新时期公安局档案信息化建设研究

赖华军 栾 斌

涟水县公安局 江苏 淮安 223200

1 引言

当前我们已经全面进入了信息化浪潮的时代,各行各业因为互联网技术的发展而进行了产业转型或者升级,在此背景下,作为人民的保护神,公安部门也要进行一系列变化,其内部后勤管理部门档案管理工作就需要进行信息化建设,而基于该部门的重要性和特殊性,如何对其进行信息化建设值得我们深思。

2 公安局档案信息化建设的必要性分析

(1)信息存储的高密度。档案信息化就是将传统的纸质档案进行加工处理转变为声音、文字或者视频等能够被计算机识别出来的二进制形式,比如现在的移动硬盘或者是移动优盘,一个小小的优盘就能够代替过去一整个仓库,大大节省了物理空间。

(2)信息存储可操作性比较强。使用计算机或者使用网络技术制作生成的电子档案在异地办公方面更加简单,有利于批量查询和复制。比如公安局的户籍档案管理,办事群众仅需要在户籍所在地的任一时段到任何派出所提供地名和时间段即可,单纯依靠公安内网计算机就可快出调出户籍资料,有利于提高工作效率,能够从根本上解决公安档案的查询处理,方便人民办事。

(3)实现档案数字化管理是强化警力的要求。科技兴档有利于实现科技强警,公安档案的信息化管理不仅是其顺应时代发展所需,更是强化警力、精兵简政的重要手段,实现档案的数字化具有比较高的档案建设技术含量,警务工作更过去相比的效率只会更高。

3 公安局档案信息化建设中存在的主要问题分析

3.1 较低的档案信息化应用水平 很多地区派出所的档案管理水平都比较低,没有专门的档案管理人员,兼职现象严重,且人员变动频繁,几乎都没有经受过专业的知识技能培训,再加上内勤需要应对多个不同职能部门的综合性业务,工作比较辛苦,进一步降低了信息化应用水平。而现在信息化档案管理更加注重技术性和效率,对于档案管理工作者的知识面和对计算机的使用操作能力要求更高,尽管很多民警工作积极性高,但是实际动手能力不足或者学习接受能力较差,摸不清看不透档案工作最新规定,尤其是对于信息化系统的各个功能了解不深,无法快速找到所需档案。

3.2 档案信息化的开发程度有待加深 目前户籍档案的查询使用效能较低,没有真正发挥出预设的应用价值,导致公安部门信息化服务的职能水平降低。尽管派出所公安机关的档案底册数字化管理已经全部部署完毕,不过对于档案变动的具体手续还没有玩去哪落实,比如户籍档案底册电子文件没有实现电子化处理,数据缺失严重,同一区域档案管理网络共享尚未开通,导致群众查找档案奔波于不同地方,而只有积极的推进档案信息跟大平台系统的联系才能够更好的发挥其信息化建设的价值。

4 新时期公安局档案信息化建设的主要路径

4.1 全面提升公安档案管理者的个人学习素养 在信息化建设速度不断提升的今天,各行各业都面临巨大挑战。公安机关的后勤档案管理部门也要革新传统方式,对此要有先进的档案管理理念和操作技能为基层。对此要全面加强公安档案管理者的信息化学习能力和知识技能水平。针对性的建设公安机关量身打造的档案信息管理系统,同时通过各种方法提高管理人员的能力,不仅要求其懂业务、懂制度、会操作,还要有自主学习能力,能够及时更新个人知识和网络操作系统,更好的胜任信息档案管理工作。

4.2 创新工作手段,将不同部门衔接起来 目前公安系统内各部门系统相互独立,仅能够在自家平台操作,而档案作为一种辅助性工具,经常被不同部门的同事借阅使用。所以应该加强各部门数据联系性,做到档案资源的共享交流,实际当中应该依靠于网络开发一种全新平台,选择分布式管理系统在各个部门间建立数据库,通过系统进行资源的存取、修改,尽量减少人力、物力、财力的投资,将投资成本降至最低,不过也要注意各部门各自特点,实现个性化设计。

4.3 做好内部电子文档管理工作,同时处理好纸质文档 时间原因我们积累了很多的公安档案,即便是进行数字化转化也需要一定的时间才能完成,这时候信息资源的管理效率成为一个问题。这时候我们在进行电子档案管理的同时也要注意保管好纸质档案,多上一道保险。电子文档管理中妥善处理好纸质档案,防止有不良信息入侵档案库修改电子档案,注意保存好原始档案,尤其是一些高保密、高价值的档案,要经常对其进行检查和备份。

4.4 做好档案信息的保密管理工作 档案管理工作最终目的是要更好为人民群众提供服务,经过数字化处理以后的档案不仅是信息资源更是资产。所以加强档案管理避免信息外露是档案管理工作的重点,信息化建设过程中可以多多使用当下比较流行的一些技术,比如大数据、区块链等技术,实现档案管理的不可更改和不可逆,避免有黑客进入对档案进行删减,防止有重要的警务机密外泄,对此还要划分好档案的保密级别,设定浏览权限,通过互联网技术进行档案信息传送接收,保证信息传输过程的安全。

5 结语

档案管理部门进行信息化建设有利于实现警务部门的精兵简政,有利于提高办事效率,更好的落实为人民服务的宗旨。不过无论如何,提高人文修养还是提高档案管理效果的前提,尤其是在各种新鲜信息技术层出不穷的今天,公安档案信息化建设不仅面临重大机遇,同时也面临一系列的挑战,务必要结合实际才能够真正的为公安档案信息化建设铺平道路。