核电项目工程函件智能化管理研究

张振雄

中广核工程有限公司 广东 深圳 518116

信函是核电企业在业务活动中，与相关单位之间的联系事务，经双方同意建立通信渠道，确认授权人签发，传达双方意图的一种重要书面信息传递方式。此类文件内容复杂，有保存和查考价值，故此在我国能源行业标准《核电档案分类准则及编码规则》中，将信函管理另设类目，单独管理。在核电项目工程函件日常管理工作中，主要包括通讯渠道管理、工程函件规范性检查、工程函件收发管理、工程函件存档及漏函管理。

传统的信息化管理是通过电脑、办公软件、现代网络等技术对工程函件进行日常管理，通过人工手动取号，使用外部邮箱或传真等方式进行信函的传递，使用办公软件对信函收发数据进行表格登记。由于核电项目较多，信函种类复杂，日均收发信函数量较多，传统的信息化管理模式已经很难满足当前工作的需求。为保证函件日常管理工作正常有序的开展，在网络、大数据、物联网等技术的支持下，以个性化需求为导向，对现有的系统平台进行升级改造，将原本繁琐的事项交给系统进行智能化管理，不仅可以提高工作效率，同时进一步保证了准确性，大大便捷了日常事务的处理。目前核电项目工程函件智能化管理已实现工程函件通讯渠道号自动取号、工程函件收发统一平台传递以及工程函件漏函管理的智能优化。

1 工程函件通讯渠道号实现自动取号

工程函件在外发之前需通过文档人员对信函的规范性检查，内容包括信函的格式、通讯渠道号、授权人签字和内容清晰度等。而在这一系列检查工作中，以通讯渠道号最为复杂。完整的通讯渠道号包括公司代码、工程项目代码、通信类型代码、收文方代码、接收方代码和流水号。其中公司代码、工程项目代码、收文方代码和接收方代码在与合作单位建立合同关系之时就会固定下来，不可随意变更，通信类型代码根据当前信函分类确定，流水号则是按照程序规定的该通信类型的流水号区间依次取号。在传统的取号工作中，需通过人工取号，按照往来信函顺序依次排序取号，不仅容易出错，也不便于管理。

目前核电行业对于往来函件通讯渠道号基本格式如下:NNN-XXL-XXXX-X-XXXX-NNNNNN，其中第一部分3位阿拉伯数字，表示公司代码；第二部分的2位及以上大写英文字母或字母数字组合，表示工程项目代码；第三部分L:固定字母不变，代表除会议纪要外的其他信函；第四部分的4位大写英文字母，表示发文方代码；第五部分为1位大写英文字母，表示通信类型代码，与文件类别对应；第六部分4位大写英文字母，表示收文方代码；最后6位数字为流水号，流水号区间与通信类型代码对应。

文档人员在文档系统的函件待办流程任务中收到通过公司内部审批后的函件，首先需在系统中对函件的模板、单据类型、收文方代码、发文方代码、落款人等基本信息进行检查，之后点击提交，函件将自动流转至系统取号环节。系统通过对项目代码、发文方代码、收文方代码及函件类型的匹配，自动按照该函件类型预先设定好的流水号区间按从小到大的顺序依次取号，取号完成后再次流转至文档检查环节让文档人员对函件进行的格式复查和通讯渠道号的检查。如在检查过程中发现需退回流程，则系统会自动回收该流水号，并在下一次取号时优先使用。系统自动取号功能不仅减少了文档人员手动取号的工作量，避免了因核电项目、合同商数量众多所带来的繁杂的数据表格管理，同时依次取号的功能可实现智能查重，避免不同函件取号重复，进一步保证了取号的准确性。

2 工程函件收发实现统一平台传递

过去核电单位之间在传递文件时，多采用纸质文件快递、电子邮箱发送、刻录光盘邮寄、利用云服务等方式。这些方式不仅效率低、存在极大的安全隐患、而且也不便于对供应商集中管理。目前，为了有效集中管理文件外部传递，结合信息技术，通过统一对外文件交换系统实现统一传递。外部合作单位可通过提供公司名称、项目代码、通讯渠道代码和联系邮箱进行账户注册，系统在收到信函后会以邮件的形式向该账户下的联系邮箱发送邮件提醒，用户通过账户名和密码登录该系统，在系统上进行信函的审核和下载。该功能实现了对外部供应商账户的集中管理，管理员可通过系统日志查看供应商账户的登录下载情况，并对账户进行维护。

除此之外，统一对外文件交换系统对接公司的文档系统，可实现信函归档和收发两个环节的自动同步。通过文档人员检查提交归档的对外部单位发送的信函可自动同步至统一对外文件交换系统，文档人员只需登录统一对外文件交换系统，在函件收发模块中选中该函件，点击外发，系统会自动识别接收方代码账户，将函件发送到对方账户的系统中。接收方单位收到通知邮件后，点击邮件中的链接，通过预先注册的账户密码登陆对外文件交换系统，即可进行函件的审核、接收和下载。对于外部合作单位传递给我方的信函，文档人员可在统一对外文件交换系统直接对函件进行规范性检查，检查无误后点击审核通过，该函件数据可自动同步至文档系统归档，并进入分发管理系统进行下一步分发工作。统一对外文件交换系统实现了:

2.1 大文件传递:支持大文件的上传、下载断点续传，提供工作效率。

2.2 文件快速交换:文件快速传递、提醒，及时响应、反馈并且文件传递过程可控。

2.3 高安全性:文件安全扫描及传递过程安全加密，文件及时归档及保持历史记录完整，异常情况可追溯。

2.4 统一服务管理:统一对外文件服务、接口同步文件、文件归档、传输文件监控、文件安全防护，形成统一标准和规范。

3 工程函件漏函管理智能优化

漏函管理作为工程函件管理工作的重要组成部分，关系到本单位与外部合同单位来往函件的完整性与及时性。漏函的产生将直接影响各项工作进度，为工作的开展带来潜在的风险。传统漏函管理模式通过制定漏函管理表格进行定期维护，由于函件管理岗人员变动较为频繁，流动性较高，容易因员工岗位变动或人工登记失误造成人因失控风险。过去的漏函查询工具响应速度慢，无法实现动态条件组合一键查询，需进一步优化检索功能。为实现零漏函管理目标，首先统一处理历史漏函，通过制定历史漏函标准处理流程确保历史函件渠道号的连续性；其次通过设置函件收发不断号机制，从漏函产生的源头进行管控；最后通过优化漏函查询工具，实现动态条件组合一键查询漏函。

在设置函件收发不断号机制中，由文档人员直接著录的函件，系统通过对项目代码、收文方和接收方代码、函件类型的匹配，可实现自动检验目前著录的该通讯渠道号的流水号是否连续，如产生跳号，则给予实时提示，以便文档著录人员及时处理该跳号。由系统自动取号的工程函件已实现自动删除未归档成功的系统占号并重新利用，无需人工处理。函件收发不断号机制从源头杜绝产生漏函，彻底解决文档多年来不断有新漏函产生的问题，也是实现零漏函最关键的底层机制。

优化后的漏函查询工具，是通过动态组合条件，可指定项目、时间范围。收发方代码等个性化选项，实时导出漏函数据。未优化前的漏函查询，则是通过客户端工具导出漏函总表清单，需人工通过办公软件数据表格管理，按照项目、按照字母排列顺序，依次筛选函件的接收方、发送方、函件类型、漏函流水号等多项属性信息来逐条查询，工作量大且耗时长，效率低。优化后的漏函工具使得漏函导出工作更加方便快捷，简化过去繁琐的操作步骤，有效解决人工查询漏函容易遗漏的问题，同时可实时掌握漏函数据情况。

结束语

核电建设周期长，合作接口单位众多，信函作为参与各方往来的正式书面联系方式，在工程建设过程中起着桥梁和纽带的作用。本文通过对目前核电项目工程函件的智能化管理方式进行分析，探讨了智能化为函件日常管理工作带来的便利性，同时进一步提高了工程函件的准确性、及时性和完整性。不仅减轻文档工作量、减少人力资源的投入，更重要的是优化了业务流程，确保了工程函件数据能更高效的服务于核电项目管理。