浅谈医院电子文件的管理

熊梅

摘 要：电子文件的归档管理是当前医院信息化建设的一项重要内容。本文就针对电子文件的特性，以及在归档管理中带来的方便及困难问题进行讨论，提出解决问题的相应对策，以做好医院电子档案的整理及归档工作，从而推进医院信息化工作建设的步伐。

关键词：医院；电子文件；档案

电子文件的形成是近年来，我国电子信息技术的快速发展以及办公无纸化自动化的逐步完善并普遍运用以来，依赖电子数字设备而形成，它以信息的形式主要存储设备为：U盘、磁盘、光盘等载体，并依靠电子设备产品才能进行阅读和处理，还可以通过电脑等通信网络进行传递的文件。随着电子计算机已被越来越广泛地应用于医院各种日常办公工作，发文、收文、文件办理、归档繁杂的手续以及单位之间往来的函件等都可以通过网络直接在计算机上办结归档，从而医院也产生了许多的电子文件。

电子文件资料具有自己独特的特性，其特性的优点提高了档案管理工作者的工作质量与工作效率，从而为我们的档案管理人员带来了极大的方便。在多年的实践中，我们逐步发现其缺陷也是不容忽视的，如果我们的电脑操作不当或染上病毒，其后果是不容估量的。因此，本文主要探讨电子文件的特性及其为我们档案管理者工作带来的方便及困难，从而找到合适的解决方法，以确保医院电子文件的安全性，这不仅是当前医院信息化建设的一项重要内容，也是我们档案管理工作中普遍面临的难题。

1 电子档案的形成及组成要素

1）电子档案的形成及建立。电子文件是在计算机普遍普及运用和办公自动化系统的不断完善发展的基础上逐步形成的，它的建立逐渐改变了当前各行业的办公模式，并由概念逐渐应用到各个行业领域中。位推动医院信息化建设，现在我们每个科室都配备了计算机等设备，医院档案管理也是配备齐全了相应的计算机、复印机、扫描仪等，以推动医院档案现代化、信息化建设，因此计算机系统的广泛运用是电子文件形成的决定性因素。

2）电子档案的主要要素。电子文件具有其独特的要素：一是必须在计算机数字化的设备及环境中生成；二是以数字化形式存在的信息；三是只能存储于电脑及U盘、磁带、磁盘、光盘等载体上；四是在进行阅读、处理的时候，需要依赖于计算机等数字化设备；五是可以在通信网络上不受时间空间限制进行传送；六是电子文件的归档，要通过计算机系统或计算机网络系统，进行整理归档，同时转存在相应的载体上保存。

2 电子文件的主要特性及其带来的方便与困难

2.1 电子文件的特性

1）电子文件是数字化的信息形态。电子文件是依赖在计算机系统中产生和处理的，其信息形态是数字化的，离开电子计算机设备将不能存在。

2）电子文件对电子产品的依赖性。电子文件从它的形成、传输、存储、读取都是通过计算机系统实现的，所以，电子文件与计算机系统的各种设备之间有着密不可分的关系。计算机系统是电子文件生成的前提和基础，离开了计算机系统的软硬件平台，电子文件我们既看不见也摸不着，这就决定了电子文件对设备有很强的依赖性。

3）电子文件的易修改性。电子文件在形成中其最突出的优势就是其可以任意的增加或删除，复制或粘贴，并且在修改后还不会留下任何的修改痕迹。

4）电子文件信息的共享性及不安全性。对于我们日常工作中纸质的文件资料来说，它只有在某时某地接触到它的人才能够进行阅读，获取信息。而电子文件的阅读因为其处理阅读环境是计算机及其网络技术，因而就不会受时间和空间的限制，如果计算机不采用加密或者保护的措施，那么，在互联网中，任何的终端机上都可以进行读取，任何的计算机都可以对其存储的各种载体获取资料，这对很多读者来说，可以获取大量的信息资料，实现了网络资源共享。

但是，随着网络信息化的不断发展和推进，网络系统的安全问题也已日益突出。网络系统存在着很大的安全隐患，主要体现在网络系统过于庞大、复杂，其存在的缺陷较多，容易遭到不速之客的攻击，还有很多的黑客虎视眈眈，给网络的安全也带来了极大的危害。我认为要解决这些危害只有从政府、社会和技术方面采取综合的措施，共同治理，才可能有效地解决防范网络的安全隐患。

2.2 电子文件的特性带来的方便和困难

1）电子文件的特性给管理带来了极大的方便。电子文件的形成为我们档案工作管理者带来了很多的方便，比如：其记录量大，不需要大的存储空间，再大的信息量也不需要大的库房来保管和存储，很多的资料一个光盘或者内存较大的一小个U盘就可以保管。还有电子文件的共享性也使很多的读者通过其计算机共享阅读获取信息资料，且不受时间空间的制约，为很多读者获取资料信息带来了极大的便利。

2）电子文件特性给管理者带来的困难。长期以来，电子文件的某些特性给管理者带来了很多的困扰也是不容忽视的。从电子文件的形成、收集、整理、归档、保存各个环节中，都存在着困难，特别是电子文件的保存，如果是保存在U盘或者光盘上，经常会发生磁盘损坏，无法进行正常读取，现在虽然有一些合适是解决措施，但其长期保存是一个相当困难和复杂的过程，其安全性目前还没有一个较完善较理想的可行的方法。

3 对电子文件归档的几点建议

电子文件归档的就是要使真实记载着我们日常工作在电子信息时代更好的、更完整的、长期的保存下去。为此，我认为要做好以下幾方面的工作。

1）做好电子文件工作人员的知识技能培训。做好医院电子文件的归档保存工作，既是医院档案信息化建设的必然要求，也是医院档案信息化建设的重要组成部分。因此，作为一名信息化的档案工作者，我们需要把档案信息化建设提高到为医院业务发展建设服务和促进医院档案事业发展的高度来认识。档案人员要积极参加专业知识培训，熟练掌握各种操作技能，以适应电子文件档案管理工作的需要。

2）做好电子文件的收集工作。作为档案管理人员，我们在电子文件归档之前，要广泛、认真地进行收集各种电子文件资料，由于医院各行政科室及临床科室较多，各科室在日常工作中均产生各种电子文件资料，我们要发通知到各科室收集资料，保护原稿。不论是纸质的档案还是电子文件档案，对资料的收集总是归档管理的第一环节，也是做好各种资料归档保管的基础。资料是否收集齐全完整，对以后档案管理的鉴定、开发利用有着很大的影响。如果电子文件资料属于归档的文件资料没有得到收集，这不仅影响到医院档案资料的完整性，还严重地影响到医院档案的开发与利用。

3）电子文件资料在归档之前，也应该由医院成立的档案资料鉴定小组对其真实性、完整性和有效性进行鉴定。一是辨别电子文件的真伪，是否被人任意修改过；二是确定电子文件的归档价值，不是所有的电子文件都具备归档保管的，鉴定时可以遵从纸质档案的方法进行鉴定；三是要确定电子文件的完整性。因为只有真实的、有价值的电子文件才有归档保管的价值和必要。

4）电子文件存在着安全隐患，因此我们在保管中要加强防患，确保安全。电子文件有多种存储的载体，那么选择的载体安全与否，关系到电子文件归档工作的成败。因此，对归档的电子文件，我们档案管理工作者要根据医院工作的实际，采取较为安全的存储措施，以保障电子文件存储的安全。如果计算机在保存的过程中存在安全漏洞，我们要进行及时的修补管理软件的安全漏洞，安装使用杀毒软件，对防火墙和杀毒软件实行实现全天候自动升级，在档案上传、下载、访问权限等方面进行加密处理。按照要求对保存环境的温度和湿度进行监测，确保档案电子的安全与稳定。

综上所述，电子文件的产生提高我们档案工作者的工作质量和效率，是档案信息化建设、管理的一场新变革。但是电子文件存在着很多的缺陷和安全隐患，我们在工作中要客观地分析问题，结合工作实际采取有效的应对措施，不断改进和完善电子文件管理工作，以推动医院电子文件的归档保管工作上一个新的台阶。

参考文献

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