人事档案信息化管理策略初探

武文峰

摘 要：在大数据时代背景下，各行各业都在开展“互联网+”的积极尝试。作为人事工作的重中之重，人事档案管理也面临着巨大挑战。为了革除纸质档案翻阅与管理的低效率、切实发挥人事档案在人事管理与任用方面的重要作用，人事档案信息化成为必然趋势。而就当下人事档案信息化发展现状而言，仍然存在规范程度不高、资源共享不够等问题，本文提出了改革人事档案管理模式、建设人事信息档案数据库、开发人事档案管理网络系统、培养专业人事档案管理人才队伍四个建议。

关键词：人事档案管理；大数据；信息化

随着电脑的普及和网络的不断改进，世界迎来了的信息爆炸时代。面对这样的时代背景，国家提出了“大数据战略”与“加快建设数字中国”的要求。在当今社会背景下，人事档案管理也对档案的收集、整理、查阅等方面提出了更高的要求，传统纸质档案管理已经无法满足网络时代对人事档案的信息数量、范围、更新速度方面的要求，人事档案信息化成了社会发展的必然趋势。

1 人事档案信息化的意义

人事档案信息化顺应了时代发展趋势，具有十分重要的意义。

1.1 推动人事档案管理规范化

1999年国家发布《干部档案工作条例》，对人事档案的收集、整理、鉴定等工作内容提出了真实有效、动态跟踪、高度保密等方面的要求。同年，国家启动了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》的起草工作。人事档案管理与信息技术的运用一开始就有千丝万缕的联系。2014年，中组部文件《关于进一步从严管理干部档案的通知》明确提出了创新档案管理方法与手段，积极推进干部档案数字化的要求。在人事档案信息化成为规范人事档案管理的题中之意。

1.2 精简人事档案管理的过程

以纸质档案为主的传统人事档案管理存在碎片化、手工化管理分散、评价滞后等弊端。想要查阅干部的人事档案，需要到档案管理室一一翻阅。既耗费了大量的纸张、空间制作档案，又需要专门的人员引导调出需要的人事档案，过程十分繁琐。人事档案信息管理系统根据不同的信息分类、将人员的信息纵横连接，形成条理清晰的数字化网络，可以利用网络端口调取相关人员的信息，在保证信息的保密性的同时，减少了不必要的查阅与翻找过程，减少不必要的财物输出。

1.3 提高人事信息的利用率

人事当管理的最终目的是为了人才的选拔与任用。人事档案管理信息化为人才的各方面数据提供了展示平台，给各层级人才记录自身成长过程的机会。同时，人事档案信息系统能够共享人事信息资源，方便领导查阅干部的人事信息，并利用数据进行综合对比，发挥人事档案信息应有的作用。

2 人事档案信息化存在的问题

自上世纪九十年代以来，国内就开始了对人事档案管理信息化的有益尝试。现代信息技术与人事档案的结合产生了奇妙的化学反应。以文档录入和图片录入为主要方式的档案存储占据了当今人事档案管理的半壁江山。上海、北京、广州、深圳等城市探索出超星数字图书馆、中国知网、万方数据库、全国中小学生学籍系统等人事档案信息化的有益尝试。目前，人事档案信息化还存在以下问题：

2.1 人事档案管理理念落后

人事档案信息化已然成为人事档案管理的必然趋势，而人事档案信息化管理主要集中在北京、上海、广东等发达国家与地区，山西、湖北等省份的许多地方的人事档案管理相对落后，对人事档案管理的印象还停留在纸质存档、手动翻阅的阶段。许多单位认为人是单位的，对人事档案的管控严格，虽然保证了机密性、但在人员的调动与选拔上却表现出很大的弊端：政审、调动、职位变化需要耗费大量的人力与物力，难以达到合理配置人员的目的。“档随人走，人档不分”造成了许多弃档重建的现象，与信息社会格格不入。

2.2 人事档案信息化投入不够

人事档案信息化对档案管理提出了一定的软件与硬件当面的要求。它不仅需要相关的电脑、扫描仪等网络设备，还需要开发更加科学合理的人事档案数据库。美国在建设国家馆藏档案在线目录时投入450万美元。此外，改革现有人事档案管理模式，将现有档案信息数字化也是一项巨大的工作，需要大量的人力物力。

3 提高人事档案管理信息化的策略

3.1 改革人事档案管理模式

面对人事档案信息化的要求，国家、地方可以组织建立一个以身份证信息为主要编码的人事档案管理模式。这个模式高度依赖电脑、扫描仪等设备，将单位人员的人事信息按照电子表格与扫描件辅助证明急性信息录入。该模式面向社会收集人员的各类信息，同时也提供给组织和个人以查阅权限，根据人员的升迁、奖惩信息的实时变化进行及时更新，推动单位人向社会人的转变。从而推动人事档案管理的信息化、开放化、规范化。

3.2 建设人事信息档案数据库

人事档案信息化是一个极其复杂的过程，需要建立属于自己的人事信息数据库。这一方面需要一定的硬件支持：计算机、扫描仪、录像机，为人事档案提供信息化基础保障。同时在人事信息数据库建设时统一职务、学历、毕业时间、工作业绩的填写方式，在保证信息安全机密的同时，提高信息的开放程度，能够做到数据库即时更新、信息真实有效、不无故外泄。这个数据库以人员的身份证号码为主要查证依据，个人资料随网络及时更新变迁。

3.3 开发人事档案管理网络系统

“互联网+”对各个行业产生了巨大冲击，人事档案管理也不例外。人事档案在数字化之后，必须要及时联网才能发挥应有的功效。而人事档案信息本身的安全保密性对人事档案管理网络系统提供了更高的要求。这一点可以借鉴全国中小学生学籍系统，不同层级拥有不同权限，各层级对人事档案信息的录入、保存、调取负不同责任，形成一个环环相扣的完整体系。

3.4 培养专业人事档案管理人才队伍

人事档案管理信息化对人事档案管理人员提出了更高的要求。一方面人事档案管理人员需要具有较高的政治纪律性，能够确保对人事档案信息负责，保证信息真实的同时确保信息不外露。另一方面需要具有较高的业务水平，对本单位内的人事档案信息了如指掌，在需要时随时调取相关信息为人力资源配置提供有效证据。另外，人事档案管理信息化需要人事档案管理人员具有一定的计算机运用水平，能够利用计算机对信息进行收集、存储、加工等档案信息服務。

人事档案信息化是顺应时代要求、响应国家政策的必然形式，也是人事档案改革的必经之路。因此，人事档案管理者应当从改革人事档案管理模式、建设人事信息档案数据库、开发人事档案管理网络系统、培养专业人事档案管理人才四个方面有所思考。

参考文献

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[2]谭丽珍.人事档案管理信息化建设初探[J].秘书之友，200，4：33.

[3]杨恩红.人事档案工作发展思路的探索[D.]山东：山东大学硕士论文，2008.