电力设计院档案管理的重要性与服务意识探讨

耿 伟

牡丹江电力设计院 黑龙江 牡丹江 157000

引言

随着社会的发展,国家电力体制改革的不断深化,电力建设的步伐在迅速加快,电力投资在速猛加大,地市级电力勘测设计院设计任务均在日益加重,相应的科技档案存量也迅速增加。但是据笔者调查获悉,大部分地市级电力勘测设计院的科技档案管理仍停留在较底水平,管理未按标准同步推进,科技档案的收集、整理、归档、保管、利用、维护等方面的操作均欠规范。然而,科技档案的管理工作对从事电力勘测设计业务的企业而言又是一项不可忽视的重要工作。科技档案管理的规范化势在必行,也可谓迫在眉睫,本文将就科技档案管理的规范化做一些探讨,以供大家参考。

1 电力设计院档案管理的重要性

加强电力档案管理也是做好电力勘测设计的迫切需要,许多电力工程在设计施工过程中都会借鉴以前成功的例子,并在此基础上进行创新突破。所以,大部分电力设计人员在接到新的工程项目时,首先会思考如何利用以往类似的项目经验进行借鉴,从而提高设计效率,因此电力工程档案资料的完整与否则直接影响着之后的项目设计,为此做好电力工程的档案管理十分重要。因此做好工程资料的收集和归档非常重要,是保证电力工程设计以及建设正常开展的重要措施之一。

2 电力设计院的档案现状及存在的问题

2.1 对档案的利用创造利益的程度不够 目前,为了保护公司的知识产权,电力设计院的档案管理实行了严格的保密制度,提供开放的这些资料仅仅是对内部人员单方向进行的,并且,对于档案开放的流程方案也是有相应的严格的规章制度,有很多的企业是不提供集中查阅这个公开信息的服务。长期以来,有一部分人,这也包括部分的领导干部对于档案管理工作的一些列的认识都是存在着一些严重的误区,认为档案工作不能够让外人来完成、是要严格保密的一项工作,是单位的最主要工作,但是这样做,是不能够给单位创造经济效益,大多数员工缺乏对于档案管理的创新意识,不能够更深层次的发掘档案资料的经济价值,对于档案也就谈不到能够实现广泛有效的利用。还有一部分人是这样认为的,只要不泄密,不丢失,能应付外调、查档就可以了。在开发利用和创造利益的方面,虽然档案的结构合理、门类齐全、内容也是相对的广泛,这一系类的问题这表明了,一些人缺乏对于档案工作的了解,就向是这种守旧的思想,已无法适应现代化的管理需求。

2.2 档案安全性问题突出 由于互联网、3G网络的普及,电子文件很容易分发出去。此外,一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题,带来了极大的威胁。

2.3 归档入库、储存维护的不规范 很多单位科技档案移交档案室后,由于档案管理人员的专业水平和敬业精神均欠佳,对科技档案的整理、分类、储存和维护操作很不规范,整理不规范,分类不合理,储存不安全,维护不到位等现象随处可见。尤其是电子档案的保护与维护更成问题,导致科技档案的利用价值严重受损。

3 提高电力设计院档案管理服务质量的措施

3.1 提高档案信息化水平技术 配备先进的设备,系统软件的开发应用和相应的完善,可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广,逐步建立同一平台,为分中心服务做好前期准备工作。档案中心目录及全文要做到数字化,对各职能部门每年移交的大量的成果档案资料,一边整理一边输入,从信息源头抓起,电力设计院档案信息数据输入是最基础性的工作,实施“双套制”的纸质档案和数字档案的工作模式,避免重复劳动,也会大大加快了档案信息数字化的进程,也可以节约了人力和物力。

3.2 完善电子档案相关的安全法规 在信息系统中,所有的安全策略实施过程中最主要的因素是人,因此完善员工对电子档案操作的规范,强调安全的责任意识显得尤为重要。电子档案在形成和归档的过程中有众多环节,每个环节的工作人员都有不同的职责,对电子档案的都有一定的操作权限,即使有比较先进的信息安全技术,但在人为操作层面仍有漏洞,因此,只有通过完善制度最大限度降低人为造成的安全漏洞,才是提升电子档案系统安全性的根本途径。

3.3 加强培训,提高水平 全面推进科技档案标准化管理,是一项复杂的系统工作,要求从业人员具有很强的业务水平和服务意识,要有自我牺牲的品质,乐于奉献的精神,进取创新的意识,严肃认真的工作态度.因此要加强科技档案管理人员的培训工作,并不断为其提供接受继续教育的机会,通过岗位培训和专业培训来更新档案管理专业知识,提高信息技术能力,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,从而助进科技档案管理水平的提高。

3.4 转变思想观念 档案管理工作的创新首先就需要从思想观念上进行创新,因为思想观念是管理发展的基础。管理创新还需要与时俱进,结合现代化的思想理念,实现数字化、网络化、知识化、社会化,以此推动档案管理工作的发展和进步。我认为电力设计院档案管理工作的思想转变,应从两种意识出发：首先,对传统纸质档案的管理理念要有改变,因为档案管理是对一个庞大的信息库进行管理,传统的管理模式已经不能满足现今的工作需要,所以必须要从信息化的角度出发；其次,提高对档案使用率的认识,档案工作中要积极的收集和整理档案,并使得档案的使用效率提高,强化档案管理的效率意识,从而充分发挥档案的价值。

3.5 档案信息建设中应注意的问题 一是建设跨企业的档案信息资源共享平台,以资源共享弥补资源的不足；二是做到馆藏档案数字化和现代文件归档的电子化,建设企业电子文件中心；三是积极探索实现档案信息化建设和企业政务建设有效衔接的途径,使档案信息资源与企业公共信息平台的信息实现对接。企业档案数字化建设存在的普遍问题,也是电子档案管理的难处。一方面,现有档案工作人员要积极学习先进的信息科学技术,努力使自己成为复合型人才；另一方面,企业档案部门也要加强人才结构的调整,有计划地引进计算机专业人才,加快实现计算机技术与档案专业技术的融合。企业档案管理多是采用手工作坊式的操作。各种归档材料从形成、归档、整理、保管到利用都是手工来完成。企业档案信息化建设就是要改变这一状况,使海量纸质档案变革为胶片化、数字化档案,将传统档案馆变革为数字档案馆。为此,档案管理模式必须向网络化、计算机化方向发展,通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储及其他存储模式等先进手段,对数字档案进行集中统一管理。

结语

总的来说,电力设计院的档案管理是一项综合性的管理工作,涉及的内容较多,而且对于设计院的发展有着重要的推动作用。为此,档案管理人员要完善当前的档案管理模式,加强档案管理的创新,实现档案的信息化管理,从而更好地提高档案管理的服务质量。