基于W ord表单的构建与数据收集

杨 建

（广西柳工机械股份有限公司，广西 柳州545007）

0 引言

在无纸化办公中，利用表单制作调查问卷、电子考卷等，通过表单收集问卷、答案数据以便处理。目前制作表单的软件有Microsoft InfoPath Designer、Adobe LiveCycle Designer等软件，填写这些表单需要使用相应的软件，而在一般的计算机中缺乏安装相应的软件，使填写表单成为困难。Microsoft Word作为最常用的办公软件在每台计算机上基本都有安装，其强大的功能可以容易构建、填写表单，结合VBA、Excel对表单数据进行收集，很方便快捷。本文通过实例详细讲解Word表单的构建和数据收集方法，让读者可以通过常见的办公软件轻松制作出专业的调查问卷、电子考卷等，并能方便快捷地回收数据，以实现无纸化办公、减少错误、提高工作效率。

1 表单制作环境

在Word的环境下构建表单要用到内容控件，要求Word为2007及以上版本。下文以Word 2013为说明如何构建表单，其它Word版本的操作类同。

2 构建表单

2.1 添加“开发工具”选项卡

单击Word功能区“文件”选项卡，然后单击“选项”，打开“Word选项”窗口。点击窗口左则“自定义功能区”项，然后在窗口右则“自定义功能区”下的组合框中选择“主选项卡”，在下面的“主选项卡”列表中勾选“开发工具”项，点击“确定”。Word功能区出现“开发工具”选项卡，如图1所示。

图1 “开发工具”选项卡

2.2 内容控件介绍

如图2所示框内为构建表单的内容控件组。内容控件不同于旧式窗体控件和ActiveX控件。

图2 内容控件组

2.2.1 格式文本内容控件

格式文本内容控件位于内容控件组中的第1行第1列，其可以输入文本、表格、图片等对象，并能对其中的对象进行格式化设置。

在文档中把光标定位到需要插入内容控件的位置，点击“格式文本内容控件”，格式文本内容控件插入到光标所在位置。

选中文档中的格式文本内容控件，点击“开发工具”选项卡上的“属性”按钮，打开内容控件属性窗口，如图3所示。

图3 格式文本内容控件属性窗口

“标题”是控件标题栏显示的内容。“标记”是控件的“Tag”标签属性。“显示为”设置控件在文档中的显示样式。“颜色”设置控件显示样式的颜色。“使用样式设置键入空控件中的文本格式”设置控件中的对象的共性格式。勾选“内容被编辑后删除内容控件”后，当控件中的对象被编辑时内容控件会自动删除。勾选“无法删除内容控件”后，内容控件不能删除，但其中的对象能编辑。勾选“无法编辑内容”后，内容控件中的对象不能编辑，但整个内容控件能删除。

2.2.2 组合框内容控件

组合框内容控件位于内容控件组中的第2行第2列。组合框内容控件可以输入或从下拉选项中选择文本。组合框内容控件通常用于单选项。组合框内容控件属性窗口如图4所示。

图4 组合框内容控件属性窗口

单击“添加”按钮可以添加下拉列表选项，如图5。其中“显示名称”是下拉列表显示的文本，“值”是下拉列表显示名称对应的“Value”属性值。

图5 下拉列表添加选项窗口

通过“修改”、“删除”等按钮可以对下拉列表的选项进行编辑。

其它属性的设置与格式文本内容控件属性设置相同。

2.2.3 其它内容控件

其它内容控件使用方法、属性设置与上述两个内容控件基本相同，这里不再阐述。

2.3 表单制作

以图6的表单为例说明表单制作过程。

图6 表单实例

先制作表格，在需要填表人填写的地方插入内容控件。“单位”、“联系人”、“联系电话”、“联系地址”、“需求数量”、“填表人”使用纯文本内容控件，“产品配置”使用格式文本内容控件，“需求产品型号”使用组合框内容控件，“交货日期”、“填表日期”使用日期选取器内容控件，“是否特殊订单”使用复选框内容控件。

点击“开发工具”选项卡的“设计模式”命令按钮，进入设计模式。在内容控件开始/结束标记之间编辑输入内容提示，如图7所示。编辑完成后再点击“设计模式”命令按钮，退出设计模式。

图7 编辑输入内容提示

2.4 表单保护设置

表单作好后，还对它进行保护设置，其目的是保护非填写部分不被修改，填表人只能填写、编辑内容控件中的对象[1]。

点击“开发工具”选项卡的“限制编辑”命令按钮，在“限制编辑”窗中，如图8所示，勾选“仅允许在文档中进行此类型的编辑”，在下面的组合框中选取“填写窗体”，点击“是，启动强制保护”按钮，在弹出的“保护方法”对话框中可以设置保护密码，密码留空时为无密码保护。点击“确定”按钮，完成表单保护设置。

图8 限制编辑窗

3 表单数据的收集

把表单的数据导入Excel工作表中，利用Excel的强大功能可对数据进行处理。把数据导入Excel工作表的方法是使用VBA宏代码。

打开Excel，添加“开发工具”选项卡。点击“开发工具”选项卡的“Visual Basic”命令按钮，进入宏代码编写界面。

点击宏代码编写界面的“插入”菜单，点击“模块”，插入一个模块。在该模块的宏代码编辑窗口输入下面的代码。

Sub读取数据（）

Dim i As Integer

Dim j As Integer

Dim R As Integer

Dim WdocName As String

Dim WdocFolder As String

‘打开对话框，选择表单所在的文件夹：

With_

Application.FileDialog （msoFileDialogFolderPicker）‘打开对话框，选择表单所在的文件夹

If.Show=True Then

WdocFolder=.SelectedItems（1）

End If

End With

If WdocFolder=""Then Exit Sub

'打开表单读取数据：

Dim WordAppl As Word.Application

Dim Wdoc As Document

Dim FileTryp As Variant

FileTryp=Array（"docx"，"docm"）‘设置表单文档的两种文件类型

On Error Resume Next

Set WordAppl=GetObject（，"Word.Application"） '获取Word对象

WordAppl.Visible=False

If Err.Number<>0 Then'如果进程没有Word对象，则创建Word对象

Set WordAppl= CreateObject（"Word.Application"） '创建Word对象

我这样孜孜不倦地寻找白丽筠，一年后传来了一个比较靠谱的消息。有人说，在广东东莞见到了白丽筠。听到这个消息，我马上就去了那座城市。为了找到白丽筠，我必须寻遍花街柳巷，深入一家家娱乐会所。我没有钱，穿戴寒酸，人瘦毛长，脸颊都凹陷下去了。这副形象自然不受欢迎。

End If

For i=0 To UBound（FileTryp）'每种文件类型读取一次

WdocName=Dir（WdocFolder&"*."&FileTryp（i））'获得文件夹下的第一个文档文件名

Do While WdocName<>""

If WdocName=""Then Exit Do

Set Wdoc=WordAppl.Documents.Open（Wdoc－Folder&""&WdocName） '读取文件夹下的所有表单文档

'向Excel表导入数据：

R=Range（"A"&Rows.Count）.End（xlUp）.Row+1

For j=1 To Wdoc.ContentControls.Count

If R=2 Then Cells（R-1，j）=Wdoc.Content－Controls（j）.Title

Cells （R，j） =Wdoc.ContentControls（j）.Range.Text

Next j

Wdoc.Close

WdocName=Dir（）'移到下一个表单

Loop

Next i

WordAppl.Quit

End Sub

点击“工具”菜单，点击“引用”，打开“引用”窗口。在“可使用的引用”列表中勾选“Microsoft Word 15.0 Object Lybrary”项[2]。

运行“读取数据”宏代码，选择表单所在的文件夹，该文件夹下的所有表单数据就逐行导入到Excel表中，如图9所示。

图9 从W ord表单导入的数据

4 结束语

通过Word、VBA、Excel的结合，使表单的构建、填写、数据的收集及分析变得更加便利，容易在无纸化办公进行推广。