试论档案管理在农机监理规范化建设中的作用

刘芳

随着农业的发展，农机监理工作需要农机监理档案的支持，通过档案来对农业工作进行记录，对农机监理工作的一些数据进行统计，这样一来是为了日后预测工作提供完善的资料，也可以作为农机决策和监理工作的重要依据。农机监理档案管理是一种有着较强系统性、科学性以及准确性的档案，在农机监理规范化建设中有着重要作用。

1、农机监理档案的作用

农机监理档案对于农机监理规范化有很重要的作用。首先，其可以为农机监理工作提供完整的纸质材料，这是因为在农机监理工作中，主要是通过文字进行记录的，是在工作中的主要依据，而农机监理档案就是对文字记录的信息进行保存的，这样一来，就很有助于日后的整理。其次，农机档案还可以有着预测和决策的作用，这是因为，在农机监理工作开始后，通过对过往的农机监理档案进行研究，就可以发现一些工作上的细节，对于未来的工作是很有帮助的。除此之外，农机监理档案还可以为工作提供交流数据，这就是档案的最基本作用，可以对资料进行完整的保留和整理。最后，农机监理档案也是在未来的工作中有纠错行为和法律纠纷等行为的凭证，这样一来，也能够有理可以说明当时农机监理的情况。

2、农机监理档案的分类

①农业监理业务档案

在农业监理工作中，农业监理档案中的农业监理业务档案就是其中的重要环节，是农业工作的基础，这是因为，农业监理业务档案具有很强的专业性，在工作中很有说服力，能够让工作流程和工作质量有一定的保障。农业监理业务档案中拖拉机技术档案的内容，其工作内容是十分完善的，能够有效的保证工作的正常运行。

②行政执法档案

行政执法档案从名字上就可以理解，在农业监理开展过程中，是需要对很多流程进行记录的，这样的记录能够让农业监理工作有很好的可信度，也相当于有一定的保障。这样的档案对于农业监理工作有一定的保证，能够在未来发生法鲁纠纷时，能够及时的去根据行政执法档案中的资料来进行辩解。

③其他档案

其他档案在农业监理工作中的作用没有农业监理业务档案和行政执法档案的作用大，其主要记录了一些后勤等事物，或者是对工作时间的记录等，这样的记录方式能够有效的让后期工作变得简单，对某一天做了什么事，都会有明确的记录。

2、农机监理档案中所存在的问题

①档案没有及时的进行清理

农机监理档案中会存在很多问题，其中，档案没有进行及时的清理就是其中很严重的问题，这是因为，很多农机监理档案会存储很久以前的记录，经管之前的记录已经完全的被解决了，但是，管理人员却没有对其进行清理，造成了档案过多，从而导致档案混乱的情况。这对于整个档案管理工作造成了阻碍的影响。

②档案管理人员的素质不高

农机监理档案管理人员的素质不高的问题也是当前阶段影响农机监理档案发展的重要原因，这是因为档案管理人员的素质不高，就会让档案的记录和整理都会存在一些问题，导致一些记录丢失，还有的就是由于档案管理人员的自身素质不够高，很多档案问题没有进行明确就下结论，还有就是由于档案管理过程中由于管理人员办事效率低，导致整个工作效率的下降。从而为农机监理工作带来影响。

③没有利用信息技术

在信息时代下，信息技术的应用是十分广泛的，但是，就现阶段而言，农机监理档案并没有使用信息技术，这也就导致了当档案信息量增大的时候，无法对农机档案信息进行及时的统计和整理，而且统计起来耗时耗力，影响整个工作的进程，从而影响了农机监理档案的管理。

3、档案管理在农机监理规范化建设中的作用

①建立档案管理机构

在很多工作单位以及企业中，都将档案管理的有条不紊，设置管理机构，对于农机监理工作中也是如此，需要建立档案管理机构来对农机监理档案进行管理，如果，没有档案管理机构，就很容易导致档案的丢失和没有及时的对农机监理工作进行统计，因此，就需要去建立档案管理机构，通过管理机构来对档案进行管理，这是一种很有效的解决方案，能够让农机监理档案工作走向规范化，标准化，和科学化。这也是对于农机监理工作的一种提升方式。

②制定明确的制度

没有规矩不成方圆，没有严格的监督管理和科学的管理措施，就会让管理人员不能顾及到所有人进行有效的监管。在农机监理工作中，制定明确的监督制度，对于农机监理规范化建设也有着重要意义，能够让工作人员在工作中更加的仔细认真，能够对问题进行正确的分析和判断，这对于农机监理规范化建设有着重要的意义。通过明确的制度，还可以让工作人员遵守工作规约，对于提高工作质量和对农机监理的管理有着很好的帮助。

③确保电子档案和文字档案的统一性

在农机监理工作中，不光要有文字档案，还要有电子档案，但是，很多的农机监理工作中，电子档案和文字档案并不是统一的，这也就为农机监理档案工作带来了一定的影响，导致了档案工作的效率降低，而确保了电子档案和文字档案统一后，对于后续的工作有很大的帮助。这对于整个档案管理农机监理规范化的建设中起着很好的积极作用。提升其工作的高效性。

通过对档案管理在农机监理规范化建设中的作用进行分析和研究，可以看出，档案管理在农机监理规范化建设中有着很好的提升作用。通过把农机监理档案分成农业监理业务档案、行政执法档案、以及其他的档案几个项目，明确其檔案管理。也能够了解到就目前而言，农机档案管理工作中所存在的档案没有及时的进行清理，档案管理人员素质不高以及没有利用现代化信息技术等问题，降低了农机档案管理工作的高效性。因此，需要对其进行规范管理。可以通过建立档案管理机构、制定明确的管理制度以及确保电子档案和文字档案的统一性几个方面入手，提升整个工作的高效性，让档案管理在农机监理规范化建设中的作用得到有利的发挥。

（作者单位：232000安徽省淮南市农机监理所）