“大档案”理念下的公立医院 档案管理发展构想和实现路径研究

黄娟

“大档案”一词，是1995年孙嘉焯在《试论“大档案”》中提出，自此以后“大档案”概念成为档案学界研究的热点问题之一。传统档案是指机关的人事档案和文书档案。随着档案工作和各个领域自身发展的深入和全面，每个单位、每个领域、每项工作、每个细节以及日常管理工作中都在发生与档案息息相关的活动，这种现象被称之为“大档案”。公立医院作为一个为人民群众健康保驾护航的事业群体，其围绕医疗救治诊疗的所有管理活动都会产生档案管理工作。在“大档案”的理念框架下，如何对这些档案管理进行标准化建设成为现代医院管理者思考和探索的内容之一。

一、公立医院“大档案”管理

从大档案的概念和范畴来分析，公立医院的档案管理几乎涵盖了医院所有的管理活动。从具体内容来看，除了传统的文书和人事档案，病人诊疗活动中产生的所有医学影像资料和病案内容其实质是档案。另外，还包括人员权限管理、设备管理、医疗质量管理、科研管理、医德医风管理、三重一大事项管理、党团建设管理、信息数据管理、物流管理、财务管理和审计管理等内容。从性质来看，大档案管理已经突破了传统的档案管理内容，涉及到医院管理的方方面面，甚至每一项管理活动中，这与公立医院等级评审和现代医院管理的要求不谋而合，即所有管理活动中都需要“留痕”，从管理的角度是具有可追溯性，形成PDCA循环;从档案的角度是保存具有价值的历史记录。从特征来看，大档案视角下的公立医院档案管理具有系统性、完整性和全局性的特点。

二、公立医院档案管理面临问题

1.管理目标不清晰，定位不准确

公立医院的档案管理绝大多数定位为传统的档案管理，只负责日常的文书档案和人事档案管理，以及财务会计档案。虽然病案管理一直是管理的重点内容，但是并未将其纳入档案管理范畴，仅仅是从医疗管理的角度去思考。因此，狭隘的管理理念决定了，现阶段公立医院的档案管理处于传统的管理阶段，其管理目标和发展定位均不清晰、不准确。

2.日常管理较随意，缺乏质量控制

在只围绕文书档案和人事档案的工作内容上，其日常管理内容较为单一和简单，常常基本由一人即可完成全院以上工作。因此，在日常管理时，几乎是由工作人员按照其自身的管理习惯和便捷程度进行管理，在质量控制方面更多的是依靠管理者本身的自我约束和上层领导的行政命令。

3.工作人员水平低，缺乏职业培训

工作内容和工作方式决定了对从事工作人员的能力要求，公立医院现有档案管理人员几乎不存在任职要求，在日常工作中也不需要职业化的管理培训，甚至在发生人员变更时不存在工作交接，新任职人员可以说是边干边摸索。

4.档案资料再利用低，未形成知识体系

公立医院档案管理仅仅处于文件和资料的保存保管和提供查询的初级阶段，其对档案资料的统计利用和数据挖掘几乎不存在，也更谈不上形成知识管理体系。

三、“大档案”理念下公立医院档案管理架构设想

1.成立医院档案管理委员会

公立医院应当在“大档案”的管理理念下，从医院全局的角度整体规划和重构其档案管理工作，将档案管理上升到医院管理的重要活动内容之一。在医院质量管理委员会的下面成立医院档案管理委员会，与其他医院管理内容并列。委员会主任委员由分管院长担任，下设档案管理工作办公室，日常管理工作由办公室或档案馆负责。档案管理工作办公室负责全院档案管理的发展规划、制度制定、日常督导、培训考核等工作;具体档案工作由当事部门具体负责，向档案管理工作办公室汇报档案工作完成情况，接受监督和审核。

2.制定档案管理发展规划

根据医院战略发展和目标定位，制定适宜于医院发展的档案管理发展规划和目标，对档案管理在医院管理和医院数据管理中的职能作用予以清晰的定位。在公立医院中，档案是医院所有资料和数据的核心，是医院管理职能作用发挥和管理水平的最终体现和反映。同样，好的档案管理会进一步推动和助力于医院管理水平的提升，使医院管理决策更加科学、更加高效。

3.建设档案管理信息系统

“大档案”牵扯医院方方面面和各个管理领域，建设档案管理信息系统，对医院所有涉及到的档案进行统一管理，实现电子化。通过对所有部门在档案管理领域基本工作内容的分析和研究，将日常工作资料进行标准化数据处理，形成结构化数据，建立不同管理领域的基础数据库，使数据本身具有可视性和可比性。在基础数据库标准化的基础上，建立统一的信息管理系统，通过该套系统对档案的过程质量和结果质量进行综合监督和控制。

4.探索档案数据挖掘

通过对档案资料的电子化和标准化处理，得到结构统一、数据规范的电子档案数据库。该数据库将包含医院行政管理、财务管理、设备资产、运营管理、成本支出、临床人员技术、病人就诊信息等各种数据，对以上数据进行挖掘，从大量的数据中寻找和凝练对医院管理和医疗技术水平具有重要意义的决策支持信息。这个数据库将会是医院管理和发展的核心。

四、“大档案”理念下公立医院档案管理的实现路径分析

1.院领导理念转变

大档案涉及医院各个部门和领域，只有得到医院“一把手”的大力支持，医院才能从全局的角度进行思考和构建，进行统一和整体设计和规划。因此，医院管理决策层的观念转变是大档案管理实现的前提之一，是大档案管理实现的关键核心点。

2.建立一体化档案管理质控体系

在统一领导的基础上，从医院整体发展的角度，对医院档案建设和日常管理工作形成一整套专业性的质量管理和控制体系。这套体系是医院档案管理的“最高綱领”，是医院档案管理的行动指南和管理准则，所有部门的档案工作都必须严格遵守和维护。档案管理质控体系由档案管理工作办公室负责制定和解读，以及后续的培训和质控督查工作。

3.培养职业化档案管理队伍

档案管理是一项具有规范、科学和专业化要求的管理工作，而且涉及多个部门和多个医院管理领域，实施规范统一的档案管理必须要有一批具备专业化职业素养的档案管理队伍。从档案管理制度、档案管理规范和标准等方面进行职业化培训，建立一支懂规范、知标准、明流程的档案管理团队。

4.实施常规化质控督查

档案管理的建章立制容易，但是管理成效并非一朝一夕可实现，必须在日常管理工作中建立常态化质量控制和督导检查机制[4]。从日常档案管理的规范化抓起，将制度和督查做为档案管理工作的“两条腿”，将档案管理的规范化和标准化落到实处。同时，建立双向随机互查督导机制，形成档案管理人才相互学习成长的良好氛围。

（作者单位：宁夏医科大学总医院）