浅谈当今档案数字化建设

孙梅霞

沈阳理工大学 辽宁 沈阳 110159

一、档案管理数字化概念

档案数字化就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。档案管理数字化是信息时代的必然要求，建设数字化的档案管理应注重对档案管理软件的选择，一款好的档案管理软件，往往对档案管理工作者完成各项档案管理工作起到事半功倍的效果，它不仅可以提高经济效益，而且还可以大大提高办公效率。

二、加快档案信息资源开发，实现档案数字化进程

2.1 实现数字化档案管理，优化馆藏结构是关健 首先，从优化馆藏结构着手，数字档案馆需要做好档案的收集、整理、鉴定、保管等传统基础工作，构建丰富的馆藏体系，为档案信息资源服务奠定良好的信息基础。

其次，数字档案馆需要加大对档案信息资源开发工作的投入，加快档案信息资源开发进程。通过对档案信息资源价值的深层次挖掘，为社会公众提供日益丰富的档案信息集成品。

再次，加大数字档案信息资源建设力度，数字档案馆要求有大量可利用的档案信息资源能在网络上被广泛查阅、参考。这就要求做好当前电子文件归档工作，确保电子文件及时归档，也要继续做好传统档案的数字化工作，采用通用标准和先进技术，为档案信息资源服务建立完整的数字信息资源体系。

加大档案信息资源的开放，为学校及社会利用者服务。

传统档案信息资源开放范围难以适应档案信息资源用户日益增长的信息需求。这就要求对现有的档案开放范围作出相应的调整，以便满足社会公众的档案信息需求。坚持在控制中开放的原则，尽量扩大档案开放的范围，扩大社会档案信息知情权。

建设馆藏数据库，提高服务效率。

馆藏特色数据库的建设原则，面向科研，着眼全校，考虑长远，保证需求，兼顾社会，馆内为主，多方合作的原则。结合馆内档案数字化实际情况，在条件允许的情况下，着力构建特色馆藏数据库，如：名人信息数据库、毕业生查询数据库、全校教职工科研成果数据库等，为档案信息资源用户提供特色信息服务。

三、制度和修改相关规章制度，为馆藏档案数字化打下良好基础

为了实现档案信息数字化，我们档案馆下发了《档案管理暂行办法》，修订了各项档案管理办法和制度，编写了《档案管理手册》并发送到各学院及职能部门，使基层单位档案工作有章可循、有法可依。为加快档案信息化建设，加速馆藏档案数字化步伐，我们档案馆从2006年开始实行南大之星档案管理软件，建立档案管理系统基础数据库，从2010年9月开始，全馆人员发扬不怕苦、不怕累、不计报酬的无私奉献精神，加班加点，完成了从1953年到2007年的馆藏1608卷档案文件目录录入及部分文件全文的上传工作，完成了声像档案的数字化，初步实现了档案管理的信息化，提高了工作效率和水平，从而使学校档案工作提升了一个层次。

现阶段我们着手对馆藏档案进行分类，对查考价值低、查阅率低的档案先不做全文扫描工作，重点选择最有长远利用价值、考查率高、社会效益广泛的先进行全文扫描的数字化工作，此项工作分为三个阶段完成。即：利用率较高部分、利用率较少部分、很少利用部分。首先，我们对档案管理人员进行合理分工，抽调业务骨干对馆藏档案进行优选。其次，核对档案目录与内容，同时对档案破损的进行技术修裱。再次，核对准确无误后再进行扫描，全文录入档案管理系统数据库，实行档案管理数字化。

我们档案馆已完成了从1953年到2007年档案录入文件级目录56156万条，声像档案2017条。完成了2008年至2011年文件全文的上传工作，对破损档案组织人员进行修复工作。

档案馆全体人员在校主管领导及馆长领导下，全馆人员克服一切困难，加班加点，齐心协力，我们的工作目标是，2012年完成第一阶段的扫描建库工作，2013年完成第二阶段的扫描建库工作，2014年完成第三阶段扫描建库工作。对于数字化的扫描工作，我们学习和借鉴了兄弟院校的成功经验，学校领导非常重视，配备了最新型号的扫描仪和有关技术人员，对场地的准备和扫描加工进行了安全控制，对数据的转换和有关数据的备份制定了具体方案，明确了我馆档案数字化的相关技术标准，使我馆档案数字化工作稳步推进。

目前，我馆档案数字化扫描工作进展的很顺利，现已完成了2/3档案扫描工作，档案扫描的数据转换、备份、存储等后期工作也在顺利进行中。

四、我馆档案数字化工作面临的困难

4.1 学校对我们档案馆的重视还有待提高，下拨经费还要再有所提高，各种设备配置需要很大的资金，由于经费不足，许多设备无法适应工作需求。我馆10台计算机中有8台需要更新，原有扫描仪识别率低，还应再增加三台识别率高扫描仪，二台光盘刻录机，还要增加单机版档案系统管理软件等。

4.2 我馆工作人员操作水平还有一定的差距，要想保质保量的完成档案数据库的建设工作，还应提高档案工作者的整体业务素质，掌握扫描仪的操作方法，数据转换、上传和备份等工作，同时，还应加大业务培训经费，鼓励档案工作人员参加业务学习班，提高档案管理操作技能，适应档案管理能力。

4.3 档案馆缺乏计算机专业人员，在工作中遇到很多问题解决不了，这样就给档案信息化带来一定的困难。因此，我们要争取学校高度的重视，配备计算机专业人员，及时解决在工作中遇到的难题，使档案工作有条不紊的发展。

总之，实现档案管理信息化，是档案工作的首要任务。加快馆藏档案数字化进程，扩大馆藏档案网上检索利用，方便、快捷、准确地为利用者服务，提高档案利用率。只有这样才能赶上时代的步伐，才能真正发挥档案的作用。