更高。这给基层电大办学带了很大的风险和困扰，也给广大课管员带来了极大的心理压力。

表1：宜宾电大2011-2019使用《学生课程管理系统》效果对比

2 需求分析

开发学生课程管理系统的根本目的就是要实现课管员业务工作的自动化、规范化，提高工作效率和准确率，尽最大可能减少课管员工作负担和压力。课管员接到新班级后，只需维护好学生基础信息，制定好专业规则执行方案，就可自动完成学期辅导科目、课程注册、报考、形考成绩等数据的上报。学生课程管理系统要适应基层电大办公条件及管理人员工作习惯，要求简单易用，不会额外增加管理成本。

3 系统设计与功能实现

3.1 总体设计

考虑到基层电大课管员习惯使用Excel和Word来完成学生课程管理，本系统采用Excel进行设计，遵循可靠性原则、健壮性原则、经济性原则、实用性原则、可移植原则、可维护性以及可扩展性原则。所需各类报表以Excel工作表形式呈现，用Excel工作表存放各类基础数据，采用VBA编写程序代码，对不同的业务操作提供快捷键。这样既方便操作，也不改变课管员原有的工作习惯，也无需进行专业学习和培训，运维成本极低。整个系统包括：班级信息、学生名册、教学计划、成绩管理、学期辅导科目开设、课程注册、报考、毕业预审等八个模块。系统E-R图如图3。

3.2 报表模板设计

学生课程管理的重要任务是需要按时准确向教学、教务管理部门提交标准化的各类数据报表，以便管理部门能将数据准确录入到上级电大提供的相关平台中。因此本系统预设了各类标准报表模板，为防止课管员误修改或误删除，各报表模板均以透明方式隐藏于主程序中，需要时由VBA程序自动调用。这些模板分别是：班级成绩表、期末成绩导入表、辅导科目表、课程注册表、报考表、形考成绩登记表、形考成绩总表、实践环节成绩登记表、考试科目汇总表、补考科目汇总表共十个。

图2：学生课程管理工作流程

图3：学生课程管理系统E-R图

3.3 系统功能的实现

本系统采用Excel及VBA开发，具有软件易得，操作简单的特点。其中教学计划、课程注册、报考三个环节是系统开发的重点和难点。

3.3.1 基本数据导入

包括班级信息表、学生名册，数据来源于招生部门，只需按前述图3将各属性值复制到本系统相应工作表中即可。结果如图4。

3.3.2 制定教学计划

教学计划也称专业规则执行方案，直接影响学生学期开设课程及能否顺利毕业，其制定的基本原则是：课程性质为必修、必修（省）的全部开设，各模块满足最低毕业学分和中央电大规定学分，总学分等于毕业学分，新开课程不跨学期开设。为保证计划设定无误，专门设计了专业规则执行方案较对模板作为本系统的辅助工具。

3.3.3 生成辅导科目表

辅导科目表需在上一学期结束之前上报，以便教学部门计算学生学费、安排面授辅导、聘请面授辅导教师、提前征订教材等。在图4班级信息表B17单元格输入所在学期，在B19单元格内输入本班开课总第几学期，然后按快捷键Ctrl+A自动生成辅导科目表，打印此报表即可上交教学管理部门。

3.3.4 课程注册

电大规定学生学期课程必须先注册才能报考，特别是往届生，如果忘记为学生进行课程注册就会影响学生一个学期。因此，此环节工作显得很重要。在进行设计时，学生凡是成绩未合格的科目都予以生成课程注册表。按快捷键Ctrl+B，系统会生成本期新开设课程注册表，并自动查找学生成绩表，将学生未合格课程添加到注册表中。部分程序代码如图5。

图4：基础数据表

图5：课程注册部分VBA代码

图6：课程报考部分VBA代码

3.3.5 课程报考

只有为学生正确报考，学生才能顺利参加期末考试，学生课程成绩才能被录入到上级电大学生成绩库中。报考工作是学生课程管理中最复杂、关键的一环。电大考试形式多样，同一课程ID往往对应多个考试卷号，卷号选择错误将造成学生考试成绩无效。报考中需要考虑课程性质、开考单位、考试形式、考试时间等诸多因素，因此本功能的设计是学生课程管理系统中的难点。课管员传统管理方式中的高风险也正是出在此环节，轻者造成学生考试科目时间冲突，严重者将造成学生无法参加考试或考试成绩无效，影响学生按期毕业。实现此功能时，需依据课程开考单位、课程性质比对考试数据文件，自动查询学生所有未合格科目，并比较同一学生不同课程的考试时间，自动筛查考试冲突科目。按快捷键Ctrl+E后，系统将自动生成一系列报表，详见前述图3。部分程序代码如图6。

4 系统测试与使用效果分析

4.1 系统测试

因考虑到基层电大课管员信息技术能力并不高，为减少使用过程中的异常，在系统设计过程中分别采用白盒测试、灰盒测试，验证系统结果正确无误。为防止用户使用过程中使用了无效数据源而宕机，再次使用了黑盒测试，将系统所需各个数据人为修改为无效数据进行检验，经验证本系统均能得到正确响应。

4.2 使用效果

自2009年设计开发学生课程管理系统以来，历经多次修改完善，系统功能已经成熟，完全能完成学生课程管理日常工作，现已在宜宾电大系统内推广使用。目前，直属部33个课管员（截止2019春期所管在读学生3166人）有26个（截止2019春期所管在读学生2545人）使用了本系统，课管员受益率84.8%，学生受益率80.4%；8家区县电大（截止2019春期有在读生5120人）有4家（截止2019春期有在读生2442人）在使用，受益率50%，学生受益率47.7%。经验证，本系统完全能胜任基层电大课程注册、报考等学生课程管理核心工作。

自2011年以来，课管员使不使用本系统的效果对比见表1。

5 总结与展望

本系统基于Excel进行开发，可移植性和适用性较强，在不增加任何成本的基础上，完全能满足基层电大课管员对学生课程的管理工作，有力地推进了基层电大管理方式的信息化。然而不足的是，出于成本因素，本系统采用的是单机方式，数据还无法通过网络共享和传递。如果能得到资金支持，在此基础上开发出网络版本并进一步进行功能拓展，则基层电大的业务管理水平将更上新台阶。