档案信息化建设存在的问题及对策研究

崔雨晴

摘要：所谓档案信息化建设，具体指的是相关人员利用强大的信息化技术，按照特定方法及规则对的档案进行集中管理与维护，切实保障档案的完备与安全而实施的一系列活动之和。虽然当前档案信息化建设取得了一定的成就，但是仍然存在一些需要解决的问题。在文中分析了档案信息化建设存在的问题，并提出了解决的措施。

关键词：档案信息化;档案数字化;解决措施

档案信息资源是支撑经济社会发展的宝贵资源，加强档案信息化建设，是新形势下提高档案信息的采集、整理、鉴定、开放、公布、利用水平的客观要求，是贯彻落实科学发展观，推动档案事业又好又快发展的重要途径，对建设服务型政府，推动经济社会全面、协调、可持续发展，调节矛盾纠纷、增进社会和谐，维护广大民众权益等诸多方面具有重大现实意义。

一、档案信息化建设面临的问题

（一）体制机制制约问题

一是工作体系欠缺严谨。现行条件下行政管理体制改革之后，虽然大部分省市已经建立信息化建设和电子政务建设领导小组，但具体工作体系没有完整的建立，相关业务信息只是单独的条信息，没有形成相关面信息，缺乏统领管理。

二是系统建设体系有待整合与统一。档案信息化建设受资金来源、各部门利益等因素制约，各地中标的软件模块设计不同，数据标准也不通用，各地档案信息网络无法实现互通，无法保证各地的相关部门实现高效统一。

三是远程认证体系处于空白。档案远程利用方便人民群众查找利用，是能够让各单位足不出户的利用档案。但目前不同地区档案远程认证还没有建立起来，仅在政务大厅和区域内综合档案馆之间有局部认证协议，基础单位还没有实施。

（二）信息资源整合问题

一是技术及业务壁垒方面的问题，其根源在于业务部门忽略了信息资源的高效配置与整合。基于宏观角度来看，档案资源体系建设无标准且清晰的战略规划为指导;基于行业环境上来看，档案资源过于分散;就内部管理上来看，馆藏内部管理模式过于简单、藏用本末倒置;技术手段方面，信息技术相对落后，存在安全隐患。基于微观角度看，电子式档案信息来源不明确。

二是资源整合面临诸多困难。档案资源整合过程中，容易出现个单位各自为政、资源分散、重复建设，信息孤岛等问题，是一项费事费力费心的工作，信息安全也存在隐患，各单位积极性也不高。大部分数据目前属于脱机备份状态，没有联网，没有真正实现网络信息资源共享。

三是开发明显落后。由于各档案部门开发积极性不高，许多已经形成的电子化资料长期处于闲置状态，没有进行深层次的开发和利用，也就没有因信息整合产生的新资源，没有形成更大的生产效益。

（三）档案数字化水平发展不平衡

档案信息化建设是一个高投入的过程，在信息系统的推广应用方面，需要投入长久的时间，期间又面临系统淘汰升级、人员更换、资源不及时存储、归档遗漏等问题。基层档案信息化建设总的来说处于中低档水平，不太完善，这与资金和人才资源密集发达地区的档案数字化进程差距较大，档案数字化水平发展不平衡。

（四）档案信息远程利用能力有待提升

首先是制度性因素和认证困难。其次是档案保密与公开方面的问题。在实际工作中，由于信息量较大，相关部门管理标准不同，信息格式存储方式不同，存档单位配合不到位，能够公开可查的信息资源非常有限。远程认证系统建设严重落后，信息远程使用率过于低下。

二、当前档案信息化建设瓶颈问题的解决方案

（一）理顺管理体制，完善运行机制

（二）健全法规制度，规范工作行为

结合发展实际，制定一套科学且合理的专项规划，并在此基础上，编制年度推进计划，并将工作任务进行细分，确保各项工作有条不紊的顺利开展，进而实现终极目标。与此同时，还要制定并完善相关的法律制度规范，加强监管与从严执法，确保档案信息化走向正轨，由习惯形成自然。要以岗位责任、资源整合、数据流转等为切入点，促进各工作流程的有效衔接，由此形成长效机制，推动档案信息化建设工作稳健、持续开展。

（三）加快推进档案数字化进程

密切关注用户需求，为实现最大化利用效益，立足于长远角度加快推进档案数字化进程，构建完善且细致的档案数字化目录。与此同时，加大各方面资源投入，在各级部门及相关人员的分工协作及共同推进下，形成档案数字化管理的新格局，推动档案信息资源共享。

（四）加大档案信息化建设基础设施投入力度

加强信息化基础设施建设。购置功能强大且操作便捷的计算机、打印等硬件设施，并顺应时代发展趋势，及时对现有硬件设施进行升级维护，旨在保证档案信息化管理工作有序开展，同时为相关设施可靠运行营造良好环境。不仅如此，还需要加强软件方面的设施建设，及时对现有软件进行更新与升级，从源头上提高防范水平，保障档案信息安全，并在强大信息化技术的支持下，实现档案信息的高效联通，并着力打造互联网共享平台，促使各地区及相关部门的人员实时查询并使用档案信息。

（五）推动建立统一的档案信息远程查阅利用体系

结合现行法律规定及相关条例要求，针对不同类型的档案级别进行科学设置，构建一套，严谨且完善的公开标准系统及评估机制。针对需要对外披露的文件信息，由相关部门严格按照标准格式统一发布到官网，不断提高网站信息的规范性，同时强调网站信息的法律效力。

提高馆内查阅服务水平。针对不能发布在官网上的档案信息，可通过申请公开的操作流程对档案使用者身份進行鉴别与审查，并通过远程方式对其提供相关信息，对档案信息、政府公开信息、现行文件等进行有效归纳与整合，使其合理的部署在同一个展厅或窗口外，由此简化了查询程序，提高了查询效率。

三、结语

档案信息化与许多领域信息化工作的区别之一就是，不仅不因为信息化建设排斥其他形式的档案工作和利用需求，而且更加尊重所有利用者的关切，更加尊重档案各种载体的存在价值。档案信息化建设任务面临重重阻难，而且不是一蹴而就的。在实际工作中，务必要坚持与时俱进的理念，阶段性地推进与完善档案信息化建设进程。

参考文献：

[1]郭晓滨.档案信息化管理的优势及安全问题分析[J].办公室业务，2019 （08）：64.

[2]费春宏.档案信息化建设的若干思考[J].才智，2019 （11）：189.