我院智能化轨道小车物流传输系统管理方法探讨

朱建波，李桂明，王永胜，肖翔，莫永强

广州市番禺区中心医院 设备科，广东 广州 511400

引言

随着我国医疗卫生事业的迅猛发展，医院现代化建设也日益加快，医院的服务功能和服务规模扩大，物流需求越来越大[1]。物流滞后直接制约医院现代化的建设，大量的检验样本、病理样本、药品输液等在传统物流方式下得不到有效运送的保障。高效智能可靠的物流传输系统对提高服务效率和质量有重要作用。自20 世纪六七十年代开始，物流传输技术就在欧美发达国家的医院得到了广泛应用，仅在欧美等国家就有8000 余家医院采用了医院智能化轨道小车物流传输系统。2002 年至今，中国已有40 余家医院采用了医院智能化轨道小车物流传输系统。部分地区已将是否建设有医院智能数字化轨道小车物流传输系统做为评判是否是现代化医院的标志之一[2-3]。

我院是三级甲等综合性医院，目前实际开放床位1556张，2018 年门诊量为240.5 万多人次。2018 年2 月开始引入Telelift 智能物流轨道小车系统，目前全院站点总数为50个，在线运行小车数量74 辆。基本贯穿了全院各病区、医技部和门诊区域。小车数量较多，管理起来较为困难，据了解，大部分医院的轨道传输系统晚上是停止运行的，但我院是24 小时运行的。现结合我院智能轨道物流传输系统的具体使用情况，对该系统的管理方法进行探讨[4-5]。

1 医院轨道物流传输系统

轨道物流传输系统是指在计算机控制下，利用载物小车在专用轨道上智能传输物品的系统[3]。轨道物流传输系统一般由供电源、监控中心、站点控制终端、区域控制器、轨道和转轨器、智能小车、空车存储区、防火门等组成[6]。该系统的工作过程如下：发送科室“调车”→空车到站→按要求装载→输入目的站点→发送→小车运行→到达目的站点，点击确认→取出物品，即完成输送任务[7-8]。

2 智能化轨道小车物流传输系统管理方法

为了使智能化轨道小车物流传输系统能在我院保持24 h 运转，满足我院的需求，我们采用了三级管控流程，第一级为基础保障，第二级为系统运行，第三级为培训与制度。管控示意图，见图1。

图1 三级管控示意图

2.1 基础保障

基础保障工作主要集中在对于站点与车辆的管理上，保证其在正常运行的基础上，开发出更多的适应我院实际情况的新功能。

2.1.1 站点代码的设置

我院占地面积较广，大楼较多，仅住院部就有1 号住院楼、2 号住院楼、3 号住院楼之分，所以在我院共设置了50 多个智能化轨道小车物流传输系统的站点。为了方便临床人员的记忆查询和操作，我们根据我院实际情况与具体的楼层分布特点，进行了专属的站点编号，比如如1 号楼11 楼，设为1.11，2 号楼8 楼设置为2.08，以此类推。

2.1.2 小车的分配

根据国家以及我院感控的要求，我们将74 辆轨道小车分为洁车与污车。通过前期观察使用运行情况，结合各类车的运输量，具体分洁车46 辆、污车28 辆供临床调用。为了方便临床使用人员的查询以及后期的维修、维护记录，我们将污车分别编号为1、2、3、……、28；将洁车分别编号为29、30、31、……、74，并在污车内放置平衡斗，在污车的车厢外壁贴上明显的污车标志，方便临床查询和核对。临床科室需要查询小车位置时，只需在系统中输入小车的编号，系统会自动弹出小车所在的站点信息以及运行的轨迹，当污车到达临床科室以后，临床科室可以查看平衡斗是否有异常，确定是否存在感控风险。

2.1.3 日常维修与维护

为了保证传输系统的正常运作，在系统发生故障时，我们应该进行及时的维修，避免小车停用，影响临床使用。除了进行必要的维修，我们必须做好日常的清洁与消毒工作，对系统进行预防性维护与保养[9-10]。于是我们针对小车的特点，制定了预防性维护方案，见表1。该方案是结合站点、小车、防火门、转轨器及轨道的情况来制定的，包括每日每周、每月的检查保养项目，如每周检查轨道铜条和条码情况。只有把预防性维护工作做好，才可能保证智能物流传输系统的正常运转。

表1 预防性维护方案执行表

2.1.4 功能改进

基础保障工作还根据临床需求，改进与开发系统的新功能。比如：在一年的使用过程中，我们自主研发新增了小车到站的提醒功能。因为轨道站点离护士站较远，小车到站后的声光提示并不能起到有效的作用，经过与与护士站的共同协商，并经过厂家的认同，我们在每一辆小车上加装了一套无线提醒功能装置。装置有效距离可达50 m，并且声音可调大小，真正起到提醒功能。

2.2 系统运行

2.2.1 保障区域站点的使用

因没有明确的区域标识，科室轨道站点容易被治疗车等物品阻挡或撞损。我们通过粘贴区域标识，严禁不相关物品进入，并加强跟科室宣教，消除人为原因引起的站点故障[11]。另外，根据我院的实际情况，我们设立了专门的空间存储站，为我院库房最边缘的房间，不占用医院使用空间。

2.2.2 物流系统最大传输效能的发挥

运行初期，小车的便利性充分得到体现，随叫随到，科室“享受”到轨道物流带来的各种便利，随意调配轨道小车来传输物品渐渐成为一种不自觉的行为。随着各科室需求量的增加，我们需要通过合理调控来保证各科室需求都得以满足，我们通过有效的时间调控，使物流系统发挥最大功效。具体的调控流程，见图2。

图2 洁车调控流程

各临床科室每天第一批检验标本在早上7:00～8:00 点是高峰期，9 楼及以上的高楼层每天早上主动调取污车，将第一批检验标本在7:30 分运往检验科；检验科收集到高楼层的标本后，将小车按相应顺序发到8 楼及以下楼层，低楼层科室收到小车后，装载标本再发往检验科。针对有些科室检验标本较多（如健康管理中心）或者紧急性（如手术室标本）较高的，我们设置了专车。

2.2.3 有效保护物品的运输

为了避免运送物品在运输过程中破损，我们定制了海绵垫。装车时用海绵垫将药品与车内金属壁隔开，防止了药品在车内碰撞[12]。

2.3 培训与制度

2.3.1 相关培训

为了保证智能化轨道小车物流传输系统的正常使用，我们制定培训计划，主要包括现场操作培训，维修培训等。

（1）现场操作培训。首先收集医院各科室的需求信息，分小组对全体医务人员进行培训，请厂家的专业工程师讲解该系统的详细使用方法，在系统正式运转前一个月内，完成培训。为了避免遗忘，每3 个月进行一次重复培训，并针对使用过程中遇到的实际问题进行解答，直到所有使用人员均掌握规范的使用方法为止。

（2）维修培训。该项培训主要针对设备科主要负责该系统运行与维护的人员进行，将系统的起动，基本的故障排除以及日常的维护方法进行深度的讲解，每月在科室内进行两次内部讨论，每两个月邀请厂家进行一次深度的培训与问题解答。

另外，前期由于临床科室不熟悉智能小车物流系统，使用一段时间后会存在好多使用方面问题，如发错站点，漏拿物品等。针对此情况，管理部门建立微信工作群，及时有效（通过语音、图文等方式）解决有关问题。并且，每天收集系统的使用情况，把情况分类为设备故障、使用问题、人为故障和工程问题。认真分析各类使用问题，及时提醒事发科室，甚至到科室进行加强培训，让科室及时更正。

2.3.2 各项制度与应急方案的制定

通过制定管理制度、使用规范、操作规程等，我们主要紧抓以下几点：① 明确各轨道站点的管理要求及管理责任人；② 明确操作站点的要求，末经培训人员不得操作；③ 明确要求各类标本分类打包，严密封包；④ 明确站点的清洁要求；⑤ 完善修订轨道物流相关规章制度，将操作不当的站点月度向全院公布[13]。

另外，制订并不断完善应急预案，列明各部门的应急处置措施，如后勤要有人力保障，维修人员要有应急的分工处置，通知科室信息要到位，科室知晓如何应急处置等等，都要有效地保障物品运送。

3 管理成效分析

半年来，通过三级管控流程的实施，对智能化轨道小车物流传输系统的管理，主要取得以下成效。

3.1 安全高效

未实施三级管控流程之前，对临床科室的培训不到位，往往因为理解、沟通上的问题引起各种差错，例如送错目的地，送达不及时、没有按要求分类等，这与医疗安全不相符。实施三级管控流程以后的三个月，我们对该系统的使用与管控更加规范，实现了点对点的运送，极大地减少人为差错。实施该管控流程以后，该传输系统的人流与物流实现了绝对的分离，避免了院内交叉感染。设置专门的站点与轨道与后，以前配送30～50 min 才到科室送标本，病人标本检验结果未能及时出具。现医院离检验科最远的科室，使用小车运送的标本也可以在18 min 内送到，极大地提高了效率。智能小车原来基本职能白天工作，现在可连续不间断工作，为医院医疗活动提供了保障。具体变化情况，见表2。

表2 三级管控流程实施前后各项参数变化

3.2 节约成本

该三级管控流程实施以后，我院轨道小车物流系统的故障次数明显减少，节约了维修费用。经过专业培训以后，每当故障发生，工程师的排查时间由原来的平均每次3 h减少至每次0.5 h，因故障造成的停机时间也明显缩短。其次，实施三级管控流程以前，因为智能小车物流系统故障频发、出现差错的次数一次次增加，所以，在原来的80 余名物流输送人员中，我们保留了20 人，按照每人每月净5000 元工资，则每年需要工资120 万元，而实施该管控流程以后，只需要5 人来预防突发状况的发生，年工资总额仅需30 万元。除此之外，应用物流传输系统后，物流传输不占用电梯资源，从而减轻电梯的负荷量，减少能耗。成本节约情况，见表3。

表3 三级管控流程实施前后成本节约情况

3.3 优化服务

实施该管控流程以前，标本配送时间较长，需要患者来回往返，费时费力。实施该管控流程以后，智能小车的运转效率提高，节省患者时间的同时，减少患者劳累程度，患者满意度大幅度提升。另外，临床科室打电话抱怨的情况明显减少，设备科人员满意度进一步提升。该管控流程实施后，智能小车物流系统运转正常，提升了医院智能化程度，节约大量人力成本，医院各级领导满意度提升。各级人员满意度变化情况，见图3。

4 总结与讨论

医院轨道物流传输系统的运用，改变了原有物流模式，是医院后勤信息化、智能化的重要体现[14]。同时，也促进了其他系统的信息化和智能化。如药房的药单签收确认，以前是靠人工送账单，科室签收完后再由人工送回药房；使用智能小车物流系统后，只要发药时扫码，科室接收后，再扫码确认[15]。这样促使药房发药系统与签收系统的信息化的建设，从而提高医院信息化管理，促进医院整体收益，为医院创造了良好的经济效益和社会效益[16]。管理部门如何实施管理智能物流系统，使其发挥最大功效，是管理的重点内容之一。本文结合我院的实际应用过程，建议了一套完成的三级管控流程，该流程效果显著，可为相关医院提供参考。