新时期高校大型仪器设备开放共享管理体系探索与思考

钟 冲, 高红梅

(西南交通大学 资产与实验室管理处, 四川 成都 611756)

随着“互联网+”、物联网、大数据、云计算等信息技术的飞速发展和不断成熟,高校在建立健全管理制度的基础上,搭建了更加智能化的大型仪器设备开放共享平台[1-4],同时也与国家共享平台进行了对接。

党的十九大报告提出创新引领发展,建设科技强国的目标。大型仪器设备是培养创新型人才、增强创新能力、提高科研水平与成果产出的重要物质保障。

“双一流建设”的深入、“一带一路”战略的实施、“创新创业”大环境的形成,对高校大型仪器设备服务的需求有了更高的要求。新时期,如何构建更有利且适合高校的大型仪器设备开放共享新体系,更好地服务教学科研、人才培养、社会需求和国家战略已成为高校亟须思考和解决的问题。

1 国内外高校大型仪器设备共享管理模式

高校大型仪器设备作为高精尖设备,不但是学校人才培养和科学研究的重要保障,也是学校重要的国有资产,利用率尚有较大的提升空间。国内、外高校经过发展,由于政策、地域的不同具有不同的大型仪器设备开放共享管理模式。

1.1 国外管理模式

相对于国内高校,欧美国家在大型仪器设备开放共享方面起步较早。开放平台和运行机制均比较成熟,国外高校共享模式主要有以下2种：

(1) 统筹管理、集中运行模式。在此模式下,学校建立了统一的管理平台,也拥有校级共享平台。这类大型仪器设备多由国家管理部门提供经费购置。如斯坦福大学[5]的ilab实现了平台网站统一管理,功能先进全面,可以实现用户管理、预约和计费等功能。校级平台的设备购置需要经过二次论证。斯坦福大学的微纳加工校级平台也是国家平台,是美国NSF的NNIN成员。哈佛大学建立了不同研究方向的仪器共享平台。仪器平台由学校或学院管理,学科涵盖广泛,充分实现了学科的交叉融合;实验室全天候开放,采取全成本核算的有偿使用服务模式,既可以提供测样服务,也可以通过培训用户独立使用。

(2) 分散管理、分散运行模式。在此模式下,实验室管理工作完全由各学院承担,责任教授负责。这类大型仪器设备多由教授根据自己的研究需要，用自己的科研经费购买。如美国的约翰霍普金斯大学[6],该校未设立专门的实验室管理机构,大型仪器设备开放共享工作由学院的责任教授负责,仪器设备放置的场所也相对分散,不同的实验楼由不同的教授负责,教授聘用专业的仪器管理员,负责所有仪器的日常管理、维护、培训等工作。所有实验室对全校师生24 h开放,通过门禁卡刷卡进入。进入实验室前,必须通过实验室安全培训和考试。

1.2 国内管理模式

相对于国外高校来说,国内大型仪器设备开放共享方面的研究起步较晚。随着国家和上级部门大型科研仪器向社会开放工作的不断推进,国内高校通过各种举措积极实践大型仪器设备开放共享,在管理体制、制度建设、共享平台搭建、激励机制等方面[7-12]均取得了一定的成果。国内高校共享模式主要有以下2种：

1.2.1 统筹管理、集中+分散模式

在此模式下,高校大型仪器设备开放共享实行学校、院系、机组三级管理。由设备管理部门负责统筹管理、协调运行,搭建统一平台,开展共享工作。学校成立公共测试中心(1+X),集中管理通用性、共享性强的大型仪器设备,并负责其开放共享具体事宜。其他分散在院系的仪器设备,由院系负责其校内外开放共享具体事宜。国内大部分高校均采用此种模式,其管理体系如图1所示。

图1 统筹管理、集中+分散模式管理体系

如清华大学大型仪器设备开放共享开展比较早[5],逐步形成了“校—院—实验室”三级管理体系,及“通专结合、虚实结合”的开放平台。开放共享工作由实验室与设备处归口负责,包括论证、制度建设、资金支持、评价考核等,同时与科研院、财务处、学科办等有关部门根据职责通力协作,共同开展开放共享工作,更好地支撑学校科研创新和学科发展。清华大学陆续建立了多个校级平台,并在政策和资金上给予一定支持,鼓励设备开放共享，同时引导院系建设以学科服务为主的院系公共平台。截止2018年,建立了14个校级公共平台和11个院系公共平台。开放运行服务通过清华大学仪器设备共享服务平台进行。

南京大学大型仪器设备开放共享工作实行学校、院系、实验室三级管理、集约管理(将分散在学院、课题组的仪器纳入平台)与专人管理相结合(个别高精尖设备由研究团队的专人管理),实体平台(校级平台、院系平台和实验室三级)与虚体平台(开放共享网络管理系统)相结合。南京大学已建成了多层次多平台的大型仪器设备共享管理系统,校级层面的管理系统由国有资产管理处建立,为南京大学大型仪器设备共享管理系统,部分院系、单位,如化学化工学院、生命科学学院、模式动物所、分析测试中心等也建立了本单位的大型仪器设备共享在线服务平台。截止2018年,南京大学有分析测试中心和高性能计算集群2个校级平台,物理学科等多个院级公共平台。

华中科技大学设立了由“仪器设备开放共享工作领导小组”,统筹仪器设备开放共享工作,研究解决仪器设备开放共享工作中的重大问题,监督检查开放共享工作进程和成效。校内联动,形成合力,推进大型仪器设备集约化管理，形成了“校级平台、院系平台、网络平台”的开放格局。学校支持院系在做好“专管共用”的基础上,着力推进“共管共用”,即空间集中、管理集中的运行模式。

1.2.2 统筹管理、社会化运行模式

在统筹管理、社会化运行模式下,仍由设备管理部门负责统筹管理、协调运行,搭建统一平台,开展共享工作。校内开放共享具体服务由院系及校级公共平台负责,委托专业机构负责校外开放共享业务管理,加强社会化服务,其管理体系如图2所示。

图2 统筹管理、社会化运行模式管理体系

如北京科技大学[13]。学校成立大型仪器设备工作委员会,作为学校仪器设备开放共享工作的管理与监督机构,学校资产管理处负责组织工作,各二级单位负责具体实施。成立专业服务机构——北京科大分析检验中心有限公司,作为北京科技大学全资子公司,接受学校的审计、监督管理。学校层面负责集中场地、设备、人员和窗口,同时建立内部质量管理体系,规范服务流程,制定检测方法与确认程序,规范实验方法,综合实验成本与市场定价,规范服务价格。服务机构层面负责专业化的对外运营服务,提供检测研发服务,支持企业技术创新,全面托管北京科技大学实验检测资源。开放共享通过共享管理平台进行。

2 国内高校开放共享工作面临的困难

经过多年持续的努力,高校在大型仪器设备开放共享工作中取得了一定成效,但是在实际工作的过程中,仍然存在一些困难。

2.1 激励机制有待进一步建立健全

现有管理制度具有通用性,而高校学科门类较多,学科的差异较大,因此大型仪器设备的种类、功能和性能指标方面有多样化的特点,且有的以教学为主、有的以科研为主、有的以公共测试为主,制定有针对性的考核评价制度难度很大。此外,奖励机制不健全,虽然对大型仪器设备开放共享先进单位给予了奖励,但是奖励程度和范围均有待提高,而且缺乏相应的惩罚机制。

2.2 技术人员和经费投入不足

高校实验技术人员不但要承担教学和科研任务,还要承担公共服务等其他工作,分身乏术,这也是高校的普遍现象。技术队伍人员短缺,大型仪器设备缺少专人管理,因此开放共享人员支撑不够。许多高校虽然设置了“大型仪器设备开放共享专项基金”,但是由于经费紧张,维护经费投入不足,难以维持大型仪器设备的高效运行。此外，大多数是学院和课题组承担所管仪器的维修维护，因此学院和课题组开放积极性不高。

2.3 开放共享效益有待进一步提高

高校实验室数量众多,虽然相对集中,但是大型仪器设备大多集中在各个学院,相对分散,开放共享的主体是院系中心。随着学校制度的出台和运行平台的建立,院系中心开放共享的意识已经有所增强,但是开放共享效益及运行使用情况未与院系及相关管理人员绩效挂钩。因此,开放共享动力不足,导致开放共享效益不高。

3 构建高校大型仪器设备共享新体系的迫切性

3.1 必要性

共享发展是十八届五中全会提出的“五大发展理念”之一;“一带一路”战略要求共建共享共用,释放全社会创新创业创造动能;《中国制造2025》提出,坚持“创新驱动、质量为先、绿色发展、结构优化、人才为本”的基本方针;2016年《政府工作报告》中提到共享(分享)经济被视作下一个10年的商业模式;从“大众创业、万众创新”到“创新创业创造”,表明我国实施创新驱动发展,提高科技进步贡献率。2018年，在国家科学技术奖励大会上,李克强总理指出,要着眼提升创新供给能力和效率,推动大众创业万众创新上水平,更为有效地集众智汇众力。鼓励大企业、科研院所打造创新资源开放共享平台,推动国家重大科研基础设施、科学数据和仪器设备向社会开放。

随着“双一流建设”的深入、“双创”大环境的形成、“互联网+”和物联网等技术的发展,现有大型仪器开放共享体系已无法更好地开展高校服务，支撑国家战略行动,因此构建高校大型仪器设备开放共享新体系势在必行。

3.2 紧迫性

2016年6月,中国科协代表我国正式加入《华盛顿协议》,该协议的基本理念是以学生为中心的教育理念,以学生学习成果为教育导向,持续改进质量。大型仪器设备面向本科生开放共享可以促进教学改革,培养具有科学素养和创新能力的人才。

2018年8月,由教育部、财政部、国家发改委发布的《关于高等学校加快“双一流”建设的指导意见》指出要增强服务重大战略需求能力，加强对各类需求的针对性研究、科学性预测和系统性把握,主动对接国家和区域重大战略。

同时,快速增长的学科知识体系和日渐缩短的知识半衰期,“双创”大环境,世界百年巨变和新一轮科技革命带给高等教育的挑战与机会,都要求构建可以更好服务教学科研、人才培养、社会需求、国家战略和创新创业的大型仪器设备共享体系。因此,构建高校大型仪器设备开放共享新体系迫在眉睫。

3.3 可行性

(1) 国家层面——高度重视。2014年12月,国务院颁布了《关于国家重大科研基础设施和大型科研仪器向社会开放的意见》(国发[2014]70号)明确规定,“推动非涉密和无特殊规定限制的科研设施与仪器一律向社会开放”。此后,各级主管部委和地方相继出台了相关政策和文件,督查高校大型仪器开放共享落实情况,同时建立了科技资源共享平台,2018年科技部还组织开展了大型科研仪器开放共享评价考核工作,对于考核优秀和良好的单位,给予后补助奖励,激励高校和其他管理部门加强开放共享工作。

(2) 高校层面——切实推进。 近几年,高校不断建立健全大型仪器设备开放共享体制和机制,为开放共享提供了组织保障、制度保障和激励机制,促进了开放共享可持续发展，加强了校级和院级公共测试平台的建设,推进了集约化管理,为开放共享提供了实体平台基础;建设了更加智能化的硬件+软件的大型仪器设备开放共享管理平台,与上级管理部门和地区共享平台对接,为开放共享的可行性提供了有力的技术支撑,高校开放共享水平得到了显著提升。因此,高校已基本具备了构建大型仪器设备开放共享新体系的基础。

3.4 经济性

随着经费不断投入,高校大型仪器设备资源的持续增加,形成了丰富的科技资源,满足了学校办学需求和科学研究需要。然而部分设备由于各种原因存在资源闲置浪费现象,资源无法得到有效利用，校内仍然存在大型仪器设备重复购置的现象。同时,大型仪器设备对企业技术创新等大量社会需求难以得到满足，不符合基于公共财政体系的宏观布局效益性和基于公共财政配置模式先进性的要求。构建大型仪器设备开放共享新体系,进一步避免设备重复购置和闲置浪费是大势所趋。

4 我校大型仪器设备开放共享实践

高校大型仪器设备是高水平人才培养和科学研究的重要保障,同时也是学校教学科研的重要物质保障。西南交通大学作为轨道交通特色的全国重点大学,大型仪器设备种类丰富,纳入学校平台40万元以上的仪器设备有370多台,价值4.4亿元。2018年12月26日,科技部、财政部在科技部网站上联合发布了《关于发布中央级高校和科研院所等单位重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享评价考核结果的通知》,我校考核结果“良好”,获得考核后补助奖励。

我校高度重视大型仪器设备开放共享。经过多年的积累,建立了“分布式三级”运行管理模式,采取“五统一、一服务”的方式,全面支持教学科研需求。“五统一”即统一制度、统一论证、统一配置、统一管理、统一评价,“一服务”即提供个性化特色服务。多年来,我校通过以下举措,积极推进大型仪器设备开放共享工作。

4.1 统一制度,完善管理制度和体系,管理规范有序

我校制定了“西南交通大学大型仪器设备开放共享服务管理办法”,明确管理单位和相关责任,理顺开放共享运行机制,让大型仪器设备开放共享有章可循、有规可依,逐步推动大型仪器设备开放共享,使得管理工作更加科学化和规范化。

建立大型仪器设备开放共享服务学校—学院—实验室三级管理体系。三级各负其责、相互配合,共同完成开放共享服务的各项工作。学校成立大型仪器设备开放共享工作领导小组。学院成立大型仪器设备工作小组,负责对本部门纳入共享的大型仪器设备实施具体管理。实验室是大型仪器设备开放共享服务工作的实体,开展分析测试、加工制备和设计计算等技术服务工作,负责大型仪器设备的日常运行、管理和维护、技术人员的组织管理,以及用户培训等工作。

4.2 统一论证,避免资源浪费,减少重复购置

大型仪器设备购置前学校统一论证。按照学校的发展目标和仪器设备的需求,做好规划和论证。学校层面监管部门组织专家加强大型仪器设备购置可行性论证,详细论证购置的必要性、可行性、紧迫性、技术指标、设备性能、预计效益、风险等,同时要求购置单位提供已有大型仪器设备的开放共享情况。严把论证关,避免重复购置、盲目购置,避免设备使用率低的情况,确保科学配置。对于可以同时满足多学科基本科研需要的仪器设备,经过论证后,纳入校级共享实体平台,采用“集中区域放置,优先购置单位使用,促进共享共用”的管理方式。

4.3 统一配置,建立校级实体平台,改变资源配置模式

2015年12月,建立由学校统一规划、建设和管理的校级共享实体平台(分析测试中心),平台运行实行独立管理,挂靠资产与实验室管理处。能满足多学科基本科研需要的通用型仪器设备纳入校级实体平台管理。在新的历史时期,中心被赋予了新的历史使命,负责构建校内外教学、科研工作分析测试服务平台,促进学校大型仪器设备的资源共享和跨学科的交叉研究,为交叉学科发展、重大科研攻关提供综合的分析测试技术支撑。

改变资源配置模式,由分散的科研团队资金配置向学校统筹资金配置转变。经费到达学校后,结合一流学科建设和重点实验室建设,集中规划大型仪器设备购置计划,开展竞争性购置,优先购置急需仪器设备。

4.4 统一管理,优化共享管理信息平台,实时动态监管

2016年,我校建立了西南交通大学大型仪器设备开放共享平台(以下简称“平台”),鼓励大型仪器设备开放共享运行服务由实验室通过平台具体实施,该平台已与国家网络管理平台对接。平台包含大型仪器管理、预约管理、报表管理及信息发布等功能。分角色设计大型仪器设备平台功能,便于分层分级管理,学生、教师、机组人员、学院管理员、学院分管领导、校级管理员等角色根据工作需要设置不同的管理权限。同时平台与财务平台对接,实现线上预约和付款功能。平台逐步优化,实现了入账、调拨和报废与设备家具系统实时对接功能,解决了与设备系统的信息孤岛问题;同时强化统计分析和报表管理功能,提高了管理水平。2019年,将引入智能物联网平台,逐步实现设备运行状态实时监控。

4.5 统一评价,加强监督考核,促进开放共享

年度考核评价工作由学校负责实施,考核工作经过各单位自评、专家意见会、最终评审等环节。综合考虑评选出大型仪器设备使用先进单位,并予以表彰。“以考核促使用、以考核推共享”,调动院系中心的积极性,提高大型仪器设备的管理水平。

大型仪器设备开放共享工作,涉及到各院系、资产、科研、财务、人事等部门,只有通力协作、形成合力,才能进一步提高大型科研仪器设备的管理水平,助力学校“双一流”建设。

5 构建高校大型仪器共享新体系的思考

大型仪器设备共享新体系的构建不但可以更好地支撑学校学科发展、创新人才培养和科学研究,而且更有利于为社会需求和国家战略服务。

5.1 探索建立大型仪器设备共享新模式

根据国家定位和要求,创新大型仪器设备开放共享服务思路,着力构建以成果为纲,以共享为目,校内统一、校际互补、辐射社会的大型仪器设备共享新体系。

通过创新管理体系、运行机制、评价模式和激励机制探索打造“一体两翼三中心”大型仪器设备共享新模式,开创大型仪器设备共享新局面。“一体”指高校内部上下形成一体,成立学校大型仪器共享服务管理机构,“两翼”是指“校内”和“校外”,即基于校内科学研究和教学保障需求的共享服务和面向社会、支撑国家重大项目需求的专业化服务;“三中心”是指大型仪器共享服务管理机构设立3个中心,公共测试中心、运行保障中心、共享服务中心。公共测试中心除了通用仪器实验室外,还将建立多个学科交叉公共平台实验室,采用矩阵模式管理,即需要各相关学院参与到实验室的管理中来。

5.2 创新管理体系,提供组织保障

学校成立大型仪器共享服务管理中心,负责统筹学校大型仪器设备开放共享工作、学校大型仪器设备开放共享制度建设、开放共享平台建设与运行管理、开放共享服务的监督管理、开放共享考核评价与激励工作以及大型仪器设备购置可行性论证，牵头完成上级管理部门要求的大型仪器设备的各类报表、数据统计、基础调查、仪器平台对接等工作,其管理体系如图3所示。

图3 新模式管理体系

大型仪器共享服务管理中心设立3个二级管理中心,即公共测试中心、运行保障中心、院系管理服务中心。公共测试中心负责校级公共测试平台各项工作,包含规章制度制定、仪器设备管理及维护、开放共享运行、公共测试平台报表编制等工作;运行保障中心负责全校大型仪器设备开放共享制度建设,网络平台建设与运行管理、考核评价、购置可行性论证、上级管理部门的各类报表;共享服务中心负责校外业务管理,加强社会化服务,同时负责监督院系开放共享规章制度的制定情况、大型仪器开放共享情况、院系数据统计及报表汇总等。

学校成立大型仪器设备开放共享工作领导小组,负责研究解决仪器设备开放共享工作中的重大问题,指导大型仪器设备的整体布局与配置、效益考核与评价。领导小组组长由分管大型仪器共享服务管理中心的校领导担任,成员由设备管理部门、科研管理、财务管理、人事管理、学科管理、房产管理、网络与信息化管理等职能部门负责人组成。各成员单位按各自部门职责，支持和保障大型仪器设备开放共享工作。

5.3 优化运行服务平台,提供有力支撑

(1) 搭建智能化信息支撑平台。 构建资源可视化、流程规范化和控制智能化的大型仪器开放共享平台,大型仪器设备平台全天候开放,可提供7*24 h服务。通过智能门禁管理、智能电源控制、智能监控管理、环境监测、显示设备等终端搭建智能物联网平台,实现大型仪器设备控制智能化。通过搭建集共享管理系统和配套智能物联网过程管理系统为一体的大型仪器设备开放共享平台，实现自动管理学校的所有大型仪器设备,实时了解大型仪器设备的运行情况,实时掌握所有设备的使用情况。对中心实验室及仪器设备的使用从用户送样检测、自主预约、仪器培训、预约审核到智能身份认证、时间授权认证,再到实验及仪器设备使用过程控制、仪器收费、数据记录生成、智能数据分析统计等实现流程化规范管理。通过GIS系统实现实验室楼宇、楼层、实验室分布、实验室仪器设备等资源的可视化展示,系统组成如图4所示。

图4 大型仪器设备开放共享服务平台系统组成

(2) 改变资源配置模式,加大专项经费投入。改变资源配置模式,购买大型仪器设备资金不再配置给分散的科研团队。而是从学校层面统筹考虑,统一布局,结合学校“双一流建设”和实验室建设规划,集中论证大型仪器设备购买需求,集中资金优先购买急需设备,同时加大学校信息服务平台建设投入,促进大型仪器设备开放共享。

高校应该每年投入足够的专项经费保障大型仪器设备的正常运行、维修维护及更新换代。除了加大专项经费的投入外,还可以制定合理的收入分配办法,将一部分开放共享收入纳入学校共享基金,保障开放共享工作可持续发展。

(3) 加强队伍建设,提升服务能力。 依托顶层设计,科学设置岗位,明确各类岗位的岗位职责;建立培训制度,提升实验技术队伍的综合素质和业务水平;加强管理,科学设计考核指标,构建合理的准入准出和考核评价,不断加强实验技术队伍建设,建设一支掌握先进实验教学方法,具有科学管理实验室能力,能够适应一流大学发展需求的高水平实验技术队伍,为大型仪器开放共享工作服务[14]。

5.4 引入多元评价,促进开放共享

引入多元评价,建立科学的考核评价体系,对大型仪器设备开放共享情况执行绩效考核制度。

(1) 院系(中心)管理评价——模糊评价法。考核评价每年定期举行,与学院年度考核、人才年度考核工作相结合。结果向全校公示,并将其纳入使用单位年度考核,同时作为后期学校经费投入的重要依据之一。

(2) 大型仪器设备效益评价——层次分析法。对大型仪器设备的机时数、开放服务、功能利用和开发、科研成果、教学成果、人才培养、社会服务、获奖情况、报告质量、安全完整等内容进行考核评价。对不同功能和使用方向的大型仪器设备，制定分类型的考核评价指标和权重系数,如以教学为主的仪器设备,增加人才培养和教学成果的权重;以科研为主的仪器设备,增加科研成果和功能利用开发的权重;以分析测试服务为主的仪器设备,增加开放服务、检测报告的数量质量的权重。

(3) 实验队伍个人评价——全方位绩效考核。实验技术队伍考核以年度考核和聘期考核相结合,引入全方位绩效考核法,将考核结果用于薪酬分配、岗位聘任、职称晋升等工作。评价的指标除了通用指标外,不同的岗位设置不同的KPI指标，仪器技术岗KPI指标设计以实践操作能力为导向，仪器管理岗KPI指标设计以服务保障能力为导向。

5.5 构建“三位一体”激励机制,促进积极性

(1) 经费激励。根据院系(中心)管理评价、大型仪器设备效益考核评价结果,采取“后补助”方式奖励开放共享基金,同时可以阶梯解决仪器设备维修维护费用。对于开放共享工作优秀的单位,优先考虑投入经费进行实验室建设和改造。

(2) 场地激励。对大型仪器设备开放优秀的单位,在核算单位用房时,可以作为公共服务,适当减免用房面积；开放共享优秀的机组,建议所在单位在设备场地配置方面给予优先考虑。

(3) 精神激励。完善晋升机制,根据大型仪器技术岗位的特殊性设置晋升标准，设立大型仪器设备开放共享优秀个人奖项,在年终考核时,作为业务量增加项。

6 结语

新时期构建大型仪器设备开放共享新体系,可以更好地为高校教学科研、人才培养服务,同时更好地为社会需求、国家战略和创新创业服务。各高校在不断转变共享观念的基础上,建立健全管理制度，优化管理模式,创新服务机制和服务流程,以共享信息平台为助力,以优秀的人才队伍和经费投入为支撑,构建有效的激励机制,合理运用考核评价结果,推动大型仪器设备全生命周期管理,加强开放共享力度,提高开放共享服务能力和服务水平。大型仪器设备开放共享是一项系统工程,不可能一蹴而就。“长风破浪会有时,直挂云帆济沧海”,相信在高校管理人员和技术人员的共同努力下,大型仪器设备开放共享工作将更上一层楼。