加强事业单位档案管理工作的若干思考

王永梅

摘 要：在事业单位发展的过程中，档案管理工作是较为重要的环节。但是在当前的事业单位档案管理工作中，由于受到部分因素的影响，使得档案管理工作存在着一定的问题，直接影响到档案管理的质量和效率，进而影响了档案的利用率。本文将对事业单位档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出相应的解决策略，以期能够为事业单位档案管理工作的健康发展奠定基础。

关键词：事业单位；档案管理；管理问题

事业单位档案客观、真实地记录了事业单位的发展历程，属于事业单位各项工作执行的重要依据与标准，档案管理工作规范与否，直接关系到事业单位各项工作的开展。规范化、标准化作为各项工作开展的重要基础，其历来是企业管理高度重视的内容，对事业单位档案管理工作来说，规范化、标准化能够有效保障档案管理工作的效率与质量，提升事业单位各项工作开展的精细度，以此来降低各种决策性失误的发生率。因此，如何加强档案管理规范化、标准化建设成为事业单位发展的重要内容。

1 我国事业单位档案管理存在的问题

1.1 档案管理意识薄弱，重视度严重不足

企业档案管理工作虽然在不断深入，但尚未在全员范围内得到重视。具体来讲，在企业管理层，将重心放在经济发展与建设方面，认为档案管理可有可无，是软工程的代表。基于此，档案管理工作未得到足够的重视，思想滞后，管理观念不强，档案管理工作整体上体现为无力性、规范性不强。一些企业未成立专门与正规的档案部门，档案人员结构不合理，管理设施落后，更新不及时，影响档案服务功能的发挥，满足不了档案管理的标准化与规范化标准。

1.2 档案管理信息化程度较低

现如今，各行各业都已经逐渐借助信息技术来发展，对于事业单位的档案管理工作来说，使用信息化技术势在必行。当前，很多事业单位都已经意识到信息化档案管理方式的重要性，也逐渐开始利用信息技术来对档案进行管理，不仅方便了档案信息的查询和使用，同时也降低了管理的成本，但是档案管理信息化程度并不高，很多档案管理人员都只是将档案信息录入到计算机数据库中进行简单的记录，而不是将这些档案资料高效化的管理和利用，导致档案管理工作效率低下，直接影响了事业单位的发展。

1.3 档案管理人员综合素质偏低

档案管理工作看似简单，实际上对相关管理人员的综合能力要求较高，不仅要求其具备过硬的专业技能，同时也要求其具备良好的职业道德和强烈的责任感。但是在当前的事业单位中，普遍存在档案管理工作人员综合能力偏低的情况，一方面，档案管理人员不能够与时俱进，无法适应新常态下事业单位发展对档案管理的需求，对档案材料的收集整理、装订以及归档等方面的业务流程不够熟悉。另一方面，部分档案管理人员的职业道德素养偏低，不具备责任心，在工作的过程中敷衍了事，对自己的要求较低，进而直接影响了档案管理工作的整体效率。

2 加强事业单位档案管理工作的几点建议

2.1 提高档案管理的信息化建设

为了提升档案管理工作的整体效率，应当要加强信息化建设。第一，借助计算机技术的优势，建立相应的档案管理信息系统，实现档案的规范化、系统化的管理，将档案按照不同的标准来进行分类管理，这样不仅能够提高档案的管理效率，同时还能够提高信息的利用效率。与此同时，还应当要建立信息共享和交流的平台，实现“线上+线下”共同管理的方式，提高档案信息资源的利用效率和档案管理的整体效率。第二，事业单位应当要重新调整资金配置，在档案管理方面加大资金的投入力度，配置性能良好、数量足够的计算机基础设备，并划分一定的款项来对档案管理工作人员计算机操作能力进行培训，使其能够全面掌握先进的计算机档案管理技能，提升事业单位档案管理的整体效率。

2.2 建立健全档案管理机制

科学合理的规章制度是保障各项工作开展的先决条件，档案管理规范化、标准化建设自然也不例外。这就需要事业单位档案管理部门针对档案管理机制进行全面的优化调整，基于组织保障、部门写作、工作内容要求、岗位职责划分等诸多层面进行全面的优化。具体来说，事业单位应当基于档案管理工作实际，全面优化档案管理规章制度，将对应的责任明确到个人，并安排专门负责人，针对档案管理工作的各个环节进行全面的监管。与此同时，事业单位还应当组织档案管理规范化会议，通过内部协商共同制定规范化、标准化的档案管理机制，针对相关职能部门的职责、义务进行明确的规定，使得各个部门能够主动与档案管理部门之间进行协调合作，全面保障档案资料收集的准确性、使用的便捷性以及借阅的安全性等。通过规章制度保障、责任落实，从管理机制层面有效规范档案管理工作。

2.3 强化内部规范化管理意识

要想实现档案管理规范化、标准化的目标，强化事业单位内部规范化管理意识至关重要。这就需要事业单位积极落实档案管理规范化、标准化的宣传教育，全面引入精细化的管理理念，进一步提升档案管理人员的精细化意识。具体来说，主要包含以下几个方面：首先，事业单位领导层必须要将档案管理规范化、标准化纳入日常工作，将其提升到发展战略的高度。其次，事业单位应当全面加大人力、物力、财力的投入力度，给予档案管理工作高度重视，保障各项规章制度的有效落实。最后，事业单位需要全面加大档案管理规范化、标准化的宣传教育，不仅仅是针对档案管理人员，还应当包含事业单位内部各个职工，使得各个职能部门均能够主动配合档案管理工作规范化、标准化的开展。

2.4 重视档案管理人员教育与培训，全面提升档案管理人员专业能力与综合素质

立足新的发展阶段，档案管理人员面临新的要求，需要具备专业的理论知识，掌握档案管理工作的方法与手段，遵循发展规律，精通现代化档案管理业务，全面推动企业档案管理向着现代化方向发展。基于此，要重视档案管理人员培训，促使其能够实时了解行业信息，明确信息技术的作用，深刻体会信息技术对档案管理的推动作用。另外，要对管理方式进行转变，增强人员业务能力，提升职业素养。重视考核，将其与培训置于同等重要的地位，促使管理人员能够熟练掌握档案管理流程，明确行业规范，在考核通过之后，以更加高水平的状态投入档案管理工作中。

2.5 提高档案管理标准化创新程度

制定档案材料收集程序，确保材料收集完整。档案管理部门应该根据各项活动的特点，制定相应的档案材料收集程序，并严格监督其执行过程。同时积极参与档案管理标准的制修订工作，积极参与国际档案标准化活动，能否与各国学术专家交流，提高我国档案管理标准化水平。

3 结语

综上所述，事业单位档案管理规范化、标准化是一项系统、漫长、复杂的工程，其必然需要密切跟随事业单位发展与档案管理工作发展进行动态的优化调整，才能够全面提升档案管理的效率与质量。这就需要事业单位意识到档案管理规划化、标准化的重要性，深入分析当前档案管理工作存在的问题，通过强化内部规范化管理意识、基于规范标准进行档案重组、建立健全档案管理机制以及通过信息化建设完善标准及规范，促进档案管理工作标准化、规范化的发展，为事业单位的发展奠定扎實的基础。

参考文献

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