档案服务机构的管理与安全探析

高代玲

摘 要：该文就企业将档案整理业务委托给社会档案服务机构办理的利弊进行了分析。指出业务外包虽然解决了企业档案管理资源缺乏的问题，但在实际工作中也给企业造成一定的安全隐患。企业应坚守档案安全这条红线，做到警钟长鸣。在外包服务前、中、后期都主动参与到整理实施过程的进度中去，对档案整理归档上架的全过程做到“三控制”、“两管理”、“一协调”，确保企业信息不丢失、不泄密。

关键词：制度建设；业务外包；档案安全；监督措施

随着国家“互联网+”的发展战略规划和企业自身的不断发展壮大，档案数字化建设、海量业务资料的增加及档案在为企业发展和管理中所创造的经济效益体现由原来的潜在价值变为现实价值后，与原本有限的档案管理资源形成了鲜明对比。为促进档案更加便利、高效的为企业工作服务，现在各企业在档案整理任务重、人手紧张的情况下，大多选择将档案整理业务委托社会档案服务机构来办理，以弥补自身资源不足、提高本企业档案管理效率、提升企业的核心竞争力。但凡事都利弊相随，档案服务机构的介入虽然取得了一定的效果，但也导致了下一阶段危机出现，档案信息的保密及实体安全问题突显出来，为企业档案管理工作带来一定风险。企业应以问题为导向强化风险防控管理，严格按照国家《档案服务外包工作规范》要求，结合本企业工作业务建立档案整理服务管理办法及制度，在工作中对社会档案服务机构进行管理及全程监督指导。有效开展本企业档案管理工作。

1 健全制度、前端控制原则

企业在制定档案整理服务制度和规范时，应结合自身业务范围和本着确保档案实体和档案信息安全为导向，针对档案整理服务过程中可能出现的问题一一提出明确要求，加强对档案服务机构的监管力度，建立健全档案业务整理服务实体档案及信息安全制度，建立权责分明的岗位责任制。

在档案整理服务过程中企业还应着重于档案整理的质量管理。明确企业各类业务产生的文件材料的归档范围、电子档案的构成要素及整理格式要求等，以确保档案业务整理服务工作中的有章可循。

2 強化安全，防患未然原则

企业与档案服务机构不仅仅只是一纸协议而已，确保档案安全是每一位档案工作者的重要政治责任。企业要进一步明确和细化档案安全责任，始终严格履行档案管理第一责任人的职责。在档案整理业务服务全过程中本着“安全第一、预防为主”的原则，采取实质性的制约措施，着重对整理业务服务中档案接收入库、整理加工、上架、保管等环节进行严格监督，对实体档案及信息安全采取安全的管理措施和权限管理。签订保密协议等有效约束机制， 落实主体责任，保障档案安全、规范、有序整理。提高档案服务质量。

1）整理服务机构进驻企业前，企业应对派驻服务人员进行实名登记，不仅要求有相应的资质，还应与每一位服务人员签订安全防范责任书及保密承诺书，配备专人负责安全保密工作。对派驻服务人员定期应进行职业道德教育，并对档案整理质量每月进行考核和认定，通过考评后才能进行服务结算。

2）企业应在企业独立、可封闭的建筑内设立整理场所，所设立的整理场还应符合防档案“八防”的安全管理要求。对整理必需的办公设备和办公用品及涉及档案业务服务相关材料也应由企业提供，不允许整理服务机构外带，以确保数据安全、系统安全。以最大的限度来避免因档案服务外包引起的档案实体受损毁或造成企业信息秘密被泄露。

3 加强监管，全程管理原则

企业应根据档案整理业务的特点，加强合同管理，明确双方权利及义务，对委托和服务的内容进行约束。使各个工作环节的实施都有法可依，有章可循，有据可查。

1）企业应对档案整理服务工作进行全程监督与指导，主动参与到整理实施过程的进度中去，对档案整理归档上架的全过程做到“三控制”、“两管理”、“一协调”。现场督促指导档案服务机构对归档文件材料的整理归档上架。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，如同一事件形成了多种类别档案，应在其中一类档案中著录关联关系，便于保管和利用。

2）企业应对档案整理服务的完整性、及时性等方面进行多重质量监控和检查。在抽查中发现的错误或质量问题及时提出限期整改。服务机构应积极响立即更正或返工，直至满足企业的质量标准要求。最终企业依据标准和实际需求，对档案整理质量进行验收。

3）企业应加强档案业务外包风险防范和安全管理，建立档案业务外包工作台帐，认真研究，对进度、数量、及响应程度等问题逐一进行分析提出整改措施。按月考核。并制定相应的百分制考评办法，对质量不符合企业管理规范的一律不予验收通过，如连续二月考评得分低于70分，终止协议。

4 落实规范，持续发展原则

企业对符合档案规范要求的文件材料完成移交后，由企业档案工作人员根据保密要求对文件材料密级进行鉴定，企业秘密极文件材料应由企业档案工作人员自行归档整理、保管；对没有秘极文件或已脱密的文件材料交由档案服务机构，严格按照企业制定的档案业务规范核对、整理及归档上架。在整理过程中发现问题及时整改，并自觉接受企业档案管理部门和相关部门的日常工作监督检查。切实保障档案整理业务服务工作的可持续发展。

5 加强培训，提升管理原则

企业要全面掌握档案服务机构的资质和服务能力等基本情况，加强对服务机构的指导力度。结合本企业档案管理规范组织开展业务培训，不断提升档案服务机构人员的服务质量与水平。

1）档案服务机构在入驻企业前，企业应对派驻企业从事一线服务人员进行系统理论培训及现场教育培训工作。对企业制定的档案业务规范进行详细解读，重点针对文书、招投标、合同和工程类档案进行讲解，并要求对所收集文件材料按企业规范进行归档整理。在服务过程中，根据服务台账中发现的问题，不定期对派驻人员进行档案业务与相关专业知识培训，积极解决问题。推进技术创新、专业拓展。

2）档案服务机构在接受企业系统培训后，应根据企业档案规范工作要求及保密协议，加强泒驻工作人员政治、责任、安全和质量意识学习，规范服务流程、落实岗位职责、明确人员责任，不断完善安全和质量保障机制。提高执业能力和服务水平。

综上所述，我们在针对档案整理服务外包这一工作环节时，本着对历史负责，为现实服务，替未来着想的原则，坚守档案安全这条红线，做到警钟长鸣，筑牢档案实体和信息安全的思想防线，确保企业信息不丢失、不泄密。有效的发挥档案的价值，为企业快速推进建设发展新飞跃打好夯实基础。