创新高校办公室管理理念的思考

夏天

关键词：高校   办公室   管理

高校办公室管理工作对于院校的正常运转有着十分重要的影响，相关人员必须要对管理问题加强重视，提高管理效率与管理质量，最大化地实现有效管理。

一、办公室管理理念中的问题

（一）管理理念模糊

高校办公室管理所涉及到的范围非常之广，包含了资料的收集与整理、各个部门与组织的协调和安全管理等多个主要工作内容。管理工作自身的复杂性以及多样性，对管理人员的管理理念提出了一定的要求，必须要以清晰的理念开展管理活动，在管理中使用有序和规范的条例。然而，在实际管理工作中，管理人员的意识与理念都存在着一定的模糊问题。很多管理人员无法清晰地将管理理念表述清楚，这样便使得管理工作中出现了很多的问题，降低了整体的管理效果，在管理工作的态度与行为上也会出现很多的问题，对高校与学生会造成非常不良的影响。

（二）工作意识欠缺

办公室管理理念的模糊使管理人员的实际工作中无法找到准确的方向，加之管理工作自身的复杂与零散性，导致管理人员的管理意识存在很多的问题。高校办公室管理工作中主要存在着以下两种管理意识问题：第一，工作态度需要改进。办公室管理工作中存在着工作态度散漫，工作不严谨和唯利是图的问题，对管理工作的效率、水平都会产生很大的影响，同时还会对其他工作人员以及整体管理工作造成不良影响;第二，缺乏团队精神。团队意识是管理工作中非常重要意识理念，团队意识的欠缺导致办公室工作的凝聚力不强，工作效率较低。虽然办公室工作内容较为庞杂，但每个成员所负责的领域与项目都有所不同，在工作当中各行其是并没有相互间的过多干涉，但加强成员间的联系能够非常有效地节省工作量，提高整体工作效率。从长远角度看，团队意识的加强可以对工作程序进行简化，使各项工作都变得更加便利。

二、转变工作理念，提高管理能力

（一）使用现代化管理理念

现代化的高校办公室管理工作中，要将以人为本的管理理念全面贯彻，加强对学生全面发展的重视程度，这是教育改革工作中的主要目标，是办公室管理工作中必须要给予重视的重要理念。因此，管理工作中，相关人员必须要将以人为本的管理理念树立起来。首先，管理人员必须要将学生与学校、职工的利益放在首位，切实有效地实现对“人”的有效管理，促进“人”的进步与长远发展。其次，管理人员在开展相关工作时，必须要对人际关系的协调工作和管理工作加强重视，拉近办公室内部人员间的距离，形成友好、团结与合作的良好工作氛围，提高办公室工作的积极性，使成员间能够形成正确的工作态度。最后，在管理工作中必须要加强对现代科学技术的应用，将网络技术充分应用到办公室管理工作当中，使管理工作能够全面实现网络化，提高整体管理工作的有效性，更加利于现代化的管理工作的开展。

（二）重视综合创新能力培養

管理者要敢于走出去开展公关活动，要积极联系与学校发展相关的各部门以及相关企业。要为学校构建起良好的发展环境，同时还要将大众传媒充分利用起来，对学校进行宣传，提高知名度，从而更好地开展招生，促进学校的就业。另外，办公室管理工作中，要重视创新合作方式，更好地应对竞争环境，要在管理程序上进行优化管理，提高服务能力，在高校机制改革过程中不断促进产学研机制的创新工作，以优质和高效的服务推动改革。

三、创新工作机制，提高工作效率

（一）建立高效运行机制

高校办公室管理工作中，必须要不断地提高自身工作效率，适应高校发展与工作的节奏，以高效率的工作模式对办公室系统的重要工作环节进行明确，解决办公系统运行中的各种困难，在不断地总结与改进中建立符合学校自身情况的运行机制，提高运转体系能力。因此，需要树立一个正确的工作理念。并清醒地认识高效运转效率的保障要以科学运转机制为基础，在实际运转中必须要保障高效的沟通与交流，要避免沟通不畅导致的各种问题。

（二）打造良好的窗口形象

高校办公室不仅是维持高校运转的枢纽，同时也是行政管理部门工作的主要“窗口”。作为高效服务工作的窗口，首先要以学校的发展为核心积极开展各项工作，并对师生和其他单位提供高效服务。因此，需要在福利观念上进行提高，以全方位的服务观念开展相关工作。在工作中要保持耐心，为机关与基层提供高质量服务，树立良好的“窗口”形象。同时作为高校的一扇服务性窗口，办公室还要积极地发挥自身的榜样与示范作用，要在工作中保持高度的责任感，对所有的工作任务都要认真完成，以诚恳的态度开展服务，以求真务实的态度对待工作。

（三）合理控制会议数量，提高会议质量

通过会议能够将上级指示进行有效传达，能够针对特定的问题展开研究，能够形成有效地决策，并对相关工作进行部署和总结经验。但并非所有的问题无论大小、无论轻重都需要以会议的形式解决。高校办公室要对会议管理相关事宜进行深入研究，提高各类会议的效率，科学化开展会议管理。为了节约教学资源，高校必须要在会议制度上进行严格管理。首先，要对会议数量进行严格的控制，避免会议泛滥的现象出现，减少参会人员的时间浪费。其次，要提高会议效率，做好会议准备，尽可能开短会、高质量会。

（四）合理制定奖惩制度，提高工作积极性

高校办公室需要在各个科室、工作小组的责任划分上面明确不同的岗位权责，这样才能让明确岗位职责，能让每个人做到各司其职，各尽其能，高质量的完成任务分配，避免或者减少相互推诿的事件出现。岗位职责制定的时候，需要以事定岗，以岗定人，在精干效能的过程中实现岗位职能的合理划分，并从办公实际出发，做好个工作的深化，从而能在合并和分组中提升办公管理能力。在办公管理过程中需要做好工作的分配，只要一人能承担的工作，尽量不要分配给多人，更要坚持权责统一，在岗位获得相应权利和职责，要求每个岗位的职责明确，能在具象化的过程中，制定规范化的考核标准。另外，在制定过程中需要做好奖惩，对于工作业绩突出的人员需要做好奖励;对于工作业绩不合格的人员，需要给予警告;而对于严重渎职者，要做出适度的惩处。

（五）加强公文的起草与流转、归档质量

高校办公室在公文相关的事宜上需要符合政策要求，要对工作进行细致化处理，这便要求在工作中要有明确且科学合理的工作流程，防止公文出错或者出现积压现象。首先，要在公文制度上建立起科学的管理制度与起草、流转和归档的流程，要严格的控制公文格式，采用固定的行文，提高公文质量以及流转过程中的效率。严格控制标题、正文、印章、机密等级、编号等等公文必需的内容。办公室相关人员必须遵守自身职责和隶属关系，不能越级传递行文向上级领导进行请示或者向下级人员进行命令。对公文处理的流程必须要保密、准确、及时，要确保公文在运转过程中的质量与效率。

四、结语

高校办公室管理工作必须在开展过程中不断调整与创新，实现管理工作的高效化与高质量化，最大限度地提升管理有效性，保障高校各项工作的顺利开展。

参考文献：

[1]黄进.关于提高高校办公室工作水平的一些思考[J].高等教育研究：成都，2002，（01）：45-46.

[2]李莹.浅析高校办公室管理中的现代管理理念应用与思考[J].中国校外教育，2013，（09）：21-21.

[3]伊长虹.基于知识管理理念的高校办公室管理创新研究[J].科技信息：学术研究，2008，（11）：232.

[4]黄进.关于提高高校办公室工作水平的一些思考[J].高等教育研究：成都，2002，（01）：45-46.

（作者单位：淮阴工学院 应用技术学院）