事业单位财务档案管理工作存在的问题及解决路径

章运洪 刘瑶

摘要：本文探讨了在国家不断深化改革背景下，了日常档案管理工作中存在的突出问题，并就推进财务档案管理工作.加大财务管理信息化建设提出了具有参考的解决建议。

关键词：事业单位 财务档案管理 问题 路径

一、充分认识做好事业单位财务档案管理的重要意义

财务档案是财务管理工作的基础性载体，从事业单位财务档案的本质来看，它是事业单位在全部经济财务活动信息的记录.能够全面准确的反映该事业单位的经营与资金流动情况。新时期新形势下，加强财会档案管理工作，具有较为重要的现实意义。

1.有利于提升档案管理水平。加强事业单位的财务档案管理，首先是要按照企业财务会计制度规范财务工作行为与财务管理流程，确保财务活动合规;其次是严格落实财务档案有关要求，规范财务档案管理工作，做到账、表、薄齐全，账表一致、账实相符，能够认真贯彻执行《会计档案管理办法》等规定，建立准确、全面、完整的事业单位财务档案。

2.有利于开展外部检查工作。准确、真实、完整的财务档案，是审计、纪检、人事等外部部门检查评估工作的重要依据，可以使检查评估人员发现被查单位经济活动是否合规，开支是否合理，科目使用是否准确，是否存在小金库等违反财经纪律的行为，为确保审计纪检工作效果奠定良好的基础。

3.有利于提供科学的决策依据。有效的财务档案管理有利于形成全面深入的财务分析报告，从而对既往重大决策、项目建设、盈亏情况及工作效果进行评估，能够为决策层制定战略计划、做出重大事项决定提供重要参考，进一步提升资金的使用效率。

二、当前事业单位财务档案管理中存在的问题

1.财务档案重视程度和管理人员素质与新时期新形势的要求相比依然有较大的提升空间。首先是事业单位对财务工作整体重视，但对后期财务档案管理工作不够重视，表现在对具体财务开支、项目建设等工作研究多，对财务档案管理工作专门研究少，对财会档案建设在人、财、物等资源投入上重视不足，对财务档案电子化建设推进工作不重视。其次是个别财会从业人员从业素质和工作能力依然偏低，表现在工作只停留于日常现金报账，对科目列支理解不深刻，使用不准确，手工编制报表的能力不强，对数据变化分析不深入，财务管理情况报告的质量偏低，不利于为领导提供参谋决策。

2.财务档案管理工作与有关规定的要求差距较大，基础投入依然乏力。受制于上述个别财务从业人员素质良莠不齐影响，部分事业单位归档的内容只涉及与财务报账本身相关联的凭证与票据，对工作或项目发生的预可研报告、项目预算报告、招标合同、检验评估报告等关联文件不能及时纳入财务档案，一定程度影响了财务档案的完整性与参考价值。有些单位没有建立专门的档案储存室，储存条件无法达到档案室规定的标准，如《机关档案管理规定》，“机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房”，“阅览用房面积应当满足不同类型档案阅览需求，适应涉密档案与非涉密档案分区阅览的需要”，根据存放年限等条件，确定了档案库房面积的具体要求。但从目前情况，财务档案库房配置依然存在较大差距，个别档案库房虽然面积达标，但受制于投入有限，在防潮、防虫、防火、防盗等方面缺陷较多，亟需加强投入和管理。

3.财务档案科技信息建设任重道远。尽管大多数事业单位目前已经实现了财务会计电算化管理，但在财务档案管理方面，多数事业单位尚未建立独立的财务档案检索系统，而是外挂于现有的财务管理系统，或者只是系统的一个附属模块。相对于全部财务档案而言，在IT系统建设上依然重视不足投入不足。多数事业单位未建立独立的财务管理档案管理系统（或从属于本机构档案管理系统），历史财务档案的数字化程度较低，多数以纸质保存，在档案查询上仍以传统的手工目录查询为主，科技信息化程度依然任重道远。充分应用大数据、AI、RFID等各类先进科技，运用各类影像信息采集设备将纸质档案数字化，建立快捷的识别和查询系统，使档案管理和查询工作更准确、更全面、更快捷、更高效，是新時期新形势下档案管理工作发展的必然方向。

三、提升事业单位财务档案管理水平的几点建议

1.高度重视财务档案管理工作，提高档案人员素质。首先，作为事业单位的领导层，要切实提高对新时期形势下做好财务档案管理工作的重视程度，要充分认识做好财务档案管理工作对于加强内部管理、提高外部检查效能的现实意义，以及在目前以信息技术、生物工程技术等为代表的第五次工业革命时期，加强财务档案信息化建设的前瞻意义。其次，切实提高档案管理人员的整体素质。要鼓励管理人员持续加强档案业务的学习，要充分研究国家档案局等部门出台的规范性文件如《机关档案管理规定》《电子档案管理系统基本功能规定》等，掌握新时期新形势下对于档案管理工作的最新要求，切实提升加强档案建设紧迫性以及规范性的认识。加大对档案人员的正向激励力度，参考《企业档案管理办法》，对于积极主动开发与提供利用档案，为发展企业生产做出贡献的人员，给予一定的表扬和奖励。

2.加强资源投入与基础设施建设，加快推进财务档案管理信息化。一是强化基础保障。加强传统档案管理，要严格落实国家档案局关于档案分类，形成与收集，整理与归档以及保管与保护方面的要求，加大机构与人员投入，加强基础设施建设，确保档案库房面积达标，管理要求合格。要在有条件的单位建立财务档案电子数据库。二是加快建立独立于财务管理系统的财务档案管理化系统，加快纸质档案数字化，加快建立基于科技信息技术的识别查询系统，在档案管理源头上保证财务档案数据信息的准确性，从而大幅提高财务档案管理的工作效率。要通过有效的信息化建设，切实深挖财务档案信息资源，提高历史数据利用率，更好地发挥财务档案参谋辅政作用。