浅议如何推进事业单位档案管理工作规范化标准化

赵美侠

摘 要：事业单位档案管理工作在单位中有着其不可取代的重要性，它对于事业单位的运行有着重要的作用，但是由于我国事业单位数量较大，对档案管理工作的认识不够，不够重视，导致事业单位档案管理工作存在着很大的弊端。本文从我区事业单位档案管理的现状出发，的事业单位档案管理工作存在的弊端进行分析，针对性的提出加强其管理工作的措施，提出推进事业单位档案管理工作规范化、标准化的有关对策，希望能够对我国事业单位档案管理工作带来帮助。

关键词：事业单位；档案管理工作；规范化；标准化

档案管理在一项枯燥、乏味的工作，但是，同时也是一份相当重要的工作，档案，是一种备案，在需要的时候只要查证就可以，随着事业单位规模的扩大和事务的增多，需要管理的档案也会增多，工作量自然也就会相应的增大。但是，很多事业单位都会疏于对档案的管理，在用不着的时候不够重视档案管理，但是当需要调用的档案的时候，才会发现档案管理工作的重要性。因此，为了提高工作效率，避免发生类似于找不着东西的低级错误，各事业单位应当加强档案管理工作，并且将此项工作规范化、标准化。关于此，本文将从以下几个方面进行阐述。

一、事业单位档案管理的重要性

档案具有原始记录性的本质属性，档案是指在社会活动中，形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。档案的来源悠久，从古至今便有将事物或者事实记录在册的习惯，因为其原始性，所以有着证据的效用，所以，做好档案管理工作显得尤为重要。档案管理工作的重要性具体可以从以下三个方面来看，一是对于事业单位本身而言，一家实力雄厚的事业单位绝对不是只有五年、十年的历史，从其单位的起始，到中间的发展，到某些大型事件的结果与启示，都被记录在案，后期的有效管理和改善都可以通过查阅档案，从中总结经验，加大事业单位的发展。二是对于单位员工而言，事业单位的档案不仅仅包括单位自身的发展历程，还记录着历任员工的档案，从入职的交底档案，到在单位的一系列成就以及其发展，都记录在案，既为员工提供了人生经历的参考资料，也有利于事业单位的长远发展。最后，可以为相关法律部门提供相应的档案查询服务，从这一点来看，是为了更好的保障单位的权益，有利于推进档案工作的规范化、标准化。

二、事業单位档案管理工作的现状

（一）认识不足，不够重视

长期以来，事业单位因为其职位较多，工作量较大等客观或主管因素，对档案管理工作的重视度还不够，没有意识到档案管理工作对于一个事业单位的重要性。即便有些单位在时代的潮流中开始意识到了档案管理工作的重要性，但是，由于长期以来的疏忽，没有系统的管理，对档案管理工作的认识不足，也就导致了档案零乱、分散、量大、无序等特点，其不能满足现代经济市场下对档案管理的需求，也不利于事业单位的进步和档案管理工作的进一步发展。

（二）管理人员专业素质不高，人员流动、不稳定

档案管理看似简单，只是分门别类的放好即可，但是，在这看似简单的背后，依然是有着大学问。由于事业单位员工较多，且单位本身的发展也是一条线，所以，单位的档案数量是巨大的，需要专业人士用专门的方法进行管理，才能达到紧紧有条的状况。而由于单位之前对档案管理工作疏于管理，导致其管理人员经常流动、更换，没有稳定的管理人员，甚至管理人员都没有经过专业的管理培训，其专业素质缺乏。

（三）基础业务能够薄弱，法律意识不强

没有规矩，不成方圆，对于档案管理，国家也是有出台相关的法律法规的，例如《档案法》和《档案管理办法》两部法律法规就是与档案管理有关的。但是，很多事业单位对相关的法律法规的学习和认识都不到位，没有意识到档案工作对于单位的重要性。除此之外，档案管理人员的基础业务也比较薄弱，档案整理不规范、档案没有按要求进行整理与归类等，都在很多的事业单位档案管理工作中出现。

（四）档案室的管理设施较落后

档案是事业单位重要的一个组成部分，且档案有着其不可替代的重要性和其不好保管的特性，所以，档案室需要干燥、整洁的办公条件，但是，有些事业单位，对于档案室不够重视，空气污浊、办公条件差，有的还堆放有杂物，没有一个整洁、干净的环境。另外，档案管理遵循老一套做法，缺乏先进的现代化档案保护措施。

三、对事业单位档案管理工作的未来要求

传统的档案都是纸质版的，交由相关的管理人员，由专业的人员对档案进行专业的管理，保护其不受损害，但是这样的工作量很大，且不能得到及时的更新，占用的空间也非常大。随着科技、信息化的实现，未来的档案管理工作将更趋向于规范化、标准化，其更加注重于电子管理和计算机管理，运用信息技术，有着占用空间小、更新及时等优势，并且不用占用太多的人员，用计算机管理，也减少了人员上的输出，大大提高了公司的运作效率。在需要使用档案的时候，也可以直接使用线上传输，而不用搬运大量的纸质版档案。

四、加强事业单位档案管理工作的措施

（一）提高档案意识，加大宣传力度

档案意识在事业单位一直是缺乏的，员工们不知道这项繁琐的工作能够带来些什么，或许只能看到起表面的繁琐与“吃力不讨好”，但是，实际上，档案的调取对于单位的工作力度是相当大的，它不会直接的产生利益，而是如同一位幕后工作者一样，在需要的时候被调用，档案的调取效率高，就会给相应的工作带来极大的便利。在信息化时代，进行档案管理也轻松了许多，方便还利民，提高了工作效率和检查的直观性，所以，相关部门要加强档案管理工作的宣传力度，提高职工的档案意识。

（二）建立健全档案管理机制

档案管理是一项重要的工作，应当有其组织性、程序化、规范化，档案室是一个科室，那么久应该有相应的领导者，从上而下，一层一层的管理好档案，做好档案工作，建立健全档案管理机制，使档案管理工作不再像之前一样无序，而是应该有迹可循，能够找到直接负责人进行查证，机制化管理，机制化保证。

（三）确定档案管理专业人员

档案管理工作和其他的工作一样，有着其专业性、实践性和操作性，一个没有经验的工作者很难把事业单位大量的档案管理好的。因此，档案管理的关键在于人，一个有着良好的专业素养的管理工作者能够井然有序的管理好档案，并且不出现或者出现少许差错，因此，要保证档案管理工作人员的稳定性，对这项工作有着自己的见解和反思。其次，管理人员要提高自己的专业素养，更新知识结构，跟上时代的进步。一方面加强其职业素养，树立正确的职业道德观，为社会发展而服务；另一方面需要掌握信息技术，将档案管理工作从传统型过渡到现代型，学会利用新时代下的资源进行更好的档案管理。

（四）着力开发档案信息资源

档案信息是一个值得挖掘的方面，能够从不同的方向对档案信息进行挖掘，不再局限于传统的档案管理模式，仅仅是对单位现有的档案进行往返的、重复的管理。从事档案管理的工作人员和单位的领导，可以将眼界放宽一些，不局限在档案本身，而是从档案这条线延伸出去。可以从事业单位本身出发，编写健全的事业单位的发展史、组织变革、人事变动等事件，留下关于单位的一桩桩事件。二是可以围绕工作进行展开，加大宣传，与宣传部门进行合作，总结出单位改革的经验和不足之处，为今后单位的发展和努力提供一个参考和方向。

五、推进事业单位档案管理工作规范化、标准化的对策

（一）严格公文制法是单位档案工作规范化、标准化的前提

在古时候，曾经把档案成为“公文”，公文制法是档案管理工作的一个重要部分，因为公文制法关系到档案的准确性和权威性，能够将公文制法做到规范化、标准化，对于档案管理有着很大的帮助。公文制法的质量不仅关系着档案的质量，还为档案管理工作的规范化、标准化打下了坚实的基础，是档案管理标准化、规范化的前提。

（二）做好文书及其他电子文件的处理工作

看起来，文书与档案没有关系，但是，从实质上来讲，文书与档案也是有着密切的关系，文书是档案的来源，档案是文书的最终归宿。在强调档案管理规范化、标准化的同时，要树立文书规范化、标准化的意识，将文书工作做好，做规范，做标准，是处理好档案工作的前提。除了纸质版文书，电子文书也越来越受到欢迎，其也属于档案的一部分。电子文书与纸质版文书的保存方式不同，纸质版文书一般需要对方在干燥、空气良好的室内，而电子版文书因其特性，一般都是存放于计算机和硬盘中，但因为其电子用品有其保质期，所以，在选择其保存产品的时候，要注意甄选，尽量选择保存期长的光盘或硬盘，能够保证电子文书的使用性。

（三）实施“以我为主”的立卷归档原则

由于档案的特性，其容易重复和立卷组合的无序一般是档案管理工作最常见的问题，无论最初的档案管理做得有多好，档案数量一多，一乱，就又会是一个无序的状态，因此，实现档案管理的规范化和标准化，就是要将档案管理工作的价值发挥到最大化，案卷完整化，而在这诸多繁杂无序的档案中做到规范化、标准化的最快捷方式就是“以我为主”的实现。

“以我为主”的档案管理原则是要以本单位形成的文件为主的原则，即在成立档案的时候要以本单位的实际情况为主，这不仅仅是在处理文书工作时的一条原则，更是处理档案管理规范化、标准化的原则。这一条准則要求档案管理一是要注意档案归档的时效性，一旦错过时效性就会带来很多重复的工作；二是要进行合理的分工，只有进行合理的分工，在安放新的档案或者查找旧的档案时才能够有条不紊的进行；三是提高卷宗质量，卷宗材料的质量和其完整性直接关系到档案的管理和档案的价值，因此，在进行档案管理之前，一定要确保其卷宗材料的完整性。

六、结语

随着信息化时代的发展，档案越来越受到重视，人们也在注意到其重要性。事业单位应当从实际情况出发，结合档案管理工作的特性，积极探索其管理模式，将档案管理工作做到位，建立一套完整的档案管理工作体系，使得档案管理工作一步步趋于规范化、标准化，有效提供其信息资源，推动社会经济发展。

参考文献：

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