浅谈高职院校资产档案的信息化管理

王永峰 洪坚 李伟华

摘要：本文分析高职院校资产档案管理的信息化需求，认为高职院校资产档案的信息化建设的重点应放在更新资产标签形式，加强资产档案数据库建设，做好资产档案管理系统的功能开发。

关键词：高职院校;资产档案;信息化

中图分类号：G717 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2019）015-094-01

一、高职院校资产档案管理的信息化需求

随着高职院校的发展，资产数量迅速增加，学院资产管理任务日益精细，相应的对资产档案的管理效率要求提高，档案管理人员能够迅速的找到资产档案，并能随机调取资产的使用情况，当前高校资产管理技术落后，账本查询效率低下，设备的信息性复杂，当面对针对性调查，例如固定资产发生转移或变动时，账本或者资产标签的登记、记录过程繁琐，而且查询结果不方便制作查询清单，原始文档不容易保存，使用过程中资产的标签随时间推移会发生不同程度的磨损，由此可见传统的资产管理方式已经不能满足资产档案的管理要求。使用现代化的信息技术手段，要提高资产档案的管理效率，已经成为资产管理的迫切需要。

二、高职院校资产档案的信息化建设的重点

随着信息化在管理系统中的应用，高职院校也采用相关的资产管理软件系统，但系统模块的建设离不开基层管理人员对资产档案数据库的建设。

资产档案数据库建设，成为当前高职院校资产管理工作的当务之急。对于推广拥有资产管理信息系统，具有基础性建设价值。

（一）利用无线射频技术更新资产标签

纸质标签在资产周转使用过程中信息读取效率低下，而且磨损丢失更影响了资产档案管理的连续性，高职院校的资产范围较多，包括公房，房屋产权，房屋修缮工程，设备采购招标，教学仪器，水电费收缴及电力运行，校园维护，安全管理，以及多媒体教室的运行维护等方面，因此资产档案的数据库建设，应由各职能科室配合，应用无线射频技术于高职院校的重要资产管理，给资产张贴RFID资产管理标签，真正低成本且多功能的标签。

各职能科室根据自己使用资产情况，建立资产档案。后勤管理处收缴各职能科室搜集来的档案归档，到档案室，对资产档案照归档原则，进行编码归档，建立资产的验收、入库、证卡管理、清查、登记、统计、报告程序。

（二）做好资产档案的数据库完善整理工作

对资产管理过程中产生的各类文件，分门别类进行收集，按照资产管理的要求，分类编目、登记和加工整理，做好资产档案的归档工作，资产部门建立健全资产文件的形成机制、整理归档制度，保证资产档案的完整和质量。科学对资产进行分类。在学校资产档案中的，学仪器设备与基建房产档案要建立专业技术档案。档案管理人员应该按照资产档案管理的三级目录，分别建立资产档案数据库。随着数据软件与资产管理系统的更新该及时补充完善资产档案数据库，适用综合管理档案数据库的数据使用要求，添加完善相关数据备份，包括资产设备的使用管理规章制度、设备工作计划、购置计划、申请报告及经费分配，调拨资产设备业务的综合性统计材料，与资产相关的其他等原始档案，包括申购计划，订货单合同、到货验收后形成的接交档案。补充资产基本信息数据库，资产设备的名称、出厂编号、型号、生产厂家、设备价格等。建立设备运行档案，投入使用后设备的操作、保养、使用记录、运转情况、维修、检修、改装记录以及事故记录，质量鉴定等情况。

SQL数据库作为后台数据库，资产档案数据库的维护资产档案数据库建立起来之后，要有专人负责，并维护及时，对学校以及市场变化情况进行录入、补充保证数据库的准确性与及时性。

（三）适应资产档案管理需求，做好资产档案管理系统的功能开发

在计算机上修改五项数据，现在方便快捷，是传统手工修改数据所无法替代的。资产档案数据库应该充分发挥作用，SQL数据库的优点，确实利用价值，强化检索查询功能，保证数据库，不仅能够提供单项查询，还能进行多项，组合查询。

SQL数据库技术对资产档案进行管理，克服传统账本、卡片、实物不统一的缺陷，例如使用数据库，可以对所有的资产在数据库中根据，数据库信息中提出设备的型号存放地点，按照存放地点的字段名进行查询，使用数据库共享功能，连接财务部门，随时查看设备的折旧、账面价值等财务信息，同时完成账面报表打印功能，输出纸质档案，在设备发生变动时，在备注中可以注明，以电子文档的形式存放，保证数据的正确性与快捷性。

实现数据库与资产档案管理系统的对接。例如可以将数据库增加资产采购模块功能，增加采购管理申请、设备验收、相对应的采购计划，审批对应的时间会以及财务支付，安装过程，以及材料验收入库等内部控制程序。通过资产使用模块查询设备管理使用情况，与高职院校的员工信息数据库对接，查询根据设备标签查询设备正在被谁保管使用，教师员工也可以查询自己名下的所有资产情况，增加资产设备信息的添加、修改、查询报表生成功能。而且根据工作人员设置不同的管理权限，进行不同的功能操作。学校资产的管理人员要熟悉掌握各类资产的信息使用情况，做好详细记录。

资产使用效益评价是高职院校资产管理的重要指标，资产档案数据库还可以开发资产使用效益评价功能模块。例如在高校资产管理中，利用数据库技术，可以建立资产使用效益评价功能，实现资源优化配置，从而实现记录重要资产的使用情况、资产的产出情况。同时学校实验室的资产是高校的重要资产，可以利用數据库构建专门实验室资产管理模块。该模块包括实验设备的基本信息、使用、设备维修件以及故障信息，此外实验室内的压力容器、易爆物品、电磁设备的存放环境和条件以及使用或管理人员信息应该包括在实验室环境里功能模块中，改变传统实验教学中上课时间忘记记录相关信息，不及时更新使用专业、使用人员信息以及实训设备维护信息滞后的拒面。