商务沟通理论视阈下“三步写作法”在商务英语写作教学中的应用

陈茜

（北部湾大学 国际教育与外国语学院，广西 钦州）

在商务沟通视域下，商务英语写作能力被视为商务沟通中最为重要的核心能力之一。商务英语写作在树立公司的企业形象与客户构筑良好的业务关系方面扮演着重要的角色。因此，沟通有效性是衡量商务写作质量的核心标准[1]。良好的商务英语写作素养和过硬的写作能力是从事商务活动与沟通必须具备的本领。

一 商务沟通理论下的“三步写作法”

考特兰. L.博韦(Courland L. Bovee)和约翰.V. 希尔(John V. Thill )认为提升沟通技能是商务职业发展中最为重要的步骤，掌握最恰当的沟通方法就意味着获得职业生涯的核心竞争优势。他们的“三步写作法”通过设立模拟真实的商务职场沟通情境，力求以案例学习的方式指导学生将所学知识应用到商务写作中，从而有效地提高沟通技能和提升职业竞争优势。“三步写作法”分为计划阶段，写作阶段和完成阶段三个关键步骤。

（一） 计划阶段

在进行商务写作之前一个重要的步骤就是要做好计划。博韦(Bovee)和希尔(Thill)认为，在写作的计划阶段就要对商务写作时间进行优化配置，制定有效的计划，积极主动地探寻收集受众的基本信息和相应的 需求[2]，从而清晰地界定写作目的，确定写作中心思想。在商务英语写作的教学过程中，计划阶段就是要求教师有意识地训练学生对信息的收集，分析与综合的能力，根据具体的商务情境来调整写作思路。

（二） 写作阶段

在商务英语写作实施阶段，博韦(Bovee)和希尔(Thill)指出，写作要适应受众，可通过采用换位思考，礼貌，正面强调和非歧视性语言来提高对受众的敏感性[2]。 写作要使用对话语气，简明的语言和正确的语态来控制风格。在编写信息时使用恰当的词汇来构造有效的句子，如合理地使用单句和复合句来打造统一和连贯的段落。

（三） 完成阶段

商务英语写作完成阶段是对所写的文本进行质量校对的关键阶段，需要写作者有针对性地对写作语言，内容，风格，语气，句型的搭配使用，漏掉的部分以及格式等方面进行有效评估和准确的校对。这一阶段主要是培养学生对于文本自我修正的能力，需要学生掌握相应的修改方法和校对技巧，养成独立自主学习和自我修正的好习惯。

二 “三步写作法”在商务英语写作教学中的应用

（一） 做好商务写作之前的计划

在商务写作的计划阶段，博韦(Bovee)和希尔(Thill)认为应该首先分析情况，确定目的，建立受众档案，关注对方文化、语言、组织等级和地位等行为方式[2]。比如商务写作中抬头，该怎么称呼对方，一定要提前做好功课，明确对方在公司的组织等级地位，在写作语气和风格的选择上也要略有不同，以显示对对方的尊重。其次是收集信息，确定受众需求并获取满足其需要的信息。在商务写作过程中，总会发现学生对于商务写作任务目标的解读太过于模糊，以至于不知道如何确定受众的需求。在面对材料时显得毫无头绪，无从下笔，常常回复的是一些无关紧要的内容，跑题偏题的情况时有发生。教师在设计商务英语写作教学任务时，要求学生具有敏锐的洞察能力，学会准确地过滤掉无关紧要的信息，关注与收信人最为相关的重点信息，准确识别对方公司的具体要求，对相关产品内容进行仔细甄别，不能千篇一律，胡乱发送。商务写作计划阶段的最后一个步骤是组织信息，确定中心思想，限定范围，列出内容提纲，为下一步的商务写作做好内容铺垫。总之，在计划阶段，教师要有意识地培养学生根据具体的商务情境来调整写作思路，积极主动收集客户相关信息，正确识别客户具体要求的写作能力。

（二） 重视商务写作的过程

在商务写作的过程，博韦(Bovee)和希尔(Thill)提出，要适应受众，对受众需要要敏感，可采用换位思考，礼貌，正面强调和非歧视性语言[2]。通过建立可信度和树立企业的正面形象来构筑与受众的良好关系。使用对话语气、简明的语言和正确的语态来控制风格。在编辑信息时使用恰当的词汇，才能写出有效的句子和连贯的段落。在商务沟通中，如果收信人的地位和级别都很高，写信时要注意礼貌，语气要正式得体。不要使用随意或不专业的表达方式。对人称的表述也是要格外注意，因为公司的信函虽然是由你来起草的，但是人称上要注意使用“we”而不是“I”。因为你是作为公司的代表来完成这项任务，这时你代表的是公司行为，而不是个人行为。在商务写作中，要避免使用过于专业化，晦涩难懂的的表达方式。为了使收信人能够快速地掌握你的写作意图，务必使用简明的语言，简短的结构，表达清晰的句子。在写作过程中，博韦(Bovee)和希尔(Thill)建议可以通过三个层次来审视写作是否合格：有力的词汇，有效的句子和连贯的段落[2]。要把写作的重点放在词汇是否得到正确使用，谨慎地选择有效的专业词汇和短语来传达你的意图，而不是使用抽象和模糊而又难以理解的词汇。在商务写作过程中，可以看到学生是完成了文本写作，但是通篇却看不到一个跟专业相关的词汇和表达方式，完全没有任何专业性可言。在写作的教学过程中，教师要正确引导学生掌握商务英语写作专业的和特有的表达方式。要提醒学生使用最恰当的句型来表达观点。在商务写作当中，通常是一个段落表达一个主题内容，为了使写作内容更加通顺和流畅，要选择合适的词汇，变换句型，可适当交叉使用简单句和复合句，合理地变换重复的内容，辅以过渡的表达方式如表示因果关系，比较，转折等语气词把各个观点和段落进行有效地衔接和转化，让收信人更加容易理解你要表达的信息。

（三） 有效地校对写作内容

商务写作内容完成后接来下最重要的步骤就是要校订信息，评价内容，对内容进行编辑，重写，修改，排版，检查拼写等错误使之更为完美。当完成了商务写作任务后，如何检查写作的内容是否准确，是否合乎标准这是抛给学生的一大难题。这也是在商务英语教学中，教师时常碰到的难点。校对并不只是教师要做的事情，学生终将要把学过的内容应用于实践。如何有效地检查写作的内容也是学习商务写作课程必须具备的能力之一，而这种能力也是最能考验学生日后的业务能力。授人以鱼不如授人以渔，与其教师把修改意见直接发给学生，不如教授学生掌握基本的修改方法和切实有效的校对技巧，养成自我修正的好习惯。校对的技巧可以从检查写作的语言，写作的内容以及写作的可读性这三个方面着手。比如检查写作的内容，新闻报道法就是一种比较切实的方法。新闻报道法就是检查所写的信息是否回答了这些问题：何人、何事、何时、何地、何故和如何[2]。然后再根据具体的要求进一步检查写作中长短句的搭配使用，段落长度，结构和措辞修饰成分等等。检查词汇是否专业，句型是否简洁，甚至小到标点符号是否正确，因为标点符号也能够反映出写信人基本业务素质的好坏，细节有时也能决定成败。

三 “三步写作法”对商务英语写作教学的启示

商务英语写作的最终目的还是培养学生进入社会，从事商业公司业务，将课堂中所积累的写作技能付诸实践[1]。2013年，钦州学院成为教育部首批应用型大学联盟理事学校，针对我校的实际，商务英语专业培养出来的应用型人才就是毕业后直接在外贸公司就业的学生。鉴于我校商务英语写作课时较少，上课内容专业性强，学生写作基础比较薄弱的实际情况，如何高效而又专业地上好商务英语写作课并取得积极而实用的教学效果，如何把重要的写作知识点教给学生，使学生能够在以后工作中得以学以致用，以下提出几点建议。

（一） 注重培养学生的跨学科能力

商务英语写作具有跨学科性的特点。文秋芳（2014）指出商务英语专业学生作为应用型人才，他们的商务写作能力必须要强调写作的交际性和商务性的特点[3]。在商务英语写作课程设置上，也要兼顾其他课程内容的输入，做好各个课程之间无缝衔接，实现“融通性”。在商务英语写作教学中，对学生英汉双语能力及跨文化能力的培养也是不可忽视的重要环节。学生除了学习相关专业词汇和句型表达外，还需要对来信的内容进行解读，良好的英汉双语转化能力对商务沟通尤为重要。要增强对外国文化背景的学习，使学生能够了解并识别商务信函接收人所在国的语言，习俗，礼仪和禁忌等方面的文化差异，掌握相关的跨文化沟通技巧，提高学生的跨文化交际能力。同时，要适当引导学生关注和掌握最新的商务动态，保持对商务信息敏感度，培养学生的商务思维能力，真正做到语言，专业和通识教育的有效结合，为日后无障碍商务沟通打下坚实的文化基础。

（二） 模拟真实商务情境下的教学设计

传统的商务写作教学模式不能激发学生的学习兴趣，教学内容陈旧，更偏重语言能力的训练，写作实际操练的空间比较小。因此，教师要设计好各个教学环节，让学生能运用所写的商务知识，在有限的教学时间里去完成相应的学习任务。在实际教学中，教师要从商务沟通的角度出发，以学生为中心，不断地激发学生学习商务写作的兴趣。改变传统的以教师为中心的授课模式，针对不同的教学内容，不断地创新和优化教学设计，并且有效地利用最新的网络资源来辅助商务英语写作教学。综合利用项目化教学法，案例分析，课堂讨论，创造模拟的商务情景等多种教学法并把这些教学法有机地融合在商务写作过程中。比如我校鼓励学生参加国际贸易从业技能综合实训（POCIB）比赛，通过实训软件，它使学生不再停留在枯燥的理论学习上，而是在模拟商务活动中体验生动的贸易环境，掌握相关的沟通技巧，完成相应商务环节的各项仿真业务。

（三） 改变传统的商务英语写作批改模式

每一种类型的商务信函几乎都有自己专有的词汇和独特的表达句型。比如建立业务关系函和签约函，都有专业的词汇以及写作表达模式。在批改写作内容时，教师要把批改的重点放在学生是否使用了相关专业词汇以及相应的句型，传达的信息是否准确，是否满足受众需求。要摆脱传统批改英语写作的思维定势，从商务沟通的角度出发，用商务人士专业眼光来看待学生的写作内容。即使写作内容有些小的语法错误，但是从商务沟通的角度来看，只要能把信息准确地传递给对方，并达到预期的沟通效果，这样的商务英语写作仍是成功的。从学生层面上看，学生日后终究要独立地处理公司的业务，要学会站在客户的角度去看待写作内容，能准确识别客户来信当中的要求，抓住重点内容，培养自主写作能力。教师在平时的教学活动中就要培养学生善于发现文本存在的不足之处以及查缺补漏的能力，并对文本进行相应的修改和校对。教师要在课前设计好写作质量评价表，设立内容的具体评价标准，让学生对自己所写的内容进行自我评价，鼓励学生间互评，成立学习小组进行评价探讨，反馈并提出相应的修改意见，让学生养成自主校对的好习惯，提高写作技能从而改进写作的质量。同时，教师在写作过程中对学生校对的内容辅以相应的写作指导建议，让学生逐渐摆渡依赖教师的心理状态，真正做到能力独立。总之，这个阶段教学的重点就是要引导学生以批判的眼光评价自己的作文，成为独立自主，具有分析能力的写作者[4]。

四 结论

商务英语写作是公司内外公共关系能力的体现，写作内容的好坏关系到公司的形象和信誉。在商务沟通理论视阈下，商务写作从计划，写作和完成三个关键步骤有效地推进写作的整个过程。教师在仿真的商务情境中引导学生明确写作目的，完善写作过程和校对写作文本，提升了自主写作思维能力和商务沟通能力，从而促进了商务英语写作教学质量的提高。