浅谈中小博物馆藏品数字化管理系统建设——以惠州市“一普”藏品管理系统为例

周俊祺

博物馆数字化建设不仅是博物馆适应时代发展的必然需求，更是提高博物馆管理水平、促进其自身发展的必然选择。而博物馆数字化的首要任务是藏品的数字化。美国著名博物馆学家乔治·埃里斯·博寇(G .Ellis. Burcaw)指出:“藏品是博物馆的基础，也是这个领域的基础，没有藏品,就没有博物馆的一切。”数字化的藏品管理系统不但可为管理者、使用者提供准确高效的查询、修改、统计、复制、输出等基础功能性服务，还可以有效减少因提取数据而产生的文物本体的流转次数, 降低损坏的风险,为文物安防、文物研究、文物展示等工作的升级完善提供坚实的支撑。

对于中小博物馆而言，馆藏设施落后，藏品管理混乱是普遍面临的问题。而藏品数字化管理系统可以用尽量少的资金与通用技术来解决藏品的保护和利用问题。惠州市作为一个地级市，共有 17家文物收藏单位，拥有 9000多 套、实际数量近 14万件的可移动文物（据第一次全国可移动文物普查数据）。藏品数量虽然比较丰富，但在藏品的管理工作方面，博物馆等收藏单位一直采用人工登编藏品数据的管理模式。对应每一件藏品，都要人工登编多张内容相同的纸质卡片，这样的处理方式造成重复工作、统计繁琐，归档难查等弊端。对文物展示、藏品交流、研究利用工作带来了不便，因此利用信息技术对藏品进行数字化管理是博物馆文物管理人员的希望。

第一次全国可移动文物普查统一了藏品著录标准，规范了藏品登录的要求，为中小博物馆建立统一的藏品数字化管理系统奠定了坚实基础。借此契机，惠州市博物馆立足普查藏品信息平台，结合藏品管理工作实际，深入了解藏品管理工作需求，开发了惠州市第一次全国可移动文物普查藏品管理系统。笔者作为惠州市博物馆“藏品数字化管理系统”建设项目的负责人，以惠州市第一次全国可移动文物普查管理系统的探索与实践为例，谈几点自己的想法。

一、系统开发要求

根据工作经验总结和需求分析，一个较好的藏品数字化管理系统，应该要满足这些要求：

（一）系统具有实用性与藏品的安全性，集信息查询、库房管理、陈列展品及藏品征集、鉴定、照相、保养、复原、维修、装裱等各种业务管理于本系统上统一管理。

（二）支持藏品图片、文档等资料的管理、同时对藏品的多媒体文件也有相应的处理方式。

（三）当藏品仓库中的器物发生增减的时候，系统能够及时反映器物的入库、出库及库存信息，以便使管理人员能够对展会、展厅每次的效果进行有效分析，从而实现有针对性地宣传或展览各类藏品。

（四）系统可以消除传统的馆与馆之间以及馆内各个部门之间不可协同的障碍，使原本繁杂、枯燥的藏品管理工作，变得轻松、便捷，让博大精深的藏品真正地显示其自身的光芒与价值。

（五）藏品信息管理系统应从博物馆业务的基本功能出发，以藏品信息为主，围绕着博物馆的收藏、保管、安全、研究、利用五大基本功能，涵盖藏品信息的接收、鉴选、分类、定级、登帐、编目、建档、入库、保管、提用、注销、统计、保养、修复、复制等信息化管理。实现文物的出入库管理、快速分类、日常库存盘点、快速查找、信息预警、流程审批等业务的信息化和自动化，提高管理水平。

（六）可根据国家博物馆提供数据对接接口，实现两个系统数据对接，实现藏品信息的批量导入。

二、系统具体功能

惠州市第一次全国可移动文物普查藏品管理系统主要分为两大模块，一个模块是藏品数据库，一个模块是工作流程管理。

藏品数据库模块是系统的核心层，存储藏品数字信息，为保证与第一次全国可移动文物普查平台的无缝连接，保持地方平台与国家平台数据的一致性，达到互为备份的目的，藏品数据库的数据内容与字段设置与国家平台一致，而为了方便文物收藏单位管理工作，增加了诸如藏品所在馆舍、库房、架号、仓格号等信息以及文本、图片、影音等资料文件上传、下载、数据打印等应用元素。

工作流程管理系统模块是整个系统的应用层，包括收藏管理、保管管理、安全管理、研究利用、检索统计、工作流管理、行政管理、系统设置共 8个功能模块，另外还设计了“我的工作台”模块用以提醒工作人员代办事项、展示统计信息和流程图。

收藏管理下设鉴定机构、接收登记、清理修复、藏品鉴选、藏品注销、指标分类管理、藏品档案、不入藏藏品台账共 8个子功能模块。通过这些功能模块可以登记接收的物品信息，记录清理修复、鉴定情况，制作入藏物品的藏品档案，制作不入藏物品台账，对馆藏进行注销管理。另外，可以通过鉴定机构模块记录鉴定机构的名称、地址、联系人及电话等信息，便于工作人员选择、对比和联系，可以通过指标分类管理对藏品档案数据的字段进行新增、删除、修改，例如可以新增一个“革命文物”的字段，便于统计、查找、布展等工作。藏品档案菜单还设计了藏品数据的导入导出功能，方便数据备份，并可通过数据转换接口与国家平台保持数据同步。值得注意的是，为了保证工作流程的灵活性，这里特别设置了手工录入功能，以跳过部分或全部流程环节，进入下一环节甚至直接进行登记入库。

保管管理下设借出申请、借出确认、归还申请、归还确认、库存盘点、仓位管理、到期警报共 7个子功能模块。通过这些功能模块可以对藏品进行借出、归还管理，进行库存盘点记录，对收藏单位的藏品存放馆舍（适用于有分馆或多座藏品存放建筑的单位）、库房、柜、格架、箱进行定义、设定相应管理员，便于快速定位藏品位置，到期警报功能可以对借出藏品的归还期进行预警，确保按时收回藏品，降低风险。

安全管理下设环境安全、事故意外、出入登记、提用安全共 4个子功能模块。通过这些功能模块可以对仓库特定位置的防火，防盗，防潮，防震，防尘，防霉，防鼠的情况、意外事故情况和人员出入库情况进行记录，可以对外借的藏品进行跟踪记录。

研究利用模块可对藏品的研究情况进行记录，并将有关资料以附件的方式上传到系统，便于研究成果的整理、查询、分享和利用。检索统计下设快速查询、分类统计、出入库统计、藏品入藏统计、多媒体查询共 5个子功能模块。通过这些功能模块可以对藏品的各种信息进行查询，按藏品类别、文物级别等口径进行统计生成图表，统计一定时间内出入库的藏品件数，统计一定时间内入藏的藏品件数，查询管理藏品的多媒体资料。

工作流管理下设流程模板、待办信息、已办信息 3个子功能模块。通过这些功能模块可以对工作流程进行设计定义，处理待办工作流程，查询已办事项。值得指出的是，工作流程不是固定而生硬的，本系统进行了灵活设计，不同的收藏单位可以根据自身实际，自定义工作流程，如定义工作流程的发起人、审批人，审批程序等。

行政管理下设部门管理、岗位管理、员工管理 3个子功能模块。通过这些功能模块可以对当前登录账户所在的收藏单位进行部门管理，并针对部门指定相应的主管人员，用于审批流程；可以对岗位进行新增、修改、删除、启用、停用等操作；可以对员工进行新增，修改，删除，任职（可选）和转正（可选）、离职、账号申请等信息的维护（可作为一个简单的人事管理系统使用，进行任职和转正信息的维护）。

系统设置下设收藏单位管理、菜单管理、页面元素管理、角色管理、用户管理、数据字典共 6个子功能模块。通过这些功能模块不但可以对收藏单位、用户账号、角色权限等应用层进行管理设置，还可以对菜单控件、页面元素、数据字段等系统基础层面元素进行管理设置。

三、系统发展展望

惠州市第一次全国可移动文物普查藏品管理系统以藏品管理为中心，覆盖主要的业务部门和业务流程，既可自定义藏品指标功能，亦能随时与国家文物行政部门颁布的新藏品指标规范保持同步更新；可调整藏品分类，解决文物收藏单位不同分类的要求，多层次、多方向、立体交叉的藏品管理权限控制，对软件模块、藏品指标、藏品级别类别、藏品库房、审核范围均可授权；自动记录操作日志，确保可管理、可追溯的安全性。实现以藏品为中心，以业务流程为主线，以业务资料采集、积累、整合、统计、查询为手段，满足文物收藏、保管、安全、研究、利用、展览、宣传教育等业务的需要，提高文物收藏的工作效率和管理水平。

有了数字化的藏品管理系统作为基础，中小博物馆可以有效地完善数字化博物馆建设，只要将本系统与博物馆的数字化展厅系统连接，就可以让观众欣赏到更多的藏品、查询到更丰富的文物资料、分享文物研究的成果。

接下来，中小博物馆可以应用二维码技术，对藏品管理和展览展示进行优化升级。利用二维码编码软件将藏品的总登记或其他识别号进行编码生产二维码，将二维码（尺寸尽可能小）粘贴在藏品格位、锦盒或是藏品本体不影响安全和观赏的地方，配合与本系统联网的扫码设备，一扫即生成所需表格，实现“超市收款式”便捷出入库管理，极大地提高工作效率。讲解系统中加入藏品二维码识别功能，观众可以通过扫描展品标签上的二维码，获取详细介绍、语音讲解、多角度图片等更多的展品信息。

四、结语

中小博物馆藏品数字化的建设之路尚在探索和实践中。在工作实践中笔者体会到，博物馆业务工作的数字化不是一蹴而就的事情，需要自上而下统筹，多部门通力协作。我们相信，随着技术的进步、投入的增加和标准的健全，藏品数字资源建设将应用范围更广，在保护文化遗产、提升大众文化素质甚至创造经济效益等方面发挥更大作用。