医学科研档案管理的现状与创新性对策研究

王刊 陈奕群 林萍

摘 要：医学科研档案是医学临床科研工作的历史记录，文章分析了医学科研档案管理的特点，指出医学科研档案管理是医院科研管理中不可忽视的重要环节，对医学科研档案进行规范化的管理可以有效地提高医院的科研管理水平。同时对当前医学科研档案管理的现状进行了分析，提出医学科研档案管理创新性对策。

关键词：医学科研档案；现状；创新性对策

医学科研档案是指医学科研工作者在从事医疗科学研究活动的过程中形成并经过规范化整理、具有保存价值的各种形式的历史记录，是医院档案的一个重要组成部分，是重要的医疗卫生资源和财富。医学科研档案能够真实地反映医学科研活动的整个过程，可以提供医学科研活动所需要的信息资源，对医学科研成果转化、技术交流有指导作用。对于医学科研档案，如果能够保存完善和有效地加以利用，可以有效地提高医院的科研管理水平，促进医疗事业的进步。注重医学科研档案的积累，是医院科研管理中不可忽视的重要环节。

1 医学科研档案管理工作的特点

医学科研档案管理具有周期长、专业性强、成套性等特点[1]。医学科研档案包括了科研项目申报准备阶段、研究实验进行阶段、总结验收阶段、成果与奖励申报阶段的材料，对其进行管理需要掌握内外妇儿、医技等多种医学学科相关知识。

医院管理部门科研管理部门必须了解并掌握医学科研档案的特点，加强对科研档案进行系统化、规范化管理，提高科研档案整体管理水平，利用好医学科研档案，为医学科研创新提供支持。

2 医学科研档案管理工作的现状

2.1 医学科研档案管理意识较薄弱

国内很多医院都很重视医学科研项目的申报与成果的产出，但由于对医学科研档案工作的特点与重要性认识不足，从科研管理人员到工作人员的科研档案管理意识均存在档案管理意识薄弱的情况，很多医院的科研档案工作没有融入到日常的科研活动中。甚至还有个别科研人员为了个人荣誉、个人利益，将科研材料私自截留，占为已有，造成科研档案原始材料流失的情况。

2.2 医学科研档案管理制度不完善

在医学科研管理制度的制订和实施过程中，科研档案的管理工作常游离于科研管理体系之外，这会造成科研档案管理与科研管理的脱节且不能有效地进行。此外，很多医院的科研档案管理人员常由科管人员兼职管理，没有设立专职的档案专业人员，这在一定程度上也影响了医院科研档案的收集与整理工作。

医学科研档案的管理工作在管理模式、制度及人员等方面存在着很多制约因素，如果没有完善的管理制度来进行约束，单纯依靠科研工作人员的自觉性完成档案材料，依靠科研管理部门进行收集与整理，缺乏同步的建档管理工作，缺乏实时监督和反馈，这势必会造成归档材料不完整，内容良莠不齐，档案质量难以得到保障。

2.3 医学科研档案完整性欠缺、利用率低

医学科研项目一般由项目负责人主持，课题组专业技术人员分工协作，科研档案的收集、归档应保持项目准备申报、研究实验、总结验收、申报成果与奖励等各阶段材料的有机联系[2]。

很多医院没有对医学科研档案的各个阶段的材料进行流程化管理，常常在一个项目结题的时候再进行收集和整理，这势必导致科研档案质量不高、资料不全， 降低档案的后续参考价值。

此外，在医学成果转化方面，很多医院对医学科研档案的利用缺乏长期有效的规划，只把科研档案作为历史材料来保管，不能发挥科研档案应有的价值。

3 医学科研档案管理的创新性对策研究

3.1 加强医学科研档案的信息化建设

科研档案管理的最终目的在于对档案的开发和利用，加强医学科研档案信息化管理可以提高管理工作效率，为科研档案的开发创造更方便快捷的条件。

医院应努力搭建科研档案管理信息化平台，也可利用医院的其他信息化管理平台，如各类办公自动化系统平台等，逐步实现科研档案网络化管理，创建档案信息检索系统和科研档案信息数据库。

此外，科研档案管理人员也要与时俱进，更新知识结构，学习计算机和网络技术，熟练掌握信息化操作技能。

3.2 提高医学科研档案管理意识

高质量的医学科研档案不是简单的材料堆积， 而是能准确、系统、完整地反映医学研究活动的过程和成果的材料。

医院应该致力于科研档案的统一管理，加强医院管理层对档案管理的重视，通过管理层的重视来落实具体的管理细则，约束员工认真和严谨地最好档案管理工作。

医院还可采取在医院内网公布科研档案管理情况的办法，将重视医学科研档案管理工作的风气贯彻到医院各个部门和人员[3]。

3.3 建立健全科研档案管理制度

医院必须把科研档案管理纳入医院的科研工作日常管理中，按照国家相关制度要求并结合实际，制订相应的科研档案管理制度。科研档案管理办法还应与科研项目管理办法应互相配合，确保与医院相关政策的统一性和延续性。

建立健全科研档案管理制度，能确保科研档案管理工作有章可循，明确科研档案不同阶段材料形成者的归档职责，如与科研档案工作相关的部门及人员，如科管部门、项目负责人、课题参与人等均应该有相应的义务与责任。

医院还应使相关人员及时了解并掌握档案管理制度的具体情况，做好科研档案的收集、整理、立卷、归档工作，形成层的科研档案工作机制。

3.4 做好科研档案流程管理工作

医院采取正确的科研档案流程管理方法可在一定程度上提高医学科研档案的管理质量，科研人员从医学科研档案建立的初期就应该完善每一项档案相关工作，严格遵守档案的上交和归档时间，若逾期则将给予相应的惩罚措施。

科研档案流程管理的主要工作可以归纳为：1）在科研项目刚立项时，科研人员也许还对科研档案的管理流程还不是很熟悉，科研档案管理部门应及时就档案管理各方面的流程与要求对相关人员进行指导，提高其科研档案的收集与管理的主观积极性，形成重视科研档案的意识；2）当科研项目进行到中期阶段时，一般已形成了大量的原始材料，科研档案管理部门应及时组织项目的阶段性总结与检查，对不合格或是有错漏的相关材料提出修改意见；3）当科研项目完成时，科研档案管理部门要督促相关人员及时对全部的资料进行整理与汇总，保证整个项目档案材料的完整性。

科研管理部门应将科研档案管理工作融入到科研项目管理和成果管理的各个流程中，使其成为科研活动不可分割的部分，保证科研档案能真实地反映医学科研活动各阶段的情况。

参考文献

[1]金路.加强医院科研档案规范化管理之我见[J].管理观察，2016；4：

187-189.

[2]汪潔.高校科研档案管理存在问题及对策研究[J].浙江海洋学院学报（人文科学版），2011；28（1）：94-96.

[3]张晓君.浅谈医学科研档案管理的现状与对策[J].办公室业务，2018；6：136-137.