高校财务档案管理特点及其改进措施

孟令新

摘要：高校财务档案是高校经济活动的完整体现，加强财务档案管理工作有利于高校对财务信息的掌握和利用，目前高校财务档案具有较强的真实性、专业性、利用性以及关联性的特点，为了提高高校财务档案管理的能力，可以从完善财务档案管理信息化构建，加强档案的利用性、加强财务档案管理重要性教育工作、加强财务档案管理人员的技能培训，提升专业素养三个方面来进行。

关键词：财务档案管理;特点;措施

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2019）018-0284-01

一、引言

高校财务档案是高校科研、教学活动、建设等项目过程中产生的具有凭证意义的财务申报书、财务报表、交易记录等会计核算收支材料。对财务档案进行管理就是对高校各项活动开支的有效控制，提高高校财务管理工作有助于改善高校往来资金利用的合理性。高校财务档案管理普遍具有较强的真实性、专业性、利用性以及关联性，本文具体探讨了高校财务档案管理的特点，并对完善高校财务档案管理提出了改进的措施。

二、高校财务档案特点

（一）真实性

高校财务档案的真实性主要表现高校在进行任何有关于资金方面的工作时，都会产生许多记录资金往来的交易发票、凭据等，而这些直接证明交易过程的材料都准确的保存在高校财务档案管理体系中，同时对于保存的财务数据不得进行更改，这也就确保了财务档案管理中的交易数据与实际的交易情况是相符合的，具有较强的真实性，通过对财务档案管理中的财务数据进行分析就可以清晰的看到高校的财务往来情况。

（二）专业性

高校财务档案还表现为较高的专业性，这是因为财务管理中牵涉到许多专业的名词与计算公式，具体来说体现在以下两个方面：第一，财务收支票据，这其中包含了学生学费交易凭据、公共活动开展费用清单、科研项目资金使用、设备采购费用清单以及院校设施建设费用清单等;第二，财务核算往来凭据。这其中包含有老师工资发放清单、院校职工节日福利发放表、银行往来对账单等。

（三）利用性

高校财务档案是对院校资金往来的详细记录，也是高校在后期进行审核的重要凭证，因此高校财务档案具有非常高的利用性。具体来说可以分为两个方面：第一，在财务档案管理建立最初几年时间内，需要对进行财务内部账单进行核算以及账单查询;第二，在财务档案管理工作完成以后，需要转交給院校综合档案管理中心，这时档案的使用主要集中在高校的财务审计、院校职工以及学生的财务凭证查询。

（四）关联性

现阶段高校的财务管理方案普遍采用“统一领导、集中管理”以及“统一领导，分级管理”两种方式，根据院校的实际情况并进行评估审核后合理分配院校的公用资金与资源，将院校中的所有部门视为一个经济主体，在院校经费使用过程中共同倡导节俭、增收，组建成相互联系、相互关联的财务主体，并且相互之间不可分割，清晰的体现了高校财务管理的状况。另外，高校财务档案也是院校进行预算评估的主要依据，具有很强的关联性。

三、高校财务档案管理改进措施

（一）完善财务档案管理信息化构建，加强档案的利用性

我国已经全面进入了信息化社会，加强高校财务档案管理的信息化构建，不仅能够有效的防止因为长时间放置造成字迹模糊的问题，也能够极大的改善财务档案管理查询业务的便捷性，提高档案的利用效率。院校充分运用现代科学技术，落实财务档案管理信息化构建工作，并可以开发财务档案管理专业软件，使得所有的财务管理工作都可以通过互联网平台实现，财务工作人员在进行数据录入时会自动生成档案编号，方便进行后续的档案查询。同时还可以将财务数据分享给分管部门的财务管理人员，实现财务数据的共享。

（二）加强财务档案管理重要性教育工作

加强高校财务档案管理工作的建设，充分调动每一位院校工作人员参与到财务档案管理工作中。要想院校领导以及老师能够重视财务档案管理工作，必须要让院校职工明白财务档案管理建设的重要性，只有这样才能促进院校领导与老师真正的将工作落实到实处。加强对院校领导和老师的宣传教育工作，讲解如何开展财务档案管理工作，以及财务管理工作对院校发展的重要性，让院校所有人员都清楚院校财务档案管理工作面临的问题以及优化的方案，这些工作必须要院校领导和老师共同来完成，使每个人都充分认识到财务档案管理建设离不开大家的共同努力。

（三）加强财务档案管理人员的技能培训，提升专业素养

财务档案管理信息化的建设中非常重要的一个环节是财务档案管理人员的信息录入和管理工作，这不仅要求管理人员对档案资料进行分类、将各个纸质信息输入到计算机系统中，同时还要求管理人员能够熟练的使用电脑、网络以及信息安全等技能。高校财务档案管理建设的好坏直接和档案管理工作人员息息相关，为此，必须要加强财务档案管理人员的技能培训，提高管理人员的专业能力并学习现代前沿技术，建立一支高素质的财务档案管理队伍。

四、结语

随着我国信息化技术的不断发展，建设完善的财务档案信息化管理体系变的十分重要。高校财政资源的使用关系到高校的未来发展和规划，因此，加强高校财务档案管理工作非常有必要。高校财务档案管理部门需要不断完善管理制度，确保财务档案管理能够在高校发展中发挥出自身的价值。