关于构建档案安全保障管理机制的思考

王玲

摘 要：档案管理是各级单位、各个行政事业单位最为核心的管理工作之一，其主要目的是确保档案的完整性，便于后续的查阅与检查。但通过调查发现，如今此项工作并未受到广泛的重视，实施过程中仍旧存在种种问题，因此应当构建安全保障机制。本文简要分析了构建档案安全保障管理机制的原则，重点探究了相应的策略，以供参考。

關键词：档案 安全保障 原则 策略

档案在整个社会经济发展中发挥着不可小觑的作用，新形势下必须要重视档案管理工作，从多个角度出发全面提高档案安全与完整性，充分凸显出其实际价值。现如今，如何构建并完善档案安全保障管理机制，已经受到各个方面的高度重视。以下则是笔者就此的分析与论述。

一、构建档案安全保障管理机制的原则

从本质上分析，档案管理工作具有复杂性这一明显特点，这是因为档案管理涉及的内容极其繁多，若是欠缺相应的管理机制，那么必然会频发种种问题，对档案的准确性以及稳定性造成负面影响。因此，必须要加强重视管理机制的构建，在此过程中遵循以下几项原则：

（一）长远性原则

鉴于档案管理工作有了一定的特殊性，在构建管理机制的过程中，应当坚持长远性原则。具体是指，相关人员应当从多个角度出发展开综合考虑，与多方进行交流与探讨，提升管理机制的针对性以及适宜性，确保其能够在管理工作中长久运行，并切实发挥效用。若是未能重视长远性，势必会引发资源浪费、效率极低等问题。

（二）全面性原则

随着社会经济的飞速发展，档案管理工作系统性特征尤为突出，这一特征要求相关人员应当认真完成各项细节性工作，保障档案的有效使用。信息化时代背景下，电子档案逐渐取代了纸质档案，档案资源被存储在数据库中，若是需要查看登录账号即可。此时则容易发生档案资源泄露、窃取等问题，为了从根源上消除这些安全隐患，必须遵循全面性原则，即从硬软件建设、制度约束等多个方面出发，不断完善管理机制，保障档案管理的安全与稳定。

（三）效率性原则

在满足全面性原则的过程中，还应当充分把握新时代信息传播的特点，注重效率性原则。有关单位需侧重于培养档案管理人员的综合素养，使他们可应用专业知识提高工作效率，同时结合实际情况完善管理机制，防止出现失误现象。在管理机制的作用下，使得相关人员可在短时内完成工作任务，同时确保查阅档案资料的效率，保障档案管理工作顺利开展。

二、新形势下构建档案安全保障管理机制的策略

（一）强化风险评估机制的针对性

风险存在于整个工作过程中，要想确保档案安全，则必须采取有效措施规避风险。首先，相关人员应当结合工作实际，从不同的角度出发分析各个工作环节存在的风险，突出重大矛盾，预先制定与之相应的手段;其次，因不同环节存在的风险有着一定的差异性，应当根据现状，提高风险规避方式的科学性以及合理性，在此基础上提高风险管控能力;再次，档案也有着层级之分，因此需要根据实际需求确保档案分级的标准性，针对性地完善风险评估机制。应当注意的是，在设定风险评估机制的过程中，需要保持严谨的态度，加强整个机制的针对性，使其落实到各项工作，并获得良好的成效。

（二）不断优化安全管理机制体系

要想促使档案管理工作的顺利开展，应侧重于优化安全管理机制体系。第一，相关人员可借鉴先进单位档案管理实践案例，从中汲取经验，通过对比的方式发现问题，坚持实事求是的原则，健全制度体系。第二，在工作过程中，全面把握各个细节，做好记录、整理、统计工作，基于此确保数据准确与完整。第三，建立定期检查制度，对所有档案展开统一性核查，与记录表对应起来。同时，因检查工作量较大，故可充分借助信息技术，大大提高工作效率。第四，做好查阅者个人信息登记工作，严格约束查阅权限以及期限，若是发现不及时归还或者随意篡改的问题，则及时上报，加以处理。

（三）建立并完善全面的应急机制

突发事件在档案管理工作中也会发生，故也要结合实际情况建立应急机制，确保突发事件能够在短短的时间内得到科学、有效的处理。有关单位应侧重于强化档案管理人员的防范意识以及应急能力，加大应急措施的宣传力度。同时，还可根据单位实际组织应急事件处理队伍，事先预测，加强监督管理。若是遇到突发事件，则需要保持镇定，尽可能将时间造成的负面影响降到最低。除此以外，优质人才是提升档案管理工作质量的中坚力量，有关单位必须重视优质人才的培养，提高人员管理机制的综合性。新形势下，以信息素养与专业能力为核心，科学设置培训内容，加大培训的针对性以及实际性。建立监督考核机制，从多个角度出发，确保档案管理工作顺利开展，从根本上保障档案的完整性与安全性。

三、结语

综上所述，新形势下档案管理工作在整个管理体系中的地位愈加突出。因此，现阶段档案管理人员应当充分把握相应原则，并从强化风险评估机制的针对性、不断优化安全管理机制体系、建立并完善全面的应急机制等多个方面做起，完善档案安全保障管理机制，有效发挥档案资源的实际价值，从而进一步推动社会和谐发展。

参考文献

[1]刘泽珊.档案安全保障管理机制的构建[J].城建档案，2018，（3）：44—45.

[2]聂云霞，张加欣，甘敏.信息生态视域下数字档案用户信息安全保障系统构建研究[J].档案学研究，2017，（01）：66—72.