疾病预防控制中心档案管理中信息技术的应用

黄静

摘 要：历来，疾控中心在工作运行的过程中都会保存大量疾病、疫情的数据以及资料，以便日后对于各类疾病进行监测、分析和防治，所以档案管理不仅仅是工作总结还是今后研究的相关借鉴。而面对研究过程的长期性，档案资料的存储完整性与调用的便捷性，运用信息技术储存对于工作顺利开展具有重要作用。对于此类工作发展，本文主要表述了对于档案管理中信息技术运用的意义以及信息技术的实际应用与细节方法。

关键词：疾控中心；档案管理；信息技术；应用策略

疾控中心是我国公共卫生体系发展以及管理的重要机构。由于档案资料内容的来源广泛以及类别的不一致性，收集归纳管理工作也有着一定的工作难题，诸如非纸质类文件或数据储存，图像文件易遗失等[1]。随着社会经济的发展，各类领域的工作程序都在朝着网络化和信息化的方向实施发展，其自动化能力有效地弥补了人力物力等各方面的不足，因此，加强疾控中心档案管理的信息技术应用是对于其工作的可持续发展，以及档案管理水平和资料信息便捷提取的重要

措施。

1 信息技术在疾控中心档案管理中的意义

1）提升档案的管理水平。目前来说，疾控中心的资料是由人为地进行技术化的计算机系统输入，以计算机系统进行管理查询。计算机系统管理可以使档案管理工作更加具有程序性、系统性，也可以保证工作的连续性和简洁性，同时也减少了人为进行分类、查询的时间。而且工作人员根据档案中资料类型的不同，可以运用不同的存储方式，具体情况要根据实际要求[2]。除此之外，也可以根据部门查询资料的便携性来进行归类性存储。

2）提高管理的灵活性和时效性。由于疾病、疫情等在时间、空间上的不可控性，各类数据在一定时期内需要进行再次修正或更新，使档案更具有时效性，方便当下的疾病研究。信息技术管理可以在节省人工整理时间的基础上，更加便捷地对文件进行修改。与此同时，在研究过程中，各工作人员的研究工作可以进行实时的共享或储存，利用一些存储载体对电子档案进行研究成果的资源共享。工作人员也可以根据自己的实际工作要求，迅速地找到相应的资料文件，减少查询时间或调取资料的程序[3]。所以，信息技术的管理应用有助于提高文件利用的灵活性以及数据整理的时效性。

2 档案管理在信息技术应用时存在的问题及策略

信息技术属于计算机应用非人为合成操作的一部分，因而在应用过程中，难免会存在或在特定时期内出现一定的问题。只有在工作人员认真发现问题，加强对这些问题的重视，不断改进，进行力所能及的操作的基础上，才能切实将信息技术有效而减少失误地应用于疾控中心的档案管理之中。

1）使用信息技术管理的疾控电子档案，特别是类似的传染病源或类似的感染源，大多采用批量处理的方式进行操作，批量处理虽然可以提升工作人员的工作效率，减少工作人员在整理方面的工作时间，但也容易因为小小的失误而造成严重的不良的后果，而且文件涉及内容比较多，这就需要专业化的工作人员去及时更新与检查，确保一定时期内的安全问题，免于发生一系列丢失遗漏问题。

2）档案需要进行收集、分类、输入才能更好地存储于计算机系统之中，因此在输入的过程中也会受到人为操作或计算机本身的影响。所以，出于收集信息的完整性以及安全性考虑，工作人员要进行多次检验、检查方可准确存储，以防止文件信息的不完整或错误化引起他日的不良后患。

3）应用信息技术管理疾控中心的档案也势必会存在一定的安全隐患，病毒侵害、非法网络攻击等，易造成电子档案遭受损坏使得疾病信息造成泄露引起一定的社会恐慌。因此，疾控中心档案的信息技术应用，对文件资料的安全性有着更为高的要求，其安全隐患需要高度重视。

4）此外，利用信息技术管理疾控档案，对档案管理人员本身也有一定的要求，工作人员需要具备一定的计算应用技术能力和一定的数据整理能力，有耐心够细心，细致地发展工作开展中的隐患并研究随后改良工作[4]。

3 信息技術档案管理中的应用策略

1）完善电子档案管理体系。系统而完备的管理体系有利于信息技术的有效实施，这是将纸质以及其它类资料进行电子档案管理的重要环节。原文件资料需要收集、分类、整合等工作过程，规范电子档案也需要收集、输入、归档等一系列流程，充分发挥信息化、自动化优势，促进应用水平的不断完善与提高。疾控中心的档案管理体系需要根据疾控监测、分析、研究等工作开展的需要以及现存档案的实际情况，加以构建档案管理体系和完善，以充分发挥电子档案在日常工作中的作用，更好地服务于今后疾病研究工作[5]。

一是需要借鉴其他相关领域所利用的科学的管理理论及方法，毕竟技术发展是一个长期性的问题而不仅仅只是阶段性、个别性的问题。借鉴、归纳、整合，形成切实可行的管理理论，并在实践的过程中注意总结与发展，可保证形成适合疾控档案处理的合理化体系。

二是要采取责任制管理，虽然信息化可以提高档案管理人员的工作效率，但并非将计算机系统当作主要整理者，依旧需要档案管理人员的高度责任心。只有建立完善、健全的管理机制，明确电子档案以及原文档案的工作任务与职责，才能使纸质与电子文件都能够在归档过程中得到更好的整理。充分发挥和调动工作人员的工作积极性，严格落实规章制度，将电子文件管理过程也归为管理机制中的一部分，有利于落实工作过程责任分工，实现在各个环节里有章程有依据，行为举措可循可查，有效规范管理行为，形成良好的管理格局。

2）建设电子档案信息数据库。只有更为专一的划分才能够使措施的实施达到预期的效果。建立数据库是对原文件进行多媒体多元化转换之后所进行的再次整合，可以提升电子档案的利用率。此外，档案信息数据库的建立与建设不仅要考虑到当前疾控各类文件对电子档案的需求，还需要考虑到今后的发展，为以后档案再修正或更新做好完备的准备，保证有较高的可再次处理性能。

一是需要做好档案的收集及归档工作。纸类文件同电子数据的收集同时进行，将电子信息纳入原数据收集范围，并使每份文件都在《电子档案登记表》中登记，确保每一份电子文件都有纸质文件进行备份处理。在收集、归档、整合之后，相关档案管理人员需定期或不定期对相关电子文件进行查看，更新数据和确定文件安全。

二是要求信息数据库管理人员的专业化。出于文件的安全隐患所以需要对重要性文件加密性的处理，而这类工作就需要一定的计算机专业人员对文件的永久性保存做保障措施，例如计算机病毒监测等安全系统的设置。且出于与时俱进的社会发展要求，这些专业人员也需要努力提升自身的专业化水平，为以后的数据化发展做充分准备，满足疾控机构发展需要。

4 结语

在社会经济发展的环境下，信息化、技术化不仅是时代发展的需要，也是各领域工作开展的重要辅助。信息技术能力的应用，不仅可以提升疾控档案管理短时期内档案工作的工作效率，也是推进疾控机构的全面发展，建设信息化疾控的一部分。信息技术的应用，可以为我们带来便利与发展，同时也存在隐患，我们需要充分利用它的价值，并在实践的过程中注意发现问题然后加以改进或完善，保证切实有效地进行稳定发展。

参考文献

[1]庄淑卿.试析疾控中心档案管理中信息技术的应用[J].健康之路，2017（6）：277-278.

[2]祝琳.疾控中心档案管理的信息化和科学化建设[J].环球市场信息导报，2017（33）：101-101.

[3]国晓曦，董晓永.疾控中心档案信息化管理存在的问题与对策[J].环球市场信息导报，2017（37）：118-119.

[4]徐国梁.疾控中心档案管理的信息化和科学化建设分析[J].办公室业务，2017（6）：83-83.

[5]余惠红.论如何做好疾病预防控制中心档案管理工作[J].办公室业务，2017（7）：114-114.