浅谈高校教学档案的作用及其管理策略

马 静

沈阳理工大学 辽宁 沈阳 110159

一、教学档案管理的作用

教学档案是在教学活动中直接形成的，是具有保存价值的文字、图表和声像等各种形式的历史记录，它直接产生于教学活动和教学过程的真实记录，因而具有依据、凭证和参考作用。

1.1 教学档案中学籍档案的凭证和参考作用 学籍档案记载着学生成长情况的重要材料，是反映学生在校表现主要依据，也是衡量学生学习标志，是学生就业、继续深造及出国留学的重要参考凭证。学生在校期间各学科成绩(包括辅修专业的成绩)，是教学档案其中一部分，学生评优、学生就业和入党的重要凭证。因此，学籍档案管理制度必须完善，学籍档案管理手段还应有所提高。目前在学籍档案管理中还存在一定问题，如：成绩单存档移交中，只有中文成绩单，没有英文成绩单，这样就给学生利用带来困难，我们要亟待解决英文成绩单，使学籍档案更好发挥作用。

1.2 教学档案的历史借鉴和依据作用 教学档案真实地记述和反映了学校教学管理、运行的发展轨迹，是学校重要的信息资源。学校教育教学管理的形成离不开作为载体的学校档案，是积累和丰富学校教学管理的有效手段。学校发展的有关材料、有关教学经验、教学评估等提供重要依据作用。为了高质量的完成各项教学任务，必须不断总结教学经验，改进教学方法，这些都是要依据教学档案来完成的。我们学校在省教学评估及教学改革工作中取得了一定的成绩，这都是离不开教学档案提供的科学依据。

1.3 学生参加各类比赛的重要依据 学校组织学生参加各种竞赛活动，是为了培养学生艰苦锻炼、顽强拼搏、勇往直前的优秀品质。有效的激发学生的上心，调动他们积极性和为集体争光的责任感。在参加全国大学生大型比赛活动中，赛委会决定参赛人员必须提供高考录取名册做为身份验证。每年参加比赛的同学必须提交新生录取名册，只有这样才能确保参赛人员真实性。因此，新生录取名册做为参赛的必要条件，体现了教学档案信息重要性，充分发挥教学档案成为档案信息资源的重要依据。

二、教学档案管理及其策略

2.1 建立健全教学档案各项管理体系 学校领导重视档案管理工作，从2008年设立档案馆，在人员配备方面引进相近专业全日制本科毕业人员，岗位编制上由7人增加为10人，库房进行全方位改造，软硬件设施有所提高，档案经费不断增加，档案软件更新速度很快，档案工作业务素质不断提升，这些都充分说明领导重视，档案工作整体上了一个台阶。建立了《档案利用(查、借阅)制度》、《档案移交、接收制度》、《档案保密安全制度》、《档案库房管理制度》、《档案管理工作规定》等工作制度，重新完善教学档案管理体系，对新入馆工作人员进行全员培训，使档案馆工作欣然一新，顺利完成学校交给的各项工作和任务。

2.2 开展兼职档案人员业务培训工作 档案馆第年定期对兼职档案员进行业务培训，在每年移交档案工作中能做到严格把关，对不齐全完整档案坚决不收，开展学习《档案法》活动，举办兼职档案员档案竞赛，优秀单位和个人颁发荣誉证书，每年抽出一定时间到各学院指导帮助兼职档案员移交档案，做到不缺项不漏项，从组织上确保档案工作顺利进行。

2.3 加强档案库房规范化管理 建立切实行档案库房安全管理，做到出入库房严格管理，严禁带手机进入档案库房。一方面对档案资料经常清点核对保证档案资料完整，另一方面要定期检查库房温湿度情况，每天做好登记，发现问题及时解决。保证库房办达到三无(无鼠、无重、无尘)、四防(防盗、防水、防潮、防阳光)延长档案的寿命。

三、全员提升档案管理的综合素质和水平

新时期档案工作越来越高标对档案工作者提出要求，档案工作者必须提高自身综合素质，提高业务能力和管理水平，全面提升档案工作地位和作用成为档案工作关健所在。作为一名档案管理人员，首先要从思想上认识到档案管理工作的重要性。档案工作是学校各项工作能顺利完成的最基础性工作，是领导决策的依据，是提高单位的工作质量和工作效率必要条件。只有把档案服务工作做好，才能使学校各项工作有条不紊的发展。其次，档案工作人员应热爱自己的本职工作，做到干一行爱一行，了解档案工作的性质和任务，把对档案事业热情投入到日常工作中，认真履行岗位职责，全心全意为利用者服务，有良好的职业道德。同时，还应勤奋好学，努力提高专业知识，掌握档案专业知识，提升自己的专业能力和业务水平。再次，加大档案的宣传力度，向全校师生宣传档案知识，普及档案法的理解运用。对全校师生扩大档案服务范围，提高广大教职员工的档案意识，通过宣传和服务争得领导支持，补充档案经费，增加档案软硬件建设，扩大档案馆藏以及数字化建设，完善档案管理制度建设，改进档案借阅流程和领导审批制度，只有这样才能保证档案服务工作顺利进行。在档案服务的同时，还要了解把握档案的需求和动向，做好主门服务，变被动服务转变为主动服务，深化档案信息资源的开发和利用，提供优质高效的服务。除此之外，档案工作者还应有扎实档案管理业务技能知识，具备丰富的管理经验和实践能力，掌握数字化信息管理，注重其他学科知识的学习与积累，提高档案队伍的整体水平，合理优化队伍结构，采取科学手段，探索现代化建设模式，保证高校档案管理人才稳定与素质提升，保障高校的改革和发展顺利进行。

总之，档案管理 人员的素质与高校档案事业能否顺利发展有着十分密切的关系。因此必须加强档案队伍建设，转变传统档案管理模式，为学校人力资源开展和利用提供优质的服务，适应高校的改革发展趋势，为学校发展贡献力量。