提升办公室行政管理人员综合能力的思考

刘 莉

国网吉林省电力有限公司和龙市供电公司 吉林 延边 133500

引言

在新形势下,我国各种类型企业在开展办公室行政管理时往往会受到外在因素的影响,造成企业办公室行政管理水平低下,难以满足企业良性发展要求。为改善这一现状,必须加强企业办公室行政管理的研究力度,并按照各项研究和企业办公室具体行政管理职能制定合理的路径选择策略,优化企业办公室行政管理效果。在提高行政管理在企业办公室作用效果的同时,确保相关企业向着更加合理的方向发展。

1 办公室行政管理人员应当具备的素质

1.1 职业素养 职业素养是每个人在工作中都必须具备的基本素养,但员工的职业素养,并不是单单是其个人思想品质的体现,还能衡量员工和企业之间的向心力。员工工作能力的高低,将直接反映出其能为企业带来的价值多少。而员工的职业道德水平,则会直接反映其在工作期间可能为企业带来的影响。也就是说,越是能力强的员工,若是缺乏良好的职业素养,对企业造成的负面影响也就越大。企业行政管理作为企业管理中的特殊岗位,其对企业稳定发展的重要性可想而是。企业若是不及时制止,很有可能给企业带来毁灭性的打击。所以,企业的行政管理人员必须具备良好的职业素养。

1.2 心理素质 行政管理人员面临的压力来自多方面,比如社会的压力、家庭的压力,还有最为重要的工作压力。所以行政管理人员想要做好这份工作,必然要具备良好的心理素质。行政管理人员几乎每天都要和不同的客户打交道,需要处理较多的人际关系。而且这个过程并不是一帆风顺,而是经常会出现各种意外。自身工作上的压力,再加上领导层的压力等等,都会给行政管理人员造成不小的心理负担。所以若是没有良好的心理素质,当行政管理人员在工作中遇到困难的时候,很容易会崩溃。而具备良好心理素质的行政管理人员,不但可以很快调整自身的情绪,还能在很短的时间内找到解决问题的方法。显而易见,在当今这个竞争激烈的社会中,企业若拥有一些心理素质很好的行政管理人员,其行政管理的水平必然会不断提升。

1.3 专业技能 企业行政管理工作室一个需要多种技能的工作岗位,除了胜任这个岗位的基础技能外,还有两项技能时行政管理人员必须具备的。其中人际交往在行政管理人员的工作中占比最大,所以也是行政管理人员必须具备的技能。除此之外,行政管理人员每天都会面临大量工作,需要有效的管理自己的时间,并合理的安排每一件工作,确保工作在有效期内得到高质量的完成。所以,时间规划、统筹规划方面的能力也是必备技能。

2 办公室管理工作的职责

2.1 沟通协调 沟通协调指的是对各种信息与资源进行梳理,使之从紊乱变得有序,从复杂变得简单。办公室管理中的沟通协调职能包含横向协调与纵向协调,前者指做好和上级机关、内部的各个行政部门、教学部门、党群部门联系的枢纽,确保各项工作可顺利开展,后者指建立上下沟通的顺畅通道,使得下情上知,上令下行,让全校上下形成协调统一的整体。

2.2 辅助决策 办公室承担的辅助决策职能即辅助单位及单位领导作出科学决策,也就是说要及时为领导提供有建设性、可行性的意见与建议。要想将这一职能充分落实,就需管理人员具备全面素质,且全面把握单位的科研及教学情况,才能提出正确而全面的意见与建议。

2.3 督办督查职能 督办督查为办公室管理中的重要内容,直接体现着单位的管理水平。这一职能指的是确保国家与党的各项政策、方针得到及时的落实与贯穿,确保中重要的工作部署与行政决策均得到真正落实。

2.4 窗口职能 办公室是单位的窗口,是单位形象的直接体验,是单位和各级行政主管、科研机构、社会企业、兄弟院校或其他沟通、联系的窗口,同时又是对师生、领导、各部门工作人员服务的重要窗口。

3 现代企业办公室行政工作现状

办公室是事务性、政务性、服务性很强的部门,包括了文秘、督查督办、信息化、档案管理、对外协调、综合后勤服务以及安全保卫等工作,它的主要难点是工作涉及面太广,琐碎繁杂,其特点是对人员素质要求较高。在当前的新形势新要求下,很多行政管理人员出现工作状态欠佳、工作松散、效率低下等问题,究其根本原因,主要表现在以下四个方面：

(1)思想站位不高。部分行政管理人员思想素质欠佳,对工作不够重视,没有把思想提到与时代进步、企业发展同步上来,导致干工作缺乏执行力,出工不出力,不见起色,工作流于形式,凡事蜻蜓点水,安排的事做不下去就半途而废。

(2)工作定位不清晰。部分行政管理人员把自己定位成事务性工作者,不善于积极思考,上级安排什么就做什么,在工作中遇到什么困难就去解决困难。不敢直面问题,不敢拿主意,遇事先想退路。

(3)规章制度不够完善。规章制度是工作的标准,没有制度的约束和指引则导致行政管理人员工作不够规范,尤其是办公室工作很多都涉及人与人之间的协调沟通,过多的考虑人的因素,则容易造成责任主体不明确,无心中都可能出现诸多违规现象。

4 提升行政管理人员素质的相关要求

4.1 要进一步保持思想上的高度政治性 对于办公室人员来说,其必须积极贯彻毛泽东思想及马克思列宁主义思想政治理论,在中国共产党思想的积极领导下,进一步完成相关工作,保持思想政治性的高度集中,在工作中不断加强党性修养,紧跟党的要求,遵循党的规章制度,不做违背党章、政策的事情,始终保持党的先进性。

4.2 要具备良好的人际关系处理能力 办公室人员在工作中必须具备良好的人际关系处理能力,在工作中与校领导要进行及时的沟通和工作内容上的协调,对校领导所下达的命令和指示,要妥善处理。高校办公室人员要始终保持良好的沟通能力,以实现工作的及时和高效。

4.3 要具备较高的语言文字表述能力 办公室人员要具备良好的语言文字表述能力,在语言文字的表达方面要有一定的尺度,以避免语言的使用不当,带来不好的影响。办公室人员要正确地运用语言文字进行工作上的交流,进一步提高信息在工作传递中的准确性,加强办公室人员间的沟通与了解。

5 提升办公室行政管理人员素质的必要性

5.1 有利于促进部门人员理解上级领导的决策,提升执行力企业内部需要管理的部门数量较多,人员素质水平存在一定的差异,要想使部门人员准确理解和把握领导下达的相关指令,从而使指令得到高效的实施和执行,需要进一步提升办公室人员素质,培养高素质的管理人才,进一步实现部门间的协作,促进办公室工作整体水平的提升。

5.2 有利于进一步实现高素质人员对有效资源的整合和更好地执行单位相关政策 进一步提升办公室人员素质,能够更好地推进现有资源的整合工作,实现资源的合理配置,做到资源不被浪费,对于上级领导决策的传达,高素质人员能够快速高效地完成相关任务的分配工作。提高办公室人员素质,是其业务素质水平提升的体现,有利于推进办公室工作的稳定发展。

6 提升办公室行政管理人员的综合能力策略

6.1 加强行政管理工作人员的素质教育和意识培养 提高行政管理工作人员的素质和思想意识,在很大程度上能促进他们形成爱岗敬业的工作态度,在具体工作的过程中,能够真正站在企业的角度为企业谋福利,真正促进企业的发展。一是切实从工作需求出发,从提高行政管理人员的能力水平出发,加强专业知识、专业能力培训,培养专业作风、专业精神,提高培训教育的科学性、针对性、实效性；二是要注重严格管理和关心信任相统一,政治上激励、工作上支持、待遇上保障、心理上关怀,增强干部的荣誉感、归属感、获得感；三是要有容错纠错机制,宽容行政管理人员在改革创新中的失误错误,对失误错误进行综合客观地分析,对该容的大胆容错,不该容的坚决不容。

6.2 完善行政管理工作的制度管理和绩效考核评价机制 结合企业内部和外部环境变化,建立有效的绩效考核评价机制以及对管理制度进行完善,是提高工作质量的保障。一是完善绩效考核评价及薪酬分配体系,以绩效考核为抓手,发挥绩效管理的导向作用、激励作用和监督作用,让绩效管理真正成为提高工作质量的“指挥棒”；二是以制度完善及制度执行和计划执行为方向,按照流程科学、责任清晰、管控有力、便于操作的基本要求,做好制度的修订完善工作,强化制度执行和计划执行,实现目标倒逼、责任到人、闭环管控、偏差管理,做到靠制度管理、按计划办事。

6.3 强化行政管理工作人员的规范化工作 办公室管理工作包含了大量的工作、大量的信息,千头万绪、纷繁复杂,很容易导致行政管理人员工作松散、推诿扯皮、效率低下等问题发生。一是要善于梳理,从繁杂的工作中理出主流与支流、重点与一般、判断出轻重缓急。善于把错综复杂、缠头缠脑的事情,通过“加工”分析,处理得条条是道、井井有序,只有这样,才能在千头万绪的工作中牢牢掌握主动权。二是要善于规范,办公室很多工作看似繁杂,一件事情还没处理完,另一件就来了,让人不胜其烦。根据笔者实际经验看,其实很多工作都是规律性的,重复性的,所以这就要求能从复杂的工作中找出规律,形成常态化工作方式；三是要善于标准化工作,对于重复性的工作,制定标准模板,按照“打钩销项”的方式办理事务。例如接待管理标准模板,一项接待任务是否需要会议、是否需要用车、是否需要投影灯以及是否需要摄像等,按序打钩即可。

6.4 提升行政管理工作人员的科学管理手段 “工欲善其事,必先利其器”,在信息化网络时代,要善于利用先进科学管理手段来提升行政管理工作水平。例如,笔者所在单位为了提升行政管理工作水平,提升管理人员能力,先后结合工作实际开发了“公司通勤车预订系统”、“公务用车管理系统”、“宿舍管理系统”“六项费用管理系统”等软件,不仅有效提升了办公室行政管理工作水平,同时也使工作人员的管理能力在实战中迅速提高。

6.5 保证行政管理工作程序的合理性 对于企业办公室行政管理工作来说,其中涉及的工作项目较为复杂,稍有不慎就会导致各项行政管理在实施过程中出现问题,直接影响企业办公室中各项行政职能作用效果,难以满足企业综合发展需求。为改善这一现状,就应结合企业现有发展形式和行政管理职能作用效果规划标准合理的工作程序,并要求相关人员遵循相关程序开展行政管理工作。同时还应保证企业办公室各级别行政管理人员之间沟通的及时性,继而提高行政管理工作程序合理效果。此外,还应体现行政管理工作程序内涵,逐步提升各项信息传输效果,确保企业各部门办公室对于各项行政管理模式和企业法发展依据等方面有所掌握。大力提升企业办公室行政管理水平,确保企业发展能够能够满足我国现有社会发展需求。

结束语

目前,我国在发展的过程中市场竞争相对激烈,很多企业为了在激烈竞争的大环境中谋得发展的一席之地,都在不断地改革并完善自身发展能力,以增强企业的核心竞争能力和企业管理能力。办公室做为一个企业的“管家”,既是中枢,又是后勤,履行着“参与政务、管理事务、协调公务、搞好服务”四大职能,发挥着上传下达、内外沟通的重要作用,具有千头万绪、纷繁复杂的主要特点,所以这就要求办公室行政管理人员在工作上要善于抓住主要矛盾,在思想上要紧扣新形势,具有敏感的政治意识和大局意识,能够自觉同企业在思想上、行动上保持高度一致,紧紧围绕大局开展工作。