新农村建设中人才中心档案管理工作存在的问题与对策

冷悦

人才中心的档案管理工作是人才管理的重要组成部分和基础性工作，只有进一步发现档案管理中存在的问题，并采取有效对策，才能进一步促进档案管理工作的顺利开展，更好地服务于社会、服务于单位、服务于各类人才。本文提出了人才中心档案管理工作中存在的问题及应当采取的对策措施。

1、存在的主要问题

①重视程度不够

尽管人才中心的档案管理工作非常重要，但并没有引起与其重要性相适应的重视程度。目前，在一些档案管理单位，无论从领导还是到具体工作人员，都认为档案管理工作只是档案的收集和保管，只要不弄丢、不损坏就算完成任务了。在这种思想的指导下，造成人才中心档案管理工作缺乏服务，档案的利用率不高，而且档案管理的基础设施也不够完备，无法满足工作的需要。同时，由于不够重视，许多档案管理单位工作人员配备不足，与档案数量不成正比，致使档案管理工作存在漏洞。

②管理手段落后

如今已经进入信息化时代，档案管理工作应该充分利用信息化网络技术，提高工作效率和工作质量。但在一些档案管理单位，由于重视不够，投入不足，没有购置相应的信息化管理设备，不具备进行信息化档案管理的基础条件。即使有的单位配备了信息化管理设备，如计算机、打印机、传真机等，但其功能没有得到充分开发与利用，很多单位仍然停留在利用计算机进行简单的记录、表格制作等，没有发挥网络化信息资源共享等作用。

③管理人员专业素质不高

人才中心档案管理工作任务量比较大，需要高素质的专业人才从事这项工作。但由于种种原因，现在档案管理岗位的人员中，一些人只能承担传统档案管理工作，手工登记、检索、整理等，不能适应信息化管理工作的要求。而且有的档案管理单位的工作人员是兼职，档案管理不是其主要工作，精力投入不够，管理不够精心。

④存在放弃档案的问题

在人才中心的档案管理工作中，有一部分人的档案长期搁置不用，超过年限后只能进行弃档处理。人才中心管理的档案资料数量非常多，其中主要包括以下人员的档案材料，一是部分高校毕业生，档案材料被所属高校邮寄至人才中心后就不再过问，二是一些社会流动人员，他们不重视个人档案，认为有没有无所谓;三是个别因私出国人员等。这些档案由于长时间无人问津，超过年限后已经失去价值，因此被弃档。这种现象反映出一些人忽視档案作用的问题，也表明社会上不重视档案问题比较严重。

2、针对存在问题应采取的对策

①加强对人才中心档案管理工作的领导

人才中心档案管理工作任务重，难度大，需要中心领导高度重视，并大力支持档案管理部门开展工作，将档案管理工作列入重要工作日程，加强监督检查和指导，并将档案管理工作经费列入年度预算计划。档案管理部门负责人要认识到档案管理工作的重要性，积极争取中心领导的支持，创新工作机制，发现并解决工作中遇到的实际问题，调动工作人员的积极性和创造性，推动档案管理工作顺利开展。应成立相应的领导机构，明确责任，确定工作目标和任务，并制定档案管理的相关制度，使档案管理工作有章可循。

②提高档案管理工作人员的综合素质

人才中心的档案管理工作非常重要，要求从事这项工作的人必须具备一定的综合素质，否则将无法适应新时期档案管理工作的需要。人才中心要加强档案管理专门人才的培养，选配高素质人员充实到档案管理工作岗位中，要通过集中培训和自学相结合的方式，系统学习档案管理的理论和实际业务知识，也可以利用走出去、请进来的办法，学习其他单位的好经验、好做法，以提高本单位的工作水平和工作人员的业务能力。要建立激励机制，增强档案管理工作人员的荣誉感和自豪感，树立优秀的典型，发挥典型的示范引领作用，共同促进档案管理事业的发展。

③做到档案管理程序规范化

档案管理一方面要保管好，一方面要注重开发和利用，以实现服务于社会和人才的宗旨。档案管理要做到完整、保密，不能泄露有保密要求的档案内容。因此，档案管理工作人员要认真登记，按内容及涉密要求进行统一或分级、分类管理，在进行档案流转时，要注意保密性，流转手续必须规范，对涉及敏感的信息内容，要严格按照规范要求履行流转手续，保证流转的严密性，应建立关于档案流转的责任追究制度，出现问题要严肃查处。档案管理人员要树立法规意识和职业道德，绝不允许泄露档案中的个人信息。纸质档案查询和外借，要履行手续，必须经领导确认批准。电子档案信息要加密保存，不允许随意共享流出。

④引进运用信息化管理手段

目前，档案的信息化管理技术迅速发展，运用信息化手段进行档案管理已成趋势。人才中心档案管理工作要提高运用信息化技术的水平，快速推进信息化档案管理在本单位的运用。中心领导要重视，并积极投入资金，使档案管理软硬件设施完善，配备具有网络信息化技术的专门人才进行维护和管理。要在部门间建立起档案信息化管理和运用的共享平台，使档案信息的流转、收集、利用等，更方便、更快捷、更高效。

综上所述，人才中心档案管理工作任重而道远，需要从业者加强自身素质建设，提高驾驭现代化管理技术的能力，通过兢兢业业的工作，解决当前行业中存在的问题，进一步推进档案管理事业的创新发展。

（作者单位：152400黑龙江省庆安县人才中心）