采购系统采购结算的应用

汪鸿艳?

摘要：采购系统里最重要的步骤之一是采购结算，包括自动结算、手工结算、费用折扣单独结算、商品短缺与溢余、受托代销结算、票货不同期等业务，对此简单阐释，希望对初学者有所帮助。

关键词：入库单;采购发票;采购结算

采购结算，是指根据采购发票确认购进货物入库成本的过程。在采购系统中，未与采购发票结算的入库单成本无论与发票成本是否一致，系统均默认为暂估成本，经采购结算后的入库成本才是真实的采购成本。所以采购结算，是指采购入库单与采购发票之间的结算，其结果是用发票金额改写原入库单的暂估金额，并生成采购结算单。采购结算单是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。

一、自动结算

自动结算时，结算模式可选择“入库单与发票”、“红蓝入库单”及“红蓝发票”，可复选。自动结算类似批处理，系统将符合条件的一批入库单与发票同时结算，自动结算时看不到过程，只显示结算报告，生成结算单。

（一）入库单与发票

系统将供应商、存货、数量完全相同的入库单和发票自动匹配后进行结算。

1.蓝字入库单与蓝字发票。即正常采购业务发生的入库单和发票进行结算。

2.红字入库单与红字发票。正常采购业务采购结算后，发生部分或全部退货时，如果原发票已进行抵扣报税，只能让供应商开具退货部分的红字发票，此时填制退货部分的红字入库单及红字发票，并自动结算。红字入库单在存货核算系统经记账冲抵原入库成本，红字发票在应付系统冲抵原应付款。

（二）红蓝入库单

系统将供应商、存货相同、数量绝对值相等符号相反的红蓝入库单进行对应结算。

采购结算前全额退货或原入库单录入有错，而入库单在存货核算系统已作处理，不想反操作时，填制一张全额数量的红字入库单，并将其与原蓝字入库单进行自动结算。如果非全额退货时只能手工结算。

（三）红蓝采购发票

系统将供应商、存货相同、金额绝对值相等符号相反的采购发票对应结算。

票到货未到时，一般作压票处理。但如果为了统计在途存货的数量，也可将发票先录入系统，如果货物在运输途中意外损失或原录入发票已抵扣报税，或货到后质检不合格全部退货，可以填制全额红字发票与原蓝字发票进行自动结算。

二、手工结算

自动结算的所有情况都可用手工结算完成。但是当不符合自动结算条件时，只能通过手工结算，分别解释如下。

（一）分次结算

手工结算时可拆单拆记录。

1.拆单。向同一供应商同时购入几种货物，但每次只付一种货物的货款，即陆续收到对方开来的仅为一种货物的发票，此时即为拆单。手工结算时，刷出的入库单表体会显示每一行的货物记录，选择刷出的相应发票与对应的入库单相应行，点击“结算”按钮。下次结算再刷入库单时，该单里未结算的行还会出来，继续结算。

2.拆記录。如果对入库单全部货物分次付款，比如分两次付款，每次付50%，此时即为拆记录。手工结算时，刷出对应的发票与入库单后，先将入库单每一行的结算数量改成发票数量（即全部的50%），点击“结算”按钮。下次结算再刷入库单时每条记录的入库数量为未结算过的数量。

（二）货物短缺或溢余

1.货物短缺。如发票数量500箱，但入库时只有498箱，短缺2箱，此时要确定是合理损耗还是非合理损耗。合理损耗只是相应提高了入库货物的单位成本（500箱的成本分配给498箱），全部进项可抵扣，不用进项税额转出。如果是非合理损耗，要在基础设置里提前设置非合理损耗类型，比如由运输部门或其他赔偿等。在结算界面，填写发票行后面的合理损耗数量、或非合理损耗数量、金额、类型及进项税额转出等栏目，使其符合“发票数量（500）=入库单行的结算数量（498）+合理损耗或非合理损耗（2）”这一结算规则，点击“结算”按钮。

2.货物溢余。当供应商促销有赠品时，比如买十赠一，入库数量550箱，发票数量为500箱，在结算界面，在合理损耗栏用负数录入溢余数量，点击“结算”按钮。

（三）将运费分摊计入存货成本

1.将运费发票、采购发票同时与入库单进行结算。选择刷出的运费发票、采购发票及入库单，在结算界面，费用分摊方式可选择按数量或金额分摊，即如果入库单里有多种货物，是按货物的数量还是按金额分摊运费，选好后，点击“分摊”按钮，再点击“结算”按钮。系统自动将入库单原来的暂估成本改写成采购发票成本与运费发票成本之和，作为入库货物的实际成本。

2.费用折扣单独结算。如果运费发票来的晚，前面采购发票与入库单已经结算，并在存货核算系统已作记账处理，又想将后来的运费分摊计入成本时，采用费用折扣单独结算的办法。点击“手工结算/费用折扣结算”，刷入库单时，已结算、未结算或部分结算的入库单都会被刷出来，选择相应货物后进行分摊和结算处理，系统会生成一张结算单，里面有多条记录，记录将运费总额分摊到所选的每种货物应分摊的数据。比如200元运费分摊到3张入库单的3种（01、02、03）货物中，生成的结算单上会有3条记录，假如分别分摊30元、50元、120元。但用这种方法分摊的运费成本不会自动改写原入库单成本，要想将运费加入成本中，必须在存货核算系统进行结算成本处理，点击“存货核算/业务核算/结算成本处理”，系统刷出运费单独结算时生成的结算单，点击“暂估”按钮，分摊成本完毕。结算成本处理的作用是系统自动生成入库调整单，补充调整原来不含运费的存货成本。如在上例中，如果在结算成本处理界面的“设置”中勾选的是“将运费分摊给结算时指定的入库单”，系统按结算单中的3条记录生成相应的3张入库调整单，金额分别为30元、50元、120元，依次调整原入库成本。而且在库存的计价方式设置为先进先出或后进先出的前提下，系统会追踪每种货物的出库及结存情况分别处理。比如01货物全部未出库，则将30元运费全部计入该存货的结存成本中;02货物全部销售出库，系统则再自动生成出库调整出单，金额为50元，调整出库成本;03货物共600箱，销售100箱，系统再自动生成销售部分的出库调整单，即根据销售比例（1/6）出库调整单中分摊20元，剩下的100元计入该存货结存成本。当然还要根据这些调整单再次生成调整成本的入库及出库凭证。

（四）多张发票与多张入库单结算

对应的入库单与发票未随时结算，积攒很多时，可分两次完成。

1.对于供应商、存货及数量完全相同的入库单及发票，可用自动结算一次完成。也可手工完成，手工的好处是在操作过程中可清楚知道哪些入库单与发票被结算，刷出并选择全部入库单或发票，点击“匹配—按入库单（或发票）列表匹配”按钮，系统会在相匹配的入库单或发票前面打勾，未匹配的取消打勾，点击“结算”按钮。

2.对于剩下的未完全匹配的入库单与发票，全部选中，在结算界面，系统按每种货物分行显示入库单与发票，而且入库单按数量由小到大列示，在此将每种货物累计结算数量大于该货物累计发票数量那一行的结算数量改成等于累计发票数量，即可完成结算。

（五）发票与入库单的供应商单位不同

手工结算支持到下级单位采购、付款给其上级单位的结算，支持三角债结算，即甲单位的发票可以结算乙单位的入库单。在手工结算界面，不勾选“相同供应商”，选择不同供应商的入库单与发票，只要存货相同、结算数量等于发票数量，即可实现结算。

三、票货同期但不同时

虽然在同一会计期间，如果入库单先到先录入，并在存货核算系统先进行了暂估记账，而后发票才到，再进行采购结算，发票金额不会自动回写到原入库单中，类似上面的“费用单独折扣”业务，因此需要经过结算成本处理，或者先恢复记账后再进行采购结算。即在财务软件使用时要注意先后顺序，没来发票的采购入库单要等到月底，再在存货核算系统进行记账处理。

四、票货不同期

如果入库单上月已在存货核算系统进行暂估记账并制单处理，发票本月才来，只能按存货核算系统选项中的暂估方式（月初回冲、单到回冲及单到补差）进行处理。

（一）月初回冲。是指本月初存货核算系统自动生成一张与上月暂估入库单一样的红字回冲单，制单时据此生成红字凭证冲销上月的蓝字暂估凭证，发票来后在采购系统与原入库单采购结算，生成结算单，在存货核算系统对此结算单进行结算成本处理，生成蓝字回冲（报销），其金额为发票成本，据此生成实际入库凭证。在存货明细账中关于这张入库单应有三条记录，上月的蓝字暂估成本、本月初红字暂估成本、本月报销后的蓝字真实发票成本。

（二）单到回冲。是指本月等发票到时，经过采购结算和结算成本处理，系统自动生成红字回冲单和蓝字回冲单（报销），金额分别为上月暂估成本与本月发票成本，据此分别生成红蓝两张凭证。存货明细账中的记录与月初回冲基本一样，只是时间点不同。

（三）单到补差。是指本月等发票到时，经过采购结算和结算成本处理，系统按差额生成调整单，若发票金额大于（小于）暂估金额，生成蓝（红）字调整单，据此生成蓝（红）字凭证，补足（冲减）原暂估成本。此时存货明细账中应有两条记录，一条为上月暂估成本，一条为本月补差成本。

以上无论哪种情况，因为上月已结账，发票金额都不会回写到原入库单中。

五、受托代销结算

受托代销是先接受委托方货物，按双方约定价（收手续费方式）或自定价（买断方式）销售货物后，再与委托方结算价款的销售方式。此业务核算前提是，建立账套时企业类型只能选择“商业或医药流通”，库存及采购系统选项设置启用“受托代销”，受托存货档案的属性必勾选“受托代销”。

（一）受托方接受货物入库。无论采用哪种方式，均按约定价录入受托代销入库单，表头业务类型为“受托代销”，采购类型为“受托采购”。因现实中一般是陆续分次销售出去，所以存货核算系统要对受托代销入库单暂估记账。

（二）受托方销售货物。此时给委托方开具代销清单，委托方按约定价给受托方开具采购发票，此时点击“手工结算/受托代销结算”，系统刷出受托代销入库单，在此界面，手工填写上半部分的发票号及下半部分每行货物的结算数量（实际销售数量），点击“结算”按鈕，系统自动生成一张受托代销采购发票，并自动将其与原受托代销入库单进行结算生成一张受托代销结算单。未结算的部分等销售后再次结算。

（三）结算成本处理。受托代销结算后，需要进行结算成本处理，否则，存货核算系统中，“暂估材料/商品余额表”中记录的还是未结算的暂估成本。

采购结算如果想反操作，是在结算单列表中删除相应结算单，但如果该结算单在存货核算系统作相应处理并已生成凭证，则应先删除凭证、恢复记账、再删除结算单。

参考文献：

[1]牛永芹，刘大斌，等.ERP供应链管理系统实训教程[M].高教出版社，2016.

[2]汪刚，等.会计信息化实用教程[M].北京：清华大学出版社，2012.