疾控中心文书档案的规范化管理对策

陈莹

摘 要：随着科学技术的发展，信息技术快速普及，对文书档案进行管理，是疾控中心加强规范化管理的基础性工作，对加强疾控中心制度化、流程化具有重要作用。但是当前的疾控中心文书档案管理存在较多的问题，在网络信息技术发达的时代，可以利用信息技术将对疾控中心的文书档案进行规范化的管理。文章首先阐述了文书档案管理的重要性，并对当前疾控中心文书档案管理现状进行分析，最后针对文书档案的管理提出几点策略以供相关工作者参考。

关键词：疾控中心；文书档案；规范化；管理对策

疾控中心是对疾病预防控制，同时对各种公共卫生监测、健康教育管理和卫生检测的一个重要服务性机构，疾控中心服务对促进疾病的预防控制以及我国健康的事业的发展具有重要意义。所以在日常开展工作中，进行各类传染性疾病的监测分析和预防、健康宣传教育、卫生免疫等工作中，都会产生较多的文书资料，包括有重要价值的档案和影像图片等。所以对疾控中心的文书档案加强管理，采用更加规范化的管理措施能够确保疾控中心的方面信息的完整性共和真实性，从而更好的发挥文书档案的作用。

1 文书档案管理工作的重要性

疾控中心文书档案工作是疾控中心日常管理中的重要组成部分，是做好其他各项工作的前提和基础，没有规范的档案管理工作，中心工作的完整性就缺少最后一环。规范的文书档案管理对辖区的疾病控制和预防有效的开展，维持长远发展具有重要意义。同时疾控文书档案是整个疾控工作体系的一个重要内容，是疾控部门进行疾病预防和控制，以及各种急性突发事件的疫情信息、应急处理办法、健康危害因素，还有科研教学方面的相关工作共同形成的文书档案资料，这些都是疾控中心长远发展的重要指导依据，对未来疾控中心的发展至关重要。所以对疾控中心的档案加强管理具有一重要意义，而且文书档案的管理具有政策性、保密性、专业性的特点，加强规范化管理非常重要。

2 疾控中心文书档案的管理现状

2.1 缺乏专业素质能力强的管理人员

当前疾控机构文书档案管理方面缺乏专业型人才，很多档案管理专业的专业型人才严重缺乏，大多都是兼职型的人才，而且都没有取得专业的证书。从而给疾控中心的工作带来有一定的困难，主要问题就是很多档案在进行移交和档案的收集时存在一定的问题，在档案的处理上不够及时，更严重的还有文书档案的资料缺乏归类管理较为混乱。

2.2 档案管理缺乏硬件设施

当前随着更多疾控中心的建设逐渐完善，在一定程度上已经建设了办公材料，办公条件逐渐改善，但是由于档案建设在资金上严重缺乏，而且档案在保存上需要严格管理，很多疾控中心的档案管理时依然使用传统的铁皮进行档案保存，仅仅是个别的疾控中心使用移动式样的管理，在保存措施上没有严格管理，管理措施也没有落实。而且由于文书档案的管理设施不足，所以纸质档案容易发生丢失，或是受潮的情况。虽然当前很多的疾控中心开始安装扫描仪和计算机等设施，但是很多疾控中心却没有设置档案管理相关的软件，从而无法将档案的实际情况和档案的信息资源相符合，进行信息检索时只能是人工检索，不能实现对档案资料的全文扫描管理。

2.3 文书档案管理制度不完善

传统的疾控中心文书档案管理一定程度上属于比较落后情况，文书的档案管理制度不够完善也是部分原因。当前疾控中心的档案管理没有完善的管理制度和好的管理模式，其中在地方疾控中心表现较为突出。这些问题导致了疾控中心档案信息虽然保存下来，却没有得到很好的利用，使档案没有发挥出自身实际的应用价值。大部分的疾控中心都有自己的档案管理制度，但是部分疾控中心的档案管理比较随意，如许多工作人员的信息和他的工作等等方面的记录较少，此外缺乏严谨性也是重要问题之一，还有在疾控中心档案管理中考核和管理问题也是十分突出，比如：借阅档案时，没有良好的记录形式，造成档案的缺失或迟迟不归还，甚至破损丢失等各种现象。这给档案造成巨大的损失。很多疾控中心的文件档案资料的归档管理不规范，资料的收集不完整，而且缺乏管理意识，长时间的缺乏严格的管理制度，所以很多价值较高文书档案存在很多材料损坏丢失的现象。

2.4 文书档案的收集不完整、不及时

根据当前的疾控中心的文书档案的收集管理可以看出，疾控中心的文书档案中很多都是仅仅存放在各自的部门中，并没有将档案及时进行收集和归档管理。其次是疾控中心的档案管理人员没有及时与档案资料相关的部门进行信息交流和沟通，从而导致文书的档案在进行移交过程中出现缺漏。而且疾控中心中涉及较多的专业，包括很多传染病等，很多专业的都需要较多文件资料，所以疾控中心的管理工作在文件资料上差异较大，在文件的管理上也比较复杂。

3 疾控中心文书档案的规范化管理对策

3.1 强化在疾控中心文书档案管理意识

在疾控中心的文书档案管理中，进行档案管理方式的创新和革新上，传统的文书档案管理工作，不足以满足对档案管理的需求，在信息化技术的发展时代，利用信息技术加强疾控中心文书档案的管理非常有效。对疾控中心的管理人员强化档案管理的意识，利用信息技术进行文书档案信息管理意识。一方面，档案管理人员重视档案管理应用信息化技术的意识，充分掌握数字信息化技术在档案管理中的应用。在互联网信息化技术的应用建设方面，需要加大投入力度，在经济上的大量投入，可以让互联网的技术发展加快捷、完善。另一方面，對疾控中心的工作人员加强档案管理信息化技术的应用宣传。宣传信息化技术在档案管理上的应用，增强群众和工作人员对互联网技术的认识。加强疾控中心各个部门之间的在互联网技术方面的参与，大家一起重视信息技术管理档案，把这一应用方案放在工作的日常上。

3.2 运用互联网信息技术完善医院档案管理制度

传统的疾控中心文书档案管理，还有很多复杂问题，比如档案信息比较缺乏秩序，相对比较杂乱无章。其原因主要是没有足够完善的管理制度，现在通过互联网通信技术，可以将档案信息管理变得简单。由于疾控中心文书档案管理相对工作极其复杂，工作量比较大。要想更好的管理，提高工作人员的管理制度，需要制定出完整的、规范的管理制度。借助于互联网通信技术，管理档案的工作人员需要更新自己的档案管理知识，然后制定科学合理的措施，比如档案的保存和使用都需要合理规范的制度去维护去执行。在完善的管理制度下，疾控中心文书档案管理各个部门才能正常高效的运行，医院的整体才会正常运转。建立健全档案的管理制度，规范档案的范围管理对档案做好编号，避免档案在管理中存在随意性和人为性，加强档案管理的队伍，相关部门的领导强化文书档案管理的完整性和广泛性。使文书档案的管理过程更加规范化。

3.3 加快建设档案管理中的硬件设施

为了使档案管理更加规范，需要借助更加硬件设施进行档案的管理工作，加快档案管理设备的建设，对设备的及时更新改进，同时安装监控系统实现对档案的实施监控，防止丢失。此外还应该提升防盗和防火的管理措施，對档案的管理配置扫描仪和路由器等各种网络设备，提供大量资金给档案管理配置更加先进的电子档案的管理，形成档案信息的存储和检索系统。在先进的网络系统的支撑下，对档案进行立卷和统计管理工作，同时对档案设置一定的检索和借阅对的服务性工作。和之前的电子档案的管理系统相比，信息存储对档案的信息存储量更大，而且检索的效率和速度更快，在电子档案管理系统中使用计算机进行档案的提交，能够最大化的发挥出自身的价值。

3.4 加强疾控中心文书档案工作人员的能力

现代化的档案管理工作量较大，而且工作内容复杂。当前的档案管理不仅仅是简单的收集的和保管，同时还是对传统档案管理的改进和经验的总结，所以当前的疾控中心档案管理对管理人员也提出了更高的要求。硬件设备的使用是文书档案的首要条件，但是作为管理这些档案的工作人员其自身的管理能力也是至关重要的。工作人员方面，首先需要有比较好的工作能力，其次在专业能力方面需要熟悉疾控中心工作业务和管理档案方面的能力。除此之外，计算机的使用也是非常必要的，在运用互联网进行档案管理的时代，计算机的使用对管理人员来说也是必须具备的。所以疾控中心需要培养一批具备综合能力的管理能力，比如可以制定出培养专业素质能力的工作人员的计划，着重培养一批备用人员，为疾控中心的文书档案管理培养出专业素养较高的工作人员，才能更好的推动疾控中心档案管理工作的整体发展。

3.5 强化档案管理的责任主体

疾控中心在进行文书档案的管理中，主管领导对档案管理的重视能使管理更加规范，同时成立专职的档案管理人员对相关的专职档案管理，疾控中心文书档案管理需要由更加专职的档案管理人员负责，针对档案的信息和资料进行录入。档案员应该要求相关的部门对部门中的档案资料进行准确移交，保障档案的资料及时收集和管理。此外在新的业务发展和规划管理上，给档案的管理制定严格的计划，保障文书档案的管理合理规范、有计划的进行。

4 结语

文书档案的管理作为疾控中心工作的重要内容，由于受到各种因素的影响，面临很多的问题，目前在疾控中心文书管理工作较为粗放，所以需要及时对管理中的不足，采取有效的措施进行管理。通过强化档案管理的责任主体、加强疾控中心文书档案工作人员的能力、改善建设档案管理中的硬件设施、运用互联网信息技术完善档案管理制度、强化工作责任心等，从而为疾控中心工作提供更多的服务。

参考文献

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