谈如何加强档案管理服务水平

曾柳青

摘 要：近年来，我国信息产业和信息基础设施建设飞速发展，特别是办公自动化的快速发展，以及政府信息应用系统不断增加，为档案信息化建设创造了良好的氛围和条件。在档案管理信息化大力推进的过程中，档案管理工作中遇到很多之前没有遇到的问题。本文就档案管理信息化建设中的特征进行分析，并据此提出采取有效措施，推动信息化管理进程。

关键词：档案管理;信息化建设

档案在机关和组织中具有很大的文字保存价值，采取图表音像等方式，方便资料留存，是资源信息的统一载体。但现在很多单位存在档案资源管理冗杂、保管条件较差、资料利用率低、管理人员的专业知识能力有限等一系列问题。所以档案管理信息化是解决这些问题的有效途径。

一、档案管理信息化的定义与内涵

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以面向档案保管为重点，向以为社会提供数字化信息服务为中心的转变过程。这是一个长期的发展过程，在这过程中，档案部门要不断地采用现代信息技术装备，提高档案管理和利用的现代化水平。档案信息化管理具有以下特征：

1.存取自动化管理。在档案管理中现代化信息技术广泛应用，无论是电子档案或电子文件生成，还是传统的纸质档案，在存取的时候都要运用自动化管理。

2.信息资源的智能化发展。针对档案信息管理的深层次开发就是档案智能开发，主要提供有效的系统加工精炼信息，要满足不同层次、不同角度的需求。

3.档案信息资源的网络化推进。计算机在信息获取以及传递上打破时间、空间限制，以方便快捷的方式来满足人们当前各种需求，因而档案网站、数字档案馆也随之产生。当这些部门不断增多并且得到普及的时候，其档案信息资源在信息化条件下可以得到共享。

二、档案管理信息化建设面临的问题

随着信息技术的快速发展，通过网络方式提供档案信息服务已经成为现代信息社会档案事业发展的一个重要特征。人们在享受网络带来巨大便利的同时，网络信息安全问题越来越突出地摆在我们面前。网络的共享性、开放性特征决定了网络系统的脆弱性。因此，影响档案保密和档案安全的因素主要有以下两个方面：

1.人为因素。档案部门的安全意识和保密意识不强，往往在自己的档案网页上随意发布信息，对发布的信息缺少严格的审查和管理。

2.技术问题。当前电脑病毒横行，加之黑客的恶意攻击，使得档案信息的安全和保密受到威胁。

三、档案管理信息化的必要措施

1.管理设备统一调配

为了将纸质档案信息逐步转化为数字化信息，需要依靠网络化设施的配备，这涉及到计算机档案管理系统的运用。其中，使用的计算机要型号和规格统一，计算机内部要运用内存较大的高容量载体，满足数字信息的全部要求。高容量的存储载体不但能解决工作量大的问题，并对档案的搜索分类带来便利。同时，加快高速信息网络建设，为档案信息快速传递提供重要保障。

2.规范化的管理机制

档案信息化建设中，应明确相关的责任，确保网络以及数据的安全运行，需要从实际情况出发，有效制定相关制度和管理章程。档案管理部门要严格根据国家的相关政策建立健全管理制度：第一，对档案管理的流程以及技术进行管理和规范，将工作环节和工作流程细化。第二，建立相关安全管理措施，尤其有关电子档案部分，确保档案的安全完整性。

3.建设复合型的管理队伍

首先，档案管理人员队伍的建设是档案信息化建设的基础。许多档案管理人员由于参加工作时间比较长，习惯于传统的管理模式和管理体制，对档案管理进行计算机网络操作在主观心理上比较排斥，特别是前期使用中因为技术操作不熟练等因素导致工作速度没有传统方式快，从而对计算机网络信息技术的应用持怀疑态度。因此，要加强对工作人员相关知识的培训，让其对信息技术的优点有全面了解，熟练掌握，提高其主观积极性。其次，档案信息化是指在信息查阅中实现自动登记、辅助立卷和检索，因其操作都是在计算机上进行的，所以管理人员就要对计算机操作流程熟悉，掌握相关的系统网络安全知识，确保在管理操作中档案信息的安全与完整。同时，档案管理人员的职业道德、工作态度也是影响档案管理信息化的重要因素，因此，要建立适应信息时代的复合型档案管理队伍，在加强培训教育的同时注重引进多方面的专业人才，不断充实人才队伍。

四、结语

总之，档案管理信息化建设是一个复杂的过程，我们要在档案信息化建设过程中不断发现问题，总结经验。要运用科学发展的眼光来看待档案管理信息化建设，不断创新管理机制，加大设备投入、人才培养等支持力度，有效推进信息化管理流程。

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