小议在新农村建设中做好指导站档案管理工作的途径

杨韩露

档案管理工作是指导站各项工作中的重要组成部分，这项工作开展得好坏，体现了本单位的整体工作水平和工作业绩，是本单位回顾过去、展望未来的主要依托，因此需要高度重视并加强管理。本文就新农村建设中做好指导站档案管理工作的途径进行了阐述。

1、切实加强对档案管理工作的重视

对一项工作是否重视，往往会决定这项工作的成果。在指导站的档案管理工作中，领导重视同样是做好这项工作的重要前提与保证。但目前在一些指导站的档案管理工作中，还存在的着领导不重视档案管理工作的现象。认为档案管理只是收集和保管文字、图片资料，平时不闻不问，缺乏对工作的指导和检查，导致档案管理工作人员工作责任心不强，不注重提高个人的业务素质，工作中疏乎大意，在档案的收集、保管、利用中存在缺失和疏漏，降低了档案管理工作质量。为了改变这样的现状，必须提高领导和工作人员对档案管理工作的认识，把档案管理工作列入重要工作日程，加强监督和指导，进行必要的资金投入和经费保障，提高档案管理的现代化水平。指导站各部门也要重视档案管理工作，加强工作协调，共同推动档案管理工作高质量开展。档案管理工作人员更要重视本职工作，增强档案管理工作的荣誉感和使命感，更好地履行工作职责，注重做好档案的收集、整理、立卷、归档、保管和利用等各个工作环节，切实保证档案管理工作在指导站的相关工作活动中发挥重要作用。

2、建立健全档案管理制度

由于个别指导站的档案管理不重视制度化建设与管理，致使档案管理工作在低水平徘徊。工作缺乏制度约束，责任追究不力，致使工作混乱、无序，导致失误现象发生。因此，必须注重建立健全档案管理的相关制度，形成对档案管理全过程、每个环节都建立相应的管理制度。使档案在收集、整理、保管和利用中都有章可循，有据可依。在管理制度中，要明确档案管理责任，将档案管理工作纳入指导站工作目标责任考核制度，与指导站的其他工作一同安排、部署和考核，建立激励制度，加强检查和考核，在档案管理中全面实现制度化、规范化管理。

3、强化档案管理人员的素质培养

档案管理工作人员的素质是决定工作成败的关键因素，在当前的一些指导站档案管理工作中，存在着人员配置随意性强，素质参差不齐，一些人员无法胜任档案管理工作的问题。还有的档案管理工作人员只是兼职，工作兼顾得不够好。而且有的工作人员知识水平比较低，缺乏专业素养，在思想上和工作能力上都无法适应档案工作的开展。因此，要加强档案管理人员的培训工作，要通过办班培训、到先进示范单位参观学习等形式，注重从思想观念、职业道德、业务能力等方面提高工作人员的综合素质。使档案管理工作人员认清档案管理工作的职责和重要意义，增强工作的主动性和创造性，积极开展工作，严格要求自己，杜绝工作失误，提高工业水准。同时，协调领导和人力资源部门，为档案管理单位配备专业素质高、工作经验丰富的人员从事档案管理工作，从而使档案管理工作人员素质从根本上得到提高。

4、不断改善档案管理工作的基础条件

在一些档案管理单位，基础设施不完善，甚至没有专门的库房和工作人员办公场所。档案材料随意放置，经常出现损坏、丢失等问题。即使有专门的库房，但条件比较差，没有配备相应的防潮、防火、防虫等设施。有的档案管理单位没有配备计算机等现代化管理工具，还在进行传统的手工管理。针对以上问题，档案管理部门要积极取得上级领导的支持，争取资金，增加对档案管理工作的投入，以改善档案管理工作的条件。应配备专用的档案保管库房和标准的档案柜，库房内配置吸湿器、消防器材等附属设施，购置计算机等现代化管理设备，提高信息化管理水平。

5、加快实现档案管理信息化

随着信息化技术的飞速发展，档案管理的信息化已成为一种发展潮流。通过信息化管理，可以促进档案管理工作效率的提高，改变传统档案管理工作的落后水平。档案的信息化管理可以利用计算机及网络技术，进行档案信息管理、检索和传递。利用扫描技术、加密保存技术，可以使档案资料电子化，提高档案资料的安全性。可利用档案专业管理软件，对档案的文字、图片、视频信息进行统一管理，大大方便了信息检索和利用的效率。通过不断升级计算机的档案管理系统，可以与上级指導站和其他兄弟单位协同推进档案管理信息化，共同搭建档案管理的共享平台，在网络技术的支持下，实现档案资料的远程查询和借阅功能，使档案管理实现科技化和规范化，提高了档案信息的利用率。通过信息化档案管理手段的实现，将档案管理从传统的实体保管、人工检索和借阅，转变为信息化管理与云技术查寻和利用，使档案管理发展到一个新的水平。

6、提高档案的利用率

档案的重要价值在于利用，无论是为指导站的工作决策提供参考资料，还是为相关活动提供借鉴素材，同时供后人借鉴和回顾珍贵的历史资料，都是对档案信息的利用。档案管理部门要树立服务理念，深入挖掘档案资料利用潜力，主动提供档案信息服务，使档案管理工作真正融入指导站的各项工作之中。

总之，指导站的档案管理工作十分重要，应高度重视，通过多种途径加强管理，提高档案利用率，不断推进档案管理工作向更高的水平迈进。

（作者单位：152400黑龙江省庆安县计划生育宣传指导站）