浅谈企业经营管理中合同档案工作的现存问题与改进措施

任丽

摘 要：合同档案是一种以文字记载方式来记录合同文本、合同履行全过程情况的具有法律效力的文件，其在企业的经营管理中发挥着至关重要的作用，也是企业内各种经济项目活动从开始到结束的有力保障。然而现今有一些企业没有意识到合同档案管理的重要性，在合同档案管理中依然存在各种弊端，这些弊端导致企业正在面临着巨大的经济风险，因此，科学合理的建立合同档案体制，能够有效保障企业的合法权益。本文结合企业经营管理中合同档案管理工作的重要性，针对企业在合同档案管理中存在的问题进行研究和分析，并提出了相应的改进措施。

关键词：企业经营管理；合同档案；现存问题；改进措施

随着我国经济的飞速发展，各行各业的企业规模也在不断扩大，从而形成了以企业为主体的市场经营化格局[1]，随之形成的大量合同文本和过程文件需要妥善管理，合同档案在企业经营发展中也处于越来越重要的地位，因此企业对合同档案进行科学的、规范的管理能够有效保障企业在经营活动中的合法权益，在一定意义上能够推动企业的长远发展。

1 企业中合同档案的概念、特性以及重要性

合同档案，是指合同从签订至终止的整个过程中形成的体现签订各方意志的具有法律效力的文件及与之相关的具有保存价值的其他文件材料。

企业的合同档案是记录企业经济活动的重要证据，也是确保企业在合理、合法的范围内履行自身权利和义务的有效文件。在企业预算、企业审计等方面发挥着至关重要的作用。企业的合同档案具备一定的特性，包括具有法律效力：企业合同是企业保障自身合法权益时的必要手段，在企业发生纠纷时[2]，能够及时依据合同内容，运用法律手段维护企业的合法权益；具有规范特性：企业的经济活动是企业合同档案的源头，在一定程度上能够反映企业的管理意识和经济实力，企业内建立完整的、科学的合同管理体制，将企业内各种款项条例列入合同中，不但能够确保企业的全方面经济利益，而且能够促进企业和企业合作方的友好合作关系，规避企业中的各项经营风险。

2 部分企业在合同档案管理中存在的问题

2.1 对合同档案管理法律意识淡薄及重视程度欠缺

企业带动我国经濟飞速发展，伴随着合同档案大量形成，但是目前部分企业的管理者对合同档案不了解，认为合同档案工作就是简单地把合同收集在一起后放好。因为法律意识淡薄不重视，导致了企业缺乏相对完备的合同档案管理体系， 比如配备的合同管理人员少为专职人员，多为兼职人员，人员的能力与责任心参差不齐，专业性不足和本身对于合同档案管理工作的认知存在偏差，以上都造成了归档的文件接收不及时，归档不全面，分类不明确，导致了有价值的合同档案丢失，存在着给企业带来了难以挽回的经济损失的潜在风险。无价值的被归档，也占用浪费了有限的档案设备资源。因为不重视，放置档案的房间位置、配备的设备设施达不到档案管理工作的相关要求，可能导致档案发生霉变、受潮、鼠害等问题，间接的造成企业的经济损失。

2.2 合同档案管理方式欠缺

合同档案是记录一个企业经营活动的具体内容的文件，在合同拟定的规定时间内一直具有法律效力和约束力，但是企业经营过程中仍然会有一些无法预料的意外变化。现今部分企业都是电子化办公模式，导致企业内只保留了复印件或其他类型的合同，忽略了对合同原件的重要程度[3]，这种错误的管理方式，也给企业发展带来极大的隐患。当前部分企业认为双方拟定合同，只要签字盖章就能产生法律效力，不用对合同进行妥善的保存管理，这种行为很容易导致日后双方产生纠纷时，不能利用合同维护企业的合法利益，为企业带来巨大的风险。

2.3 合同内容表述不规范

部分企业在合同管理工作中，由于合同文本的内容及格式要求规定不明确，合同承办人对《合同法》的相关法律法规不熟悉，缺乏责任心、重视程度等，在拟定合同时，内容不严谨，格式较随意，特别是合同内容中涉及付款及违约条款的相关内容规定不明晰，不仅影响到了合同档案的质量，更严重的是可能因此给企业带来巨大的无法挽回的经济损失。

3 企业经营管理中合同档案工作的改进措施

根据上文指出的当前企业合同档案管理工作中存在的问题可以发现，企业中管理者如果认识到合同档案管理的重要性，就能发现合同档案管理和企业发展有着密不可分的关系，因此企业管理者要提高管理意识，及时发现当前企业在合同档案管理中存在的问题，结合问题对企业中的合同档案管理制度加以完善，加强对管理人员法律意识的培训，建立相关的合同档案管理部门，确保合同档案能够在内容上完整、准确，规避企业潜在的经营风险，为企业良性发展保驾护航。针对合同档案管理工作中存在的问题，提出以下改进措施：

3.1 合同档案管理体系完善化

企业内的合同档案管理要交予相关部门负责。合同档案管理部门要切合企业的实际经营情况和企业的发展规划，建立科学合理的档案管理体系。一是依据档案管理要求结合企业性质，建立健全的档案管理工作制度，加强日常的监督与管理，并且保持管理制度不断更新和完善。二是培养和选择一批有责任心、有热情、不怕辛苦、有创新意识，同时具有一定档案管理业务知识的管理人才；三是丰富和创新培训内容和宣传方式，提高企业管理者和每一位员工的合同管理意识。通过内外部培训、案例分析及新媒介等宣传工具和手段让所有管理者和员工了解合同档案管理的内容和重要性[4]。

3.2 合同档案管理思路法制化

企业要保持档案健康的发展，离不开完备的合同档案记录，有了它，就有了法律武器的坚强保护。因此企业内合同档案管理工作人员要具备充分的法律意识和较高的法律水平，并结合企业经营实际，在处理企业合同档案相关工作中，运用法制化的思路规范合同档案管理制度，规范企业员工工作方式方法，让企业的活动公开、透明，杜绝贪污、腐败的现象，促进企业健康发展。

3.3 企业合同档案管理专业化

当今社会，我国部分企业没有意识到合同档案管理的重要性，这也是企业内出现合同纠纷等情况，为企业带来负面影响的重要原因[5]。因此，企业要对合同档案管理部门加大重视力度，建立有效的合同档案管理工作体系，提高专业化管理水平，明确管理部门的工作界面，非合同管理部门清晰自己的责任和义务，如有必要根据档案业务总量设置一名或以上的档案管理人员，实行一岗双责，保证合同归档及时，内容完整，分类清晰，实现合同档案管理的科学化、规范化、标准化。

4 总结

根据上文阐述的观点，合同档案管理是关系企业发展至关重要的组成部分，无论是对企业的当期效益还是长远发展都能够提供有力的法律保障。因此只有提高对合同档案管理的重要性的认识，发现企业当前管理存在的不足，规范合同档案管理的规章制度，提高相关部门管理人员的法律意识，加大对合同档案管理的力度，才能顺应我国当前经济发展趋势，降低和清除潜在的经营风险，促进和实现企业的可持续健康发展。

参考文献

[1]钱丽铭.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[J].卷宗，2017（6）.

[2]张艳红.浅谈企业档案基础工作在现代化管理中的重要性[J].兰台世界（S2）：102-103.

[3]黄波.企业如何“经营”好档案[J].中外企业家，2017（5）.

[4]王静.浅谈企业档案管理中的保密工作[J].办公室业务，2013（3）：69-69.

[5]雷震华.企业合同与档案管理[J].科技信息，2007（27）：164-164.