档案利用服务工作的几点思考

钱海峰 周淼

摘要：档案信息资源利用是各级国家综合档案馆为社会各方面更好地提供服务的一个重要途径和形式。本文阐释了档案信息资源利用的现状以及存在的三个方面的问题，并提出要加强对档案开放工作的监督指导，完善档案利用制度，创新档案信息共享方式来促进档案利用服务工作的开展。

关键词：档案利用档案馆档案开放

习近平总书记在十九届中央政治局第二次集体学习时强调，要推动实施国家大数据战略、推进数据资源整合和开放共享、建设数字中国。将馆藏档案信息资源更好地为社会公众提供利用服务是各级家综合档案馆的根本职责。按照党的十九届三中全会决定，我国自上而下进行了党和国家机构改革。改革后，各地档案机构设置有了很大变化，多数地方由“局馆合一”改为“局馆分设”。[1]在此背景下，进一步做好档案利用服务工作意义重大。国家档案局局长李明华在2018年全国档案局长馆长会议上指出：要进一步做好档案查阅利用服务，同时在确保安全的前提下不断加大档案开放力度，并通过档案资源共建共享、互联网在线服务等方式，使档案利用服务更加方便快捷、优质高效。[2]笔者尝试结合自身工作实际，谈谈对如何做好档案信息资源利用服务工作的几点思考。

一、档案信息资源利用的现状

档案信息资源利用是各级国家综合档案馆为社会各方面更好地提供服务的一个重要途径和形式，是公民相关权利得以实现的必要保证，是国家政治民主化的重要标志。当前，我国各级国家综合档案馆的档案信息资源利用还存在着许多不适应时代发展步伐的现象，诸如档案开放的进度、深度和广度与社会期望还存在较大差距，造成档案馆应开放的档案信息资源未能及时为社会公众提供利用，档案信息资源的利用手续还不统一、不规范，档案信息资源的利用途径还相对比较单一，这些问题所产生的负面辐射效应也正严重地阻碍着档案事业紧跟时代发展的步伐。众所周知，档案开放是档案信息资源提供利用的总阀门，同时规范、统一的利用制度也是社会各界更好地利用档案信息资源的根本保障，拓展的利用途径也深深影响着社会公众对档案信息资源的获取，因此如何更好地做好档案信息资源利用工作是各级国家综合档案馆需要深刻思考的问题。

二、档案信息资源利用工作存在的主要问题

（一）可供公众利用的档案信息资源有限

当前，部分档案馆档案信息资源未能有力地给社会公众提供利用，其根本原因是档案开放工作不及时。《中华人民共和国档案法》规定档案馆满30年的档案应及时向社会开放。档案开放是档案信息资源利用的前提，是馆藏档案信息资源从封闭到为社会利用的总阀门，档案开放工作的进展直接决定了档案信息资源共享的数量和质量。笔者认为，部分档案馆档案开放不及时的一个重要原因是上级档案行政管理部门对下级档案馆的档案开放工作监督指导不力，不能严格要求档案馆依法及时开展档案开放工作。笔者调研了北京、天津、上海、河北、江西、江苏、山东、吉林、福建、黑龙江、浙江、山西、内蒙古、安徽、湖北、广东、湖南、辽宁、宁夏、陕西、新疆等21个省级档案行政管理部门对下级档案馆档案开放工作监督指导和对下级档案馆拟延期开放档案的行政审批情况，仅北京、天津、上海等8个省级档案行政管理部门对下级档案馆档案开放工作进行了监督指导，占比38%；仅北京等5个省级档案行政管理部门对下级档案馆拟延期开放档案进行了行政审批，占比23.8%。从上述数据可以看出，我国大部分省级档案行政部门都没有很好地开展对下级档案馆档案开放工作的监督指导和对下级档案馆拟延期开放档案的行政审批工作。绝大部分档案馆的档案开放工作处于自我摸索、自我管理状态，出现开放工作不及时、不规范的现象，造成档案馆应及时提供利用的档案信息资源依然处于封闭状态，不能最大量地给社会公众提供利用。

（二）档案利用制度不统一、不规范，影响档案信息资源利用质量

各级国家综合档案馆的档案利用制度是各馆依法向社会各界提供利用服务的依据性文件，每一条款的制定直接关系到对社会各界提供档案利用服务的质量、标准和效果。笔者调研发现，某些档案馆档案利用制度存在诸多问题，比如：档案行政管理部门没有制发同级档案馆的档案利用制度；档案利用制度修订不及时；档案利用制度没有公示；档案利用制度条款不规范，法律依据性不强，尤其是涉及群众自身利益控制使用的档案利用手续缺乏必要的法律依据。这些问题的存在，严重影响档案信息资源利用的质量。

（三）档案利用途径单一，影响档案信息资源利用效果

档案馆已开放的档案如不能够及时地被社会公众所知晓，将直接影响档案的利用率。近年来，各级国家综合档案馆在档案利用服务工作方面的确下了不少功夫，不断创新利用服务手段和服务形式来增加档案利用服务效果，如举办档案专题展览、汇编各种档案史料、在档案网站上公布开放档案等，但是这些提供利用的方式方法与社会各界的需求还是有很大的差距，社会公众利用档案最主要的途径还是到档案馆的利用部门进行查询，档案信息资源利用的途径相对单一，客观上影响了档案信息资源利用的效果。

三、做好档案信息资源利用的建议

（一）加大监督指导力度，确保档案信息资源能够及时提供利用

上级档案行政管理部门应切实履行监督指导职能，通过日常指导、档案执法檢查等多种形式严格监督指导下级档案馆做好档案开放工作，同时认真做好下级档案馆拟延期开放档案行政审批，确保档案馆能够依法做好开放工作，促使馆藏档案信息资源能够及时提供利用。例如，笔者所在的档案局不断加强所辖各区档案馆档案开放工作的监督指导，严格规范各馆拟延期开放档案的审批，从2014年起要求各馆报送延期开放档案目录由案卷级改为文件级，为落实新要求，坚持对各馆进行一对一工作指导，对于文件题名不符合国家标准的，一律要求修改重报；对延期开放原因标注不清的，依据国家和市档案局相关要求进行具体指导，确保馆藏到期档案依法应开尽开且开放档案标准得以严格执行，大大提高了档案开放工作的力度和质量，为馆藏到期档案能够及时最大量为社会公众利用提供有力保障。

（二）完善档案利用制度

档案利用制度的规范和统一，也是直接影响档案信息资源利用的关键所在。笔者认为各级档案行政管理部门应认真研究制定同级档案馆的档案利用制度，尤其是未开放专门档案（如婚姻、招工、知青等档案）的利用手续应该成为制度的重点内容，因为这部分档案与社会公众的生活息息相关，其内容制定得是否合法、科学和合理，直接关系到社会公众的知情权利是否能真正得到保障。此外，制度和标准的制定，一定要经过充分调研，结合实际，依法合理，并以行政性文件及时通过网站、新媒体等途径向社会公布。在此笔者介绍一下所在档案局的做法。北京市档案局针对本市各区档案馆同类档案的利用手续不统一问题，于2017年研究制发了《北京市区档案馆档案利用工作管理办法》（以下简称《办法》），对包括婚姻、招工、知青等相关种类档案的利用手续进行了统一和规范，并要求各区档案局据此《办法》制定本区档案馆的利用制度，报市档案局备案。这项工作的开展为2018年北京市推进市、区两级民生档案共享扫清了障碍，为民生档案服务社会公众跨馆利用提供了很好的制度保障。

（三）创新档案信息利用方式

各级国家综合档案馆应把开放档案信息的利用作为档案工作改善民生、服务社会的最终目标。各级档案馆如何有效地提高开放档案信息的利用效率，更好地为社会公众提供服务？笔者认为，可以通过“互联网+档案”的模式。据中国互联网络信息中心（CNNIC）发布的第42次全国互联网发展统计报告显示，截至2018年6月我国网民规模达8.02亿、手机网民规模达7.88亿。我国在线政务服务用户规模达到4.70亿，占总体网民的58.6%。其中，通过支付宝或微信城市服务平台获得政务服务的使用率为42.1%，为网民使用最多的在线政务服务方式；其次为政府微信公众号，使用率为23.6%，政府网站、政府手机端应用及政府微博的使用率分别为19.0%、11.6%及9.4%。[3]笔者建议，一是各馆可以通过在支付宝或微信城市服务平台建立开放档案查询入口，实现数据共享，方便公众查询，开通档案馆微信公众号和微博，公布查询办法和开放信息，利用网站、手机端应用，自主开发开放档案信息查询平台，及时、准确发布权威信息，保障社会公众的知情权。二是各馆可以加大数字档案馆建设力度，借助数字档案馆大容量的存储空间和强大的信息发布与利用服务功能，将馆藏开放档案的信息及时向社会公众公布，从而更好地实现信息的共享与利用。三是深入打造全国开放档案信息资源共享平台，借助大数据和云技术，推动和解决开放档案的发布和共享利用问题。国家档案局局长李明华2017年在全国档案局长馆长会议上指出：要更加重视档案公共服务机制建设，打造档案信息资源共享平台，整合民生档案信息资源，方便人民群众集约利用，使档案事业发展的成果更多更公平地惠及全体人民。[4]国家档案局建设的全国开放档案信息资源共享平台向社会开通运行以来，40多家档案馆上传数据102万条，制作发布专题170多个。深入打造全国开放档案信息资源共享平台，为全国各级综合档案馆开放档案信息提供加载、发布、查阅、检索、管理功能，能够有效降低开放档案信息管理成本，切实提高开放档案利用率，真正做到集约利用、充分利用、一网共享、全面共享。

档案在社会各行各业中发挥的重要作用已经越来越得到公认。随着社会不断发展，社会公众对档案信息资源的利用提出越来越高的要求。各级国家综合档案馆在全国档案机构改革的大背景下，应转变服务理念，提升服务意识，不断提升档案信息资源在不同层次、不同规模上的开发力度和对于不同利用人群的服务广度，将服务领域由单纯地提供档案查阅扩展到提供综合性的、一站式的民生服务上来，使开放的档案资源为经济社会发展做出更大更多的贡献，从而增强社会各界对档案事业的认可度和支持度，进一步促进档案事业的繁荣和发展。

参考文献：

[1][2]李明华.在全国档案局长馆长会议上的工作报告[EB/OL].http：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/201904/ 2d342fff80f845709782fd023b925536.shtml#！/xh.

[3]中國互联网络信息中心.第42次中国互联网络发展状况统计报告[EB/OL].http：//www.cac.gov.cn/2018-08/20/c_1123296882.htm.

[4]李明华.在全国档案局长馆长会议上的工作报告[EB/OL].http：//www.sxmu.edu.cn/dag/info/1984/4504.htm.

作者单位：1.北京市档案局2.昌平区档案馆