总装车间简道云业务流程应用

徐友谊　姜磊　龚龙强　邓智良　张海峰

摘 要：随着移动办公的飞速发展，业务流程化、数据电子化已成为一种趋势。如何将业务流程结合电子化嵌入生产车间的日常管理，是制造行业的一大课题。本文主要讲述依托简道云平台对总装车间的业务流程进行搭建，实现总装车间业务流程化、数据电子化，助力车间进行成本控制、提升运行效率。

关键词：业务流程;简道云;管理

1 总装车间现状

在主机厂四大工艺车间中总装车间人数最多，约占四大工艺车间总人数的50%，涉及业务最广，例人员培训、岗位考核、设备点检、旁路管理、物料断点、工艺变更、监视测量等，各类型业务累计超过100项。各层级人员对相应业务流程的使用频率高，以2018年全年统计，相关数据超过25万条。而目前业务流程的主要方式还是依靠纸质媒介、人工流转，存在如下问题：

1.1 保存查阅不便

为了证明产品符合要求和过程有效运行并在有需要时实现可追溯，总装车间针对使用的178项纸质记录规定了明确的保存方式及年限。以“班组长质量检查“记录为例，班组长需要每天使用5次该记录，每次记录2条相关数据，以总装车间60个班组长统计全年数据约15万条，使用纸张约5000张。该记录在工段文件柜集中存放，保存年限为1年。受纸张质量、外界环境影响，经过一段时间后纸张便会出现发黄发脆的情况，且容易遭受虫蛀鼠害。但ISO9001：2015质量管理体系7.5.3文件控制章节中要求”质量管理体系和本标准所要求的形成文件的信息应景行控制，以确保：a）需要文件的场所能获得适用的文件;b）文件得到充分保护，如防止泄密误用、缺损“。[1]可见目前记录的保存查阅风险较高。

1.2 流转缓慢

业务流程一般步骤多，涉及区域广、牵涉人员多、流转周期长，对流程的及时传递与迅速处理要求较高。以“总装车间变化点管理“流程为例，该流程涉及总装车间、质量区域，牵涉人员包含车间班组长、工段长、值班工程师、值班经理、质量工段长等角色，从变化点流程发起→值班工程师审核→值班经理审核→班组长跟踪→工段长验证等环节，根据不同类型的变化点制定不同的跟踪周期，多则耗时约2周，若不能及时流转完成，无法保证变化点的有效控制。

1.3 业务监管、数据分析应用难

目前车间业务流程相互独立，数据孤立无法相互共享，大量的数据没有统一的平台归口管理，大部分数据仍以纸质形式留存，不便于统计分析，且大量纸质数据重新转化为电子数据费力耗时，业务无法进行有效监管，数据分析展示基本处于停滞状态，没能发挥数据真正的应用价值，数据变得鸡肋，无法为车间管理运行提供决策。

2 简道云介绍

简道云是帆软软件公司的主要产品，通过帮助用户搭建灵活易用的应用平台，旨在满足企业/部门的个性化管理需求，帮助企业规范业务流程提升管理效率，促进团队协作减少工作沟通障碍，实现数据追踪形成企业数据资产。简道云操作简单用户入门容易，无需编程即可搭建OA办公、销售管理、生产管理等应用。同时简道云安全保障无忧，拥有强大的备份服务器集群定期备份数据并结合分布式服务器集群在发生故障节点后自动接管，数据传输加密从网络层到数据层从内部视角到外部视角均部署防护和监测体系，机密信息及未脱敏信息禁止展示安全保障无忧。目前已有超1000万人、40万家企业在应用简道云，超60万个管理应用被搭建起来。

3 简道云业务流程应用

3.1 团队建立

简道云作为企业微信的第三方应用，通过关联企业微信与简道云能实现通讯录的共享。管理员可直接将企业微信中的成员同步至简道云通讯录，在简道云通讯录中设置相关角色，便于后期流程的应用及权限管理。

3.2 业务流程梳理

从20世纪90年代引入质量管理体系至今，质量管理体系已经广泛应用到各大领域。ISO9001：2015标准鼓励在建立实施质量管理体系以及改进其有效性时采用过程方法，通过满足顾客要求，增强顾客满意，因此业务梳理的核心首先应该是先别体系过程，其次根据具体过程开展业务流程梳理。

1）过程识别：总装车间使用过程方法识别车间涉及的质量管理体系过程10个，以总装车间产品制造过程为例，第1步填写过程的名称，确定过程拥有者，第2步填写具体的输入要求，包括内外部顾客如国家、行业、用户、公司内部部门的要求，第3步填写具体的输出即具体交付物，如合格产品、生产记录、质量报表等，第4步填写具体的操作方法，如支持的程序文件、作业指导书等，第5步填写使用的工具、设备、基础设施等，第6步确定对应的部门及相关人员，第7步明确使用的关键准则（测量评估），第8步考虑该过程的风险，第9步根据识别的风险制定对应的措施，最后得出总装车间产品制造的过程图，见图1。

2）流程梳理：流程图运用簡单的符号、线条、形状和语言，以图形展示了流程中的作业及其先后顺序，通过流程图我们可以了解、分析、研究公司的相关流程活动。[2]总装根据过程识别的结果，梳理体系过程相关的业务，了解运行现状，明确各项业务流程输入、输出、节点、涉及区域、人员、顺序、要求等，利用业务流程软件绘制业务流程图，累计完成车间86个业务流程图。以总装车间变化点管理流程为例，见图2。

3.3 简道云业务流程应用

根据业务流程梳理的情况，总装车间制定对应的简道云业务流程开发计划，由车间体系组统一管理，各业务部门主导流程开发工作。按照简道云流程表单的搭建步骤：首先在简道云系统中选择对应的字段完成表单设计，其次参照业务流程的梳理绘制对应的流程图，并为每个节点设置负责人和字段权限，然后将表单发布给对应成员，最后设置数据权限，有权限的成员即可发起、查看、管理、导出数据。

1）业务流程的应用：业务流程是为客户生产产品或服务的日常活动，对这些流程进行管理、改进或应用一些技术是任何组织取得成功的关键。[3]以总装车间变化点业务流程为例，总装车间受外界环境和运行策略的影响较大，通过统计2019年前5个月累计发生各类变化点超800次，如何维持系统的稳定，在受控的条件下生产，确保持续稳定的输出成为了一个大难题。为了全面收集、记录、查询、跟踪变化点的运行情况，体系组和质量组联合开发的简道云变化点管理流程见图3。总装车间全部人员能利用该系统实时发起变化点流程，管理人员在接收信息后开展审批，并且利用系统的提醒功能流程开发人员能根据实际需求设置提醒周期和频次，避免流转缓慢的情况，相应负责人的验证记录全部在流程中体现，流程流转完成后数据正常存档方便查阅。

2）数据的应用：传统的纸质数据在统计分析中存在诸多不便，简道云建立了一套数据可视化工具，便于数据的展现和分析。总装车间利用该功能建立了“变化点报表”见图4。通过后台设置，报表能实时更新变化点数据，左上角的“变化点类型分布”图表能显示生产六要素的分布情况，右上角的“各区域变化点分布”能显示各工艺段、班次的变化点分布情况，底部的“变化点详情”图表能显示变化点的具体信息，包含时间、工段、工位、内容、控制方法、验证记录等。通过设置定时提醒，相应负责人会在设置的时间收到报表运行状态，报表还支持数据导出功能，便于管理人员将数据导出开展分析应用。

4 总结

简道云目前已应用在总装车间岗位考核、设备管理、物料管理、工艺变更等54项业务流程，通过简道云业务流程化，数据电子化，每年可节约流转、查询、监控时间约4100小时，效率提升20%以上，每年节约金额超20万元。该方式的应用避免了纸质文档的管理问题，极大地提升了运行效率，保障了车间的质量输出，节约了车间的运行成本，为后续改进提供了数据支持。后续总装车间将继续进行业务流程管理并开展优化再造，深挖业务流程价值，形成核心竞争力。

参考文献：

[1]ISO9001：2015质量管理体系要求.

[2]水藏玺，吴平新，刘志坚. 业务流程优化与再造[M].北京：中国经济出版社，2013.

[3]（美）马文·M.沃泽尔（Marvin M. Wurtzel）著;姜胜译.什么是业务流程管理[M].北京：电子工业出版社，2017.