强化档案“三化”管理 提升服务水平

杨静

【摘要】近年来，我国各事业单位中档案管理工作都开始向着“三化”管理的方向发展，也即是实现档案管理的规范化、现代化及法制化建设。本文针对单位档案“三化”管理中的问题进行分析，提出强化档案“三化”管理的对策，期望能够由此促使事业单位面向社会服务水平的提升。

【关键词】档案;“三化”管理建设;服务水平

我国事业单位在行使单位职能当中，很容易由此产生相应的文件、材料档案等，此类档案统一具备数量庞大且复杂的特点，本身具有极为重要的储存价值与意义。这就必须针对此类档案的管理加以改进，目前档案的“三化”管理是一项重要且有效的档案管理方式。通过强化事业单位档案“三化”管理，能够促使档案管理更为科学、规范。以下对此展开讨论：

一、当前事业单位档案“三化”管理存在的问题

（一）定位不高，意识滞后。主要表现为某些事业单位对于内部的档案管理工作缺乏积极主动性，存在敷衍行事的情况。这主要是因为对于档案管理定位不高所致，这种定位不高具体是指单位内相关领导对档案的“三化”管理建设认识不足，没有从较高的定位来加以面对，比如从历史角度、以人民的名义来开展工作等。甚至有部分事业单位人员并不知道如何开展档案“三化”管理建设，并未充分意识到档案“三化”管理在当前所体现的价值。最终将由此导致单位内档案管理工作更多收集一些过时的档案材料，投入了相应的人物财力开展工作，却并未起到应有的效果，最终得不偿失。这种情况很容易致使单位内工作模式趋向于形式化演变，人员工作上最终也将变得敷衍了事。

（二）人员不稳，流动性强。绝大多数事业单位档案工作人力配备结构不匹配，其主要体现在以下几个方面：1.档案管理岗位人员不稳定，人员流失的情况较为明显。具体表现为档案管理在岗人员更换频繁，多数档案管理者在岗没多久，只学会了归档立卷处理的基本知识就被调离岗位。而其他继续接任的兼任者则必须从头开始，因此档案管理岗位本身不够稳定。2.档案管理员素质偏低，主要是其中部分档案管理员本身工作热情与积极性都明显偏低，但因本身文化水平不足、档案管理知识匮乏等，导致其档案管理工作的质量及专业化的程度都难以符合要求。3.工作经历难以兼顾，绝大多数基础档案管理人员不仅直接面对上级部门的多种不同工作业务，同时还需要抽出精力来处理其他类型的工作，其本身难以集中精力投入到档案管理的“三化”建设当中，因此严重影响到档案工作本身的效能。4.有部分单位领导对档案管理工作不够重视，在工作人员的配比安排上，更多将档案管理岗位变成一个“养老”的岗位，甚至采取滥竽充数的方式来应对工作，最终导致档案管理人才队伍难以符合档案管理“三化”建设要求。

（三）保障不足，配套设施不全面。单位工作模式不断深化改革，致使内部档案管理也随之产生一系列新的情况、问题及要求等。比如档案本身形成的范围和领域变得越来越广阔，档案的数量、形式、种类及内容等开始不断增多，最终致使所需归档分类的数量与类目不断激增，从而给现有库房及设施增加了巨大的负担。近几年，我国各级部门尽管不断加大相关档案经费投入，持续优化、改善档案管理条件，但整个过程当中仍然存在诸多问题。此类问题主要体现在以下几个方面：1.档案管理硬件配套设施不全面，所配置的设备比较陈旧、落后，档案管理在软件、空调、去湿等方面设备明细不足，对单位档案管理“三化”建设造成一定阻碍。2.档案库房的面积不足，甚至存储档案的同时还堆放其他不同类型杂物，甚至有的库房已经难以继续增设箱柜，难以充分满足档案持续接收的需要。

（四）档案利用率偏低，作用难以发挥。有部分事业单位对档案工作注重保管而忽视利用的重要性，其具体体现在以下几个方面：1.信息资源内容不足，档案结构单一化，尤其在运用现代信息技术过程中所产生的各种视听类档案及电子类档案等，这些都难以实现良好的收集归档，更难以充分满足单位工作日益增多而对电子档案随之增长的需求。2.档案管理手段落后，主要是档案开发利用的现代化水平偏低，由于单位工作的水平要求不断攀升，以往所采用的档案管理模式难以真正符合“三化”档案管理的要求。3.档案利用渠道单一化，缺乏主动、超前服务意识，具体表现在给领导决策提供切实可行的依据、为群众需求提供服务的情况较少，导致档案信息内容闲置。

二、强化档案“三化”管理提升服务水平的对策

（一）明确档案归档责任定位，实现档案管理规范化。对档案归档的责任和范围进行明确，并促使档案管理规范化转化，是档案管理“三化”建设的重要内容和目标，同时也是最为基础的工作内容。在实际的档案管理工作当中，要求在此基础上制定出明确的档案管理范围，同时需要在此基础上，结合实际情况针对档案归档的责任和范围进行重新界定与完善。一般档案分电子和纸质两种，这就要求应当严格依照档案保管的时间和期限来开展归档工作。最后需要在此基础上明确档案归档部门对工作进步和强化所作出的贡献等。同时还需要在此基础上做好档案分级转送移交工作，分级工作主要针对纸质档案，而电子档案则需要对其实施移交操作，通常需要部门之间将一年前工作所产生的档案进行一次性移交，由此来逐渐形成并建立电子档案移交工作机制。

（二）建设专业化档案队伍，大力提升（下转第117页）

（上接第101页）人员素质。具体要求事业单位应当将档案管理人员的素质水平置于工作首要位置。因此，为了能够在此基础上，切实提升档案管理工作的规范化、科学化的管理水平，必须精心打造建设一支政治素质高、专业技能过硬及服务意识好的档案管理队伍。这就要求单位内领导应当积极给档案管理人员降压减负，以全面提升档案管理人员的业务素质水平为主要目标，坚持定期给档案人员开展相应的业务知识培训，并且借助举办各种档案业务知识大赛活动的形式，有效激发出档案管理人员本身工作热情，进而由此提升档案人员的业务知识水平。此外，单位档案室还应当实施专人专管制度，促使内部档案集中归档管理，实施专人保管、专人查阅，由专人定期对档案的数量、质量、保管情况及设备设施等进行检查，发现问题实时沟通解决，以此来最终保障档案信息系统的安全性。

（三）完善配套设施，实现档案管理信息化。在配套设施上，要求单位档案室应当严格依据“十防”和“八不准”制度来开展工作，具体是在档案室配置相应的防虫剂、空调、去湿机、防光窗帘、温湿度计、防盗防火装置等。同时需要在此基础上实现档案管理的现代化、信息化，而为了切实保障档案信息系统的安全性，要求在此基础上设定档案信息系统防火墙，控制其中密码访问设置。同时需要在此基础上安装购买相应的保密隔离卡，并建立相应的恢复与备份系统。同时需要在此基础上设立电子档案管理制度及记录系统，以此来保障档案的完整、齐全、安全性。可以预见，往后的档案管理当中，信息化将直接成为多项档案工作开展的重要平台与技术支撑，其同时也是新时期现代化档案管理工作的核心所在，借助信息技术最终实现档案信息传输的网络化及信息资源的共享化转变。

（四）强化档案利用，充分发挥档案作用。要想加强档案的利用效果，具体需要从以下几个方面展开：1.做好档案编研工作，由于档案利用是档案本身价值体现的全部过程，而编研工作的开展是发掘档案本身潜在价值的一项创造性活动内容。档案的编研工作，主要是针对档案的内容进行深入研究，并采取一系列加工手段，促使档案信息得以优质化，最终便于档案的系统运用和广泛传播。2.加大宣传力度，档案宣传是保障档案信息利用率提升的重要前提，当前可采用的宣传方式有很多，如微信、微博等自媒体、组织各类有奖竞答等提升员工对档案的认识度等。3.充分利用信息化新技术，多数单位档案管理已实现信息化转变，但信息化的程度明顯不足，具体可将信息化管理渗透到档案管理的方方面面，比如增加电子档案全文检索功能，提高图像转化文字准确率，以实现全文转化为目标，可通过扫描识别有用信息来找出用户可能用到的档案文件。

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