浅谈技术文件规范化管理

李萌

陕西华经微电子股份有限公司 陕西西安 710065

1 目的

（1）明确所有定型产品应具备的技术文件，包括新设计开发定型产品和正常生产的定型产品以及各类新品；

（2）明确各技术文件的编制、审核、审批的职责和权限划分；

（3）明确各技术文件的发放范围；

（4）明确各技术文件应用的格式。

2 范围

对各类技术文件的标准化审查、技术文件的拟制、审批、分类、编号、登记、收发、存放及更改做出规定。

3 职责

（1）公司技术主管批准产品的详细规范及新品的研制总结报告。

（2）公司技术质量部门负责对产品的详细规范会签,审核新品的研制报告并审批新品的质量报告、工艺报告、标准化报告以及各类技术文件的标准化审查工作。

（3）公司财务部门负责审核新品的财务报告，财务总监批准新品的财务报告。

（4）公司技术质量主管批准产品工艺文件、设计文件、产品技术说明以及安全、环境、卫生报告，审核产品详细规范，审核新品的研制总结报告、质量报告、工艺报告、标准化报告。

（5）凡用于指导生产作业的技术文件均应履行审批、签署手续，原则上使用签字笔签批，责任签署手续完备的技术文件为指导生产及其管理的有效文件。

（6）档案管理员负责对技术文件的识别、归档、发放和借阅的管理。

（7）各部门负责人负责对技术文件的接收、使用和保管，生产作业时将技术文件放置在现场指定位置，保证技术文件不丢失、不损坏、干净整洁。

4 管理要求

4.1 技术文件的分类

归档的技术文件包含二类：

（1）设计定型产品成套技术文件（产品研制报告、产品详细规范、产品图纸、产品工艺文件、产品技术说明书、产品标准化报告、产品工艺报告、产品质量报告、产品财务报告以及安全、环境、卫生报告等）。

（2）非定型产品的技术文件。

4.2 技术文件总要求

所有需下发的技术文件归档时应至少保持一份原件，以确保时效性。

（1）格式。

①除平面版图外，文件一般均采用A4图幅。

②标题与正文间下空一行（四号字体），标题处在居中位置，正文采取两端对齐的方式，每段首行缩进2个字符，段落行距调整控制在22-24磅之间。

（2）字体：除非另有规定，标题统一采用三号黑体，其他采用小四宋体。

（3）签署：一般临时文件为拟制、审核、会签、批准四项；配套表和平面版图为产品设计师拟制、技术部门负责人审核、工艺和质量负责人会签、标准化审查、批准六项；结构件为结构设计人员拟制、工艺和质量负责人会签、技术部门负责人审核、标准化审查、批准六项[1]。

（4）文件属性标识：因产品特性标注代码，如：关键特性“G”（G1-G99）、重要特性“Z”（Z101-Z199）等。

（5）“三化”（标准化、通用化、系列化）简明要求。

（6）“两性”（统一性和协调性）简明要求。

（7）平面版图：为保证生产作业时图纸清晰，归档及下发的平面版图均应以原件形式签署归档。

（8）检验标准．电特性：电特性表参照同类产品详细规范给出；严格度应不低于详细规范（或用户协议）的要求。

检查要求：检查要求按用户要求参照同类产品详细规范要求给出，如需内控应给出加严抽样方案。

其他：适用时可给出测试仪器仪表型号、参数和测试方法等内容。

5 技术文件的编号、归档、发放

5.1 设计定型产品成套技术文件

注意：设计文件、工艺文件、详细规范中出现的所有编号必须由标准化职能部门给出唯一号。

5.2 技术文件的归档与发放

（1）设计人员按归档份数归档文件，纸质版与电子版本要求同时归档，文件形成部门应确保电子文档的真实性、可靠性、完整性和可用性，符合归档要求方可发放。

（2）档案管理部门按工作部门所需份数，将归档文件发放到有关单位（部门）。发放的所有文件均应加盖“受控”专用章，并因产品特性加盖关键特性“G”、重要特性“Z”等专用章。凡文件上没有“受控”专用章的文件或“受控”章为复印件的文件均为非生产性技术文件，不得用于生产、检验等各个过程。

发放时，须让接收人在相应发放表上签收，并妥善管理使用。

注：因控制管理要求，归档的电子文档只做存档用途，文件接收部门不予拷贝。

6 技术文件的保存

（1）所有归档技术文件应放置铁皮文件柜内保存。

（2）设计定型产品成套技术文件按产品类型保存，涉密文件按保密要求存放。

（3）非定型产品的技术文件按类别、序号保存。

7 技术文件的更改及补发

（1）产品设计师应对在线文件的正确性和有效性负责，未经批准，任何人不得私自更改，或在有效文件上手写标注[2]。

所有技术文件的更改，由原审核部门和人员负责审核、批准，同时归档电子版更改记录。审批后的技术文件由档案管理人员实施，并收回更改前文件，确保现场文件现行有效。

（2）对无法收回的旧文件，追究旧文件签收人、保管人的责任。如需补发，须填写补发申请，并由部门主管同意后方可补发。

（3）收回的文件应加盖“作废”章分类存放，档案管理员应对技术文件的安全受控、合理使用和保密负责，不得擅自处置、销毁，任何人不得据为己有。

8 技术文件的查阅、借阅

（1）凡单位人员查阅职能范围内的文件时，须经部门、单位领导审核，档案管理职能部门批准后方可查阅、借阅[3]。

（2）凡利用者必须爱护文件资料，遵守保密规定，不准涂改、勾画、圈划、折叠污损，未经允许不得摘抄、复制、拍照、撤换文件内容。

9 技术文件的实施

受控技术文件使用人员应严格按照所下发的各技术文件进行操作，不得遗失、污损或擅自复印、对外扩散、随意修改，如对技术文件内容存在疑问应及时向工艺人员或设计人员询问。