将互联网技术应用于报社档案管理工作中的路径探析

摘 要：随着科技的发展，互联网技术被广泛应用于各行各业，报社的档案管理工作也逐渐引入互联网技术，本文通过介绍互联网技术在报社档案管理工作中发挥的重要作用，详细分析了如何将互联网技术与报社档案管理相结合，实现报社档案管理工作流程的简化。

关键词：互联网技术；报社；档案管理工作

报社的档案是报社成长的见证，更是报社的财富源泉，随着新闻行业的快速发展，报社档案的数量也迅速扩大，传统的档案整理方法很难将全部档案快速整理归位，而且档案利用率不高，因此引入互联网技术是报社档案管理的必然选择，互联网技术的有效运用能够更好的实现报社档案管理工作的落实，进而推动报社的发展壮大。

1 互联网技术对报社档案管理工作的优化

1.1 提升办公效率

报社档案管理工作的主要内容是档案的采集、整理、上传、修改、审核，这些工作需要报社各部门之间协同处理，当互联网技术应用于报社的档案管理工作后，各部门员工无须等待上一环节工作完成才能进行下一步工作的开展，能够更好的实现不同部门之间的工作衔接，能够辅助记者快速查询相关资料，帮助编辑进行相关数据的自动统计，因此在报社档案管理中应用互联网技术能够有效提升报社工作效率。

1.2 增强内部沟通

报社的档案管理工作需要各部门之间的进行有效沟通，网络平台的建立能够加速相关人员的沟通效率，将报社内部工作人员通过网络平台紧密的结合到一起，能够有效促进不同部门信息的快速传递，有效增强报社内部员工关系，为报社创建和谐友善的办公氛围，能够方便报社工作人员进行信息的搜集与查询，能够建立更好的新闻查询平台，提升档案使用效率，实现报社档案的存在价值[1]。

1.3 实现档案的长期储存

传统报社档案管理是纸质存储，将互联网与档案管理相融合后，可以实现档案的数字化存储，将纸质信息变成电子档案，不仅能够延长新闻档案的存储年限，还能够改变纸质档案容易损坏的现状。

1.4 保障档案安全

互联网与报社的档案管理相结合能够强化档案管理的权限范围，保证档案在运输过程中的安全性，没有相关平台权限的人员不能对档案进行更改与删除，有效降低人为破坏档案资料的可能性，为档案安全添加了一层防护。

1.5 实现报社资源共享

档案管理平台的建立能够更好的实现档案资源共享，能够帮助报社更快的整合社会新闻，提升了存储档案的利用率，降低了报社工作人员对新闻查询时地点与时间的限制，有利于提升相关人员的工作效率，能够加强行业之间的沟通与学习，能够为报社档案管理工作做好铺垫。

2 互联网技术应用于报社档案管理工作的实际操作

2.1 落实报社档案管理流程的规范

报社档案管理融入互联网技术时，相关报社工作人员需要完善档案管理的制度与流程，保证报社在进行档案管理工作开展时能够有据可依，档案管理人员需要给报社员工进行权限设定，促使报社档案能够及时上传至网络平台中。报社应该将责任落实到个人，明确所有员工肩负的职责，保证员工能在规定时间内进行档案的编辑、上传，让报社档案管理工作实现良性运转。在档案管理信息化的初期，报社需要事先对所有员工的账号与权限进行相应的规范，例如，报社的记者主要负责新闻的搜集与整理，在报社负责的工作种类较多，因此可以给予报社记者较多的权利，例如记者需要登录档案平台进行新闻上传，同时需要对自己上传的档案进行修改与整合，需要对上传的资料进行后续采访结果的补充。因此记者需要拥有登录、上传、修改、删除等相关平台权限，记者上传的新闻需要相关人员审核，审核通过后才能对外展示，供新闻读者阅览参考。这种档案管理能够加强对发布新闻真实性的鉴别，还能保证新闻的实效性，让新闻读者第一时间了解相关资讯。

2.2 形成模块化的办公方式

将互联网技术与报社档案管理相融合时，网络技术人员要根据报社成员的相应职位与责任进行平台模块的划分，不断进行平台优化，促使报社工作人员提升工作效率，能够快速处理自己负责的模块，实现整体档案管理工作效率的提升。档案管理平台可以分为以下五类模块：第一类，新闻的采集，负责这部分模块工作的报社职员需要开设登录、上传、编辑等相关权限，方便记者及时将搜集到的新闻内容进行整合编辑上传，并根据新闻变化及时进行内容的更改，要求记者在进行新闻上传时务必本着真实的原则，不能凭空猜想，需要有切实的证据。第二类，新闻搜索阅读，这部分模块的主要作用是帮助新闻阅读者与报社工作人员对需要信息进行搜寻与阅读，在这一模块阅读者可以查阅新闻的上传时间与新闻的详细内容，但是新闻阅读者的不同，对新闻的关注点也不尽相同，例如普通读者会更重视新闻内容，而工作人员则会在阅读时查找相关时间与记者信息。第三类。档案的汇总分析，这一模块主要作用是帮助主编了解记者在固定时间的新闻上传数量，统计新闻稿件的阅读量，分析新闻内容在社会中的传播力度及引起的社会反响，还可以进行其余档案数据的分析与整理。第四类，用户使用模块，这一部分主要是档案管理人员对新入职员工进行用户信息的添加，为职位调动的相关人员进行权限的变更，保证档案管理工作有序推进[2]。第五类，新闻审核，这一模块主要是用来审核记者上传新闻的真实性，保真新闻内容的准确，保证新闻的实效性，详细分析新闻内容在社会产生的具体影响，给予记者新闻调查的相关方向，保证报社新闻能够对读者产生吸引力，促进报社的可持续发展。

2.3 保证网络安全，保证档案安全

互联网技术的出现改变了人们的日常工作，简化了人们的办公流程，但是科技的发展必然伴随着相应的漏洞，网络平台也存不安全的可能，一旦出现网络安全威胁，会为报社带来不可挽回的后果，严重时会造成读者的流失，甚至造成虚假新闻的大肆传播。因此报社的网络维护人员要提高警惕，加强报社网络安全管理，为报社网络建立安全的防火墙，确保信息不外泄，防止信息出現被篡改的可能。为了最大程度保证网络安全，报社在平台运行之初必须确保所有用户信息的真实，做好用户名称与密码的设置，妥善处理权限分配问题。报社员工在进行新闻档案上传时，还要注意进行相关资料的备份，降低网络出现安全问题时档案资料损毁的后果。报社工作人员要及时注意电脑使用安全，及时进行杀毒清理，减少电脑病毒对信息平台的威胁，当平台出现问题时，所有工作人员要配合技术人员的检修工作，报社应该定期组织员工进行互联网知识的培训，帮助相关工作人员提升网络安全意识，掌握相应的维护技术，防止网络出现安全问题时，因技术人员不能第一时间到达现场进行相关维护对报社产生严重的损害。

3 结论

总而言之，随着报社的发展，报社对档案管理工作也提出了新的要求，在这种时代背景下，充分利用新型技术，采用更科学的管理方法，寻找更便捷的工作办法，是报社必然的选择，报社档案管理信息化建设的落实，能够有效提升报社的工作效率，进而提升报社的成长空间，是报社发展坚实的后盾。

参考文献

[1]徐晶.“互联网+”时代档案管理工作研究[J].办公室业务，2018（09）：50.

[2]桑坤.如何将互联网技术应用于报社档案管理工作中[J].黑龙江档案，2018（04）：62.

作者简介

蒲大洲（1975-），男，山东平度，大学，毕业中央广播电视大学，初级档案，潍坊日报社。