浅谈财务电子档案的管理

林丽萍

摘要：随着社会不断发展、科学技术的不断进步，财务电子化核算的精细化程度也日益提升，这对财务电子档案的管理提出了新的要求。

关键词：财务;电子档案

随着社会不断发展、科学技术的不断进步，财务电子化核算的精细化程度也日益提升，这也对财务电子档案的管理提出了新的要求。2016年1月1日起执行的新的《会计档案管理办法》就是对如今会计档案工作提出的新标准。会计档案作为反映和记录一个单位经济业务的重要资料，其管理工作也变得尤为重要。

一、财务电子档案中存在的问题

（一）会计电子档案管理制度不完善。新《会计档案管理办法》第五条明确规定，单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、管理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度[1]。一些单位对会计电子档案没有建立一套完善的电子档案管理制度，或者并没有严格按照制度进行，再加上其自身的特殊性，更容易在不知觉的情况下被篡改、伪造、复制甚至销毁，这对于电子档案的保管是非常不利的。

（二）会计电子档案利用程度不高。会计档案由于其自身的专业性，是单位预算和财务收支计划的重要依据，也是单位建设发展的重要信息资源。但是在实际工作当中，会计档案往往没有得到充分的利用，没有起到对单位建设发展的指导性、规划性的作用，造成资源浪费。

（三）缺乏相关网络开发、维护人才。一般情况下，许多单位的会计档案在财务部保管一年后便只将纸质档案移交给本单位的档案管理部室，也并未将电子档案进行移交。但其实会计档案的管理工作并非只涉及财务部和档案管理部室，在如今电算化如此普及的情况下，电子档案的管理涉及到软件系统的开发、日常维护、安全检测等一系列专业的问题，一旦遇到系统故障等问题，会计人员往往因缺乏计算机相关知识就会束手无策，造成系统崩溃，严重的数据丢失，形成无法估计的后果。

（四）会计档案鉴定销毁难度大。会计档案的销毁是会计档案管理的重要环节，但在实际工作中，为了避免可能发生的未知风险，单位不会主动对远远超过最低保管期限和已经失去保存价值的会计档案进行销毁，造成了大量无意义的档案占据着存储空间，造成资源上的浪费。原《会计档案管理办法》规定的销毁程序只要求单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，这也在一定程度上将档案销毁的主要责任归于单位负责人，缺少了同级财政、审计部门的鉴定程序。

二、财务电子档案中存在问题的对策

（一）提高电子档案管理的重视程度，建立完善的管理制度。单位所有领导和工作人员不仅应重视会计业务，也应该重视电子档案的管理，把其与纸质档案列入同等重要的管理地位。建立一套完整规范的电子会计档案保管、查询、借阅制度，对电子会计档案的保管方式、保管条件及会计档案的查询借阅做出明确要求，对电子会计档案保管人员的工作职责做出明确规定，并按要求严格执行。建立和落实会计电子档案工作责任制，将责任落实到具体人。

（二）提高会计电子档案的利用效率，为单位各项管理工作献计献策。为提高会计电子档案的使用效率，单位应组织相关人员会同财务人员对大量电子档案进行鉴定，对有价值的电子档案形成数据库，通过计算机高效的处理能力，对会计档案进行快速查询、分析、推理及判断，利用分析结果对单位生产经营进行评价，提供数据支持，实现会计档案由静态管理向动态管理的跨越。

（三）提高会计人员的综合素质，完善人员配置结构。财务部作为电子档案的形成部门，要加强对会计档案管理人员的综合培训，对新修订的会计档案法要进行深入学习，熟练掌握。随着“互联网+”行动的开展，我国基于互联网的新业态、新模式逐渐兴起，形成了大量的电子档案，为了确保电子档案的安全、完整，防范因管理不善或者系统漏洞而导致电子档案发生篡改、损毁、流失的情况，需聘请专业的电脑网络人才，利用信息技术手段和安全防护技术对系统进行开发、功能提升以及日常维护，确保会计档案的安全可用。

（四）定期对会计档案进行鉴定，完善档案销毁程序。本次新修订的会计档案管理办法重点完善了会计档案的鉴定销毁程序。不再只由单位负责人在会计档案销毁清册签字，而是先由单位档案机构牵头，组织单位会计、审计、纪检、监察等机构或人员对档案共同进行鉴定，经鉴定后对仍具有保存价值的会计档案重新划定保管期限;确定无保存价值的会计档案，可以进行销毁，并由单位负责人、档案机构负责人、会计机构负责人、档案机构经办人和会计机构经办人共同在会计档案销毁清册上签署意见。为了未来可能发生的风险，单位也可以把销毁的纸质档案转换为电子档案保存，做到有备无患。这样既可以节省档案存放空间，也可以节省人力物力，提高工作效率。值得注意的是，对于保管期满但未结清的债权债务，涉及的會计凭证和资料不得销毁，需单独抽出立卷直至事项完结为止。单独抽出立卷的档案，应该在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

社会的迅速发展、科技的不断更新，促使财务电子档案的管理也应该向更好更快发展。各单位的档案管理人员，应该结合工作实际，发现会计档案管理中存在的问题，增强责任意识、完善管理制度、提高人员配置结构，从而使会计档案在确保质量的基础上，利用现代化电子手段来提升档案利用率，为企业在当今优胜劣汰的市场环境中保驾护航。

参考文献：

[1]财政部、国家档案局 会计档案管理办法，2016.