构建科学管理体系促进高校档案数字化

沙敏

摘 要：本文主要以构建科学管理体系促进高校档案数字化为重点进行阐述，结合当下高校档案数字化存在的问题为主要依据，从档案实体存储不合理、档案管理人员综合素养低下、电子文件管理力度不足、加大高校档案数字化重视力度、强化基础设施建设、构成高水平档案管理队伍、构建系统的规章机制这几方面进行深入探索与研究，其目的在于提升高校内部工作效率，为高校平稳发展做铺垫。

关键词：高校；档案数字化；电子档案

基于互联网背景下，构建科学管理体系促进高校档案数字化势在必行，其不但是保证高校跟紧时代发展脚步的根本条件，还是实现高校档案管理现代化、合理化、规范化的根本要素。因此，相关人员需加强科学管理体系构建力度，推动高校档案数字化，为高校实现战略发展目标提供有利条件。本文主要针对构建科学管理体系促进高校档案数字化为中心进行分析，详细阐述如下。

1 高校档案数字化的必然性

以往的纸质档案因为检索不方便，所有利用率较低，无法将档案资源的实际价值全面发挥出来。随着互联网技术的广泛使用，纸质档案从人工形成变成了电子形成，加快了档案形成的速度，并缩短了档案收发的时间，另外增强了准确性，降低了各种资源损耗。随着互联网技术与计算的广泛应用，校园网络建设渐渐得到了完善，这给档案数字化建设提供了有利条件。因为高校档案牵涉的内容比较多，而且人员流动十分频繁，以往的纸质档案更新速度较慢，且无法将当时的情况充分的反应出来，而建设数字化档案，可以随时更新档案资源，且实现共享，讓高校人员能够随时掌握动态。另外，现阶段国家档案局度档案数字化建设非常注重，高校档案数字化已成为了必然[1]。

2 高校档案数字化存在的问题

高校档案数字化存在的问题有很多，其中最典型的是档案实体存储不合理、档案管理人员综合素养低下、电子文件管理力度不足，具体如下：

2.1 档案实体存储不合理

因为纸质档案管理应用的时间相对较长，实现档案数字化，首先需要把档案实体数字化，纸质档案易受温湿度影响，字迹不清或是纸张变脆弱等，还会受到潮湿及火灾的威胁，需要大量的维护成本。另外纸质档案还需要一定空间存储，在整理档案中会发生资料丢失的情况，另外，随着时间的推移，保留下来的纸质档案也会有信息不完整的情况。在建设数字化档案时，因为档案实体欠缺，造成数字化档案信息缺失。

2.2 档案管理人员综合素养低下

普通高校并未给予档案管理工作高度重视，普遍认为档案管理是一项简单的档案收发工作，在选取档案管理人员时，没有太多要求，多半是兼职人员，另外，在其他工作较忙时，档案管理者会被调到其他岗位，致使档案管理者的综合素养下降，且人员更新速度较慢。且档案数字化除了要管理者具备较强的专业致使以外，还要充分掌握计算机技术，高校内当前的管理者通常不具备此条件，学生因为对档案管理工作重视力度不足，也忽视了管理人员培训教育，技术不佳，无法满足现代档案管理需求[2]。

2.3 电子文件管理力度不足

现阶段，我国数字化档案建设还处于发展阶段，对电子文化管理的规定并不健全，监督与管理也不全面，在存储与收集电子文化中，未设立专人进行监督，这便造成电子文化流失。当前各个高校尽管开始构建数字化档案，但是纸质档案管理依旧占据主体地位，无法实现档案数字化管理，电子文件的系统性与准确性也得不到保障。档案数字化管理欠缺行之有效的制度做支撑，致使电子文件管理工作得不到有效监管，造成诸多文件流失。在建设数字化档案时，对于电子文件的格式并未做出统一规定，进而导致数字化质量低下和技术水平不佳，这对建设数字化档案十分不利[3]。

3 构建科学管理体系促进高校档案数字化

当前，实现高校档案室数字化的方法有很多，其中最为常见的是加大高校档案数字化重视力度、强化基础设施建设、构成高水平档案管理队伍、构建系统的规章机制，详细阐述如下：

3.1 加大高校档案数字化重视力度

强化高校数字化档案建设，首先需加大对档案管理工作注重力度，转变传统的理念。档案是记录学校发展历程的资料，有极高的历史价值，另外给高效长足发展奠定了坚实基础，而纸质档案受时间影响较大，易变脆，日期较久的档案存储难度比较大，且深受潮湿、火灾以及气候等因素影响，管理困难，建设数字化档案便能够有效优化上述问题。数字化档案不但能够实现长期存储档案，还能节约空间，提高资料传输速度，有助于资源共享。意识到建设档案数字的必要性，把档案管理工作融入到高校常规工作中，如此才能促进档案数字化工作有序进行。

3.2 强化基础设施建设

极大基础设施完善力度，为建设数字化档案的关键点。建设数字化档案的基础设施包含软件与硬件这两点，软件是指同管理档案有关的系统软件，应用此类软件可以实现档案高校检索及统计等；硬件指的是由纸质档案转为电子档案需要的扫描仪及计算机等，存储电子档案的设备，及共享电子档案资源的网络设施。电子档案的主要载体需要充足的存储空间，高水平的存储功能，能够减少信息损失，要确保系统软件安全性和稳定性。健全数字化档案建设的基础设施，加大投入力度，不断优化与创新[4]。

3.3 构建高水平档案管理队伍

建设数字化档案对档案管理者的综合素养有极高的要求，不但要具备档案管理知识，还需具备计算机操作技能。如此才能熟练的展开纸质档案数字化，存储电子档案，在遇到网络问题时，可以及时将其优化掉，确保电子文化不会因为网络及软件受损而流失。基于此，高效需增强档案管理者培训力度，展开档案管理教学，定期检测计算机操作水平及专业知识，让档案管理者可以充分掌握档案数字化建设的新进展，确保管理者可以熟练应用有关软件，构建专业的数字化管理团队，提升档案管理者的整体素养[5]。

3.4 构建系统的规章机制

所谓没有规矩不成方圆，若是缺少制度做保障，建设数字化档案也无法有序进行，科学的管理体系为保证档案数字化建设的主要条件。建设档案数字化需对电子档案的方式、质量、程序等做出相关说明，还需明确电子档案在进行修改、删除以及入库等操作时严格遵守的程序及原则，另外，对于保密文件的应用权限及管理皆需要遵守有关制定做出规定，以免重要档案遗漏或是丢失。现阶段，我国电子档案管理机制还不健全，为此高效在数字化档案建设中，需结合自身具体状况，构建适合本校发展的规章机制，且严格落实，确保数字化档案系统同其他工作系统共同使用，信息完整，更新及时，充分发挥档案数字化的实际价值。

4 结束语

综上分析，档案管理为高校管理的重要部分，其同高校长足发展息息相关。为了促进档案管理数字化，相关人员可以从加大高校档案数字化重视力度、强化基础设施建设、构成高水平档案管理队伍、构建系统的规章机制这几方面着手，来构建科学管理体系，实现促进档案管理数字化的目标。

参考文献

[1]张慧玉，陈良.高校数字化档案安全管理体系探索和分析[J].办公室业务，2019（08）：184.

[2]黄晓娜.高校档案数字化与馆藏档案分级管理策略[J].兰台内外，2019（10）：3-4.

[3]许德斌.网络化视角下高校档案安全管理体系的构建[J].辽宁科技学院学报，2018，20（05）：58-59.

[4]潘澜月.高校学生档案数字化创新管理模式构建策略研究[J].办公室业务，2016（13）：127.

[5]周芬玲.试论高校数字化档案信息管理体系的构建[J].青海师范大学学报（哲学社会科学版），2013，35（04）：166-168.