干部人事档案材料收集存在的问题及对策建议

杨玉花

重庆市酉阳自治县委组织部 重庆 409800

干部人事档案是各级党委(党组)和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料[1]。干部人事档案材料收集工作遵循真实、齐全、规范、完备、及时的原则，重点收集体现干部忠诚、干净、担当等方面的历史记录材料，并根据新时代党的建设和组织人事工作以及经济社会发展需要，不断充实完善干部人事档案的内容，为全面历史辩证地评价干部提供翔实的档案信息，为干部人事等工作提供全面准确鲜活及时的档案信息服务。干部人事档案材料收集工作是干部人事档案工作的基础，事关干部人事档案质量和作用发挥，做好干部人事档案材料收集工作具有十分重要的意义。

一、干部人事档案材料收集中存在的问题

《干部人事档案工作条例》(以下简称条例)第二十条规定：干部本人和材料形成部门必须如实、规范填写材料。材料形成部门应当按照相关规定审核材料，在材料形成后1个月内主动向相应的干部人事档案工作机构移交。但基层档案工作机构在实际工作中，发现档案材料收集工作存在以下问题：

移交不及时。年度考核登记表、工资变动审批表、中层干部任免(职级变动)审批表、职务聘用审批表等材料通常是年底一次性移交。(援派)挂职鉴定材料、在职教育的学籍材料、专业技术任职资格和聘用材料、培训材料等材料移交严重滞后，通常是档案工作人员根据档案材料记载找干部提供。干部任免审批表、考察材料、任前审核登记表等任免材料由于干部科人手少移交最为滞后，换届的材料通常更是很难及时形成和移交。新招录人员的学籍材料及参加工作材料经常在转正定级后才移交，导致工资和年度考核材料无法归档，干部履历表填写和专项审核滞后。

材料不规范。一是载体不规范。新移交的档案材料没有使用国际标准A4型或A3公文用纸(如：使用16K纸型或便签纸)，或是材料左边未留装订边(如：入党申请书、转正申请书等材料顶边写)，或字迹材料不符合档案保护要求(如：用圆珠笔、铅笔等填写)。二是填写不规范。干部本人和材料形成部门未根据填写要求如实、规范、完整填写材料，填写的材料信息未运用专项审核成果。主要表现在专项审核以后形成的档案材料上的姓名、出生年月、参加工作时间、入党时间、学历学位、简历等信息与专审认定信息不一致。材料形成部门未按照规定审核档案材料。三是手续不完备。个人形成材料无本人签字，组织形成材料缺单位审批意见、审批时间、组织印章，复制件未注明材料出处、复印人未签字、未注明复印时间或无单位印章，多页未加盖骑缝章等。四是移交未办理完毕的档案材料等。

材料不完整。成套材料必须头尾齐全完整，不能缺页，更不能填错后撕掉，但在工作中发现存在以下一些问题。如：有第一学历和最高学历的学籍材料，但缺其中某学历层次的学籍材料，或是学籍材料中缺毕业证、学位证复印件，在职教育缺学历认定材料。有高级职称缺中级职称材料，或是有职称材料缺聘用材料。调查材料有调查结论缺体现过程的材料。有入党志愿书，缺入党申请书、转正申请书、培养教育考察等材料。有行政处分材料，缺解除处分的材料和本人说明。近期提拔的任职材料，有干部任免审批表，缺任前审核登记表、考察材料、工资变动审批表等材料。

二、干部人事档案材料收集存在问题的原因分析

档案材料形成部门缺乏自觉性。档案材料形成部门分管领导对档案工作缺乏正确认识，不重视档案工作。或是知道档案工作的重要性，但不懂业务，难以正确指导业务科室。档案材料形成部门相关科室业务人员流动性大，基层单位人少事多的客观现状，导致对档案业务不熟悉疲于应付。干部本人对档案工作缺乏了解，不知道自己的档案在哪里保管，哪些材料属于归档范围，档案材料应通过何种途径存入本人档案，导致部分档案材料保留在自己手中。

档案工作机构主动收集乏力。基层档案工作人员人手严重不足。有的管档单位虽成立了档案管理中心，也核定配备了与编制相应的人数，但真正从事档案管理工作的人员较少。有的管档单位甚至根本未按要求成立档案中心，档案工作人员仅为几名抽调人员或是一名借调人员兼任。档案工作人员配备不强。档案管理工作是一项政策性极强的工作，特别是《条例》的出台，新增档案审核内容，新设专章明确档案工作纪律和监督要求，更加呼唤政治素质高、专业能力强的档案工作人员。但基层档案工作人员普遍存在长期不流动、年龄偏大(有的甚至是临退人员)、身兼数职甚至是借调人员，学习的积极性和主动性严重不足。档案管理中心多为副科级事业单位，受机构编制、本人身份限制，档案工作人员发展空间有限，既不能走职称晋升之路，又难以走调任提拔之路，再加上档案工作人员要求相对稳定，导致基层档案工作人员长期从事档案管理工作，难以调动他们的工作积极性。

材料收集缺乏制度约束。各管档单位都制定了档案材料收集制度，但在实际操作中力度不大，难以约束和规范档案材料形成单位和干部本人。近几年档案工作虽然纳入了党建目标考核内容，但是所占比例很低，且评价指标难以对所有单位产生普遍约束力，更难以约束干部个人。导致部分干部职工，特别是年龄偏大的非领导干部的重要档案材料难以收集。《条例》的出台，为今后一个时期全国各级各类干部人事档案工作提供了基本遵循，原有的收集制度已不适应新形势下的干部人事档案工作实际。为进一步规范干部人事档案材料收集工作，推动干部人事档案工作制度化、规范化、科学化，更好地为干部人事人才工作服务，需要进一步修订完善《干部人事档案材料收集归档规定》。

三、做好干部人事档案材料收集工作的建议

加强学习宣传培训。组织人事部门要通过印发文件、召开会议、请示汇报等形式多渠道宣传干部人事档案的重要性，介绍相关要求，使有关单位与部门了解收集干部人事档案材料的意义、范围、渠道等，争取他们对材料收集工作的配合。各单位要大力学习宣传《条例》，既个人自学又集体研学，在职工会、党小组会、班子会等会议中全覆盖、全方位学习宣传，使各级领导干部熟悉《条例》，组织人事干部精通《条例》，广大干部人才了解《条例》。组织人事部门和党校要分期组织党建工作分管领导、党务干事进行干部人事档案工作专题培训。一方面对《条例》进行深入解读，重点解读内容和分类、利用和审核、纪律和监督等方面内容，使其掌握档案材料收集范围、利用方式和相关纪律。另一方面对档案材料规范填写进行细致指导，使其掌握档案材料载体要求、填写规范等规定，便于指导干部职工如实、准确、规范填写档案材料，以及审核档案材料，避免因材料填写不规范重新制作。

配齐配强档案工作人员。组织人事部门要严格按照《条例》要求，确保人员配备到位。督促未成立档案工作机构的单位尽快成立，核定与管理档案数所需要的编制人数，配齐档案工作人员。管理档案数量较少的要明确专人负责。已经成立档案管理中心但实际从业人员不足的单位，要严格按照每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员要求，从岗位和身份相符合的正式职工中配齐专职档案工作人员。上级相关部门要确保培养教育管理到位。档案工作政策性和专业性很强，要加强政策和业务培训，不断提高档案工作人员政治素质、政策水平和业务能力。要关心关爱档案工作人员的成长进步和身心健康，积极帮助解决实际困难，让其感受到组织的温暖，激发他们的工作热情。对于表现优秀的档案工作人员，应当注重培养使用。

建立健全材料收集制度。一是建立档案材料形成单位联席会议制度。定期召开会议，及时宣传档案材料收集归档新规定，督促及时、规范移交真实准确的档案材料，提高移交效率和质量。二是建立档案材料跟踪收集制度。档案工作人员要全面掌握干部动态信息，找准个人材料形成规律，及时主动收集干部职工在职教育、学习培训、援派挂职等材料，增强材料收集的针对性。三是建立档案材料鉴别反馈制度。对收集的档案材料，严格审核仔细鉴别，符合要求的才能归档，对不属于归档范围、重复多余以及不属于所管干部的档案材料应清理出来，及时登记分情况处理。对不符合归档要求的及时反馈材料形成单位或干部本人，重新如实规范制作并限期交回归档。四是建立档案材料收集登记归档制度。对审核合格的材料，及时进行登记，对在职教育、职务变动、入党材料等信息及时在专审表中更新，并通知所在单位党务干事及时在公务员信息系统和工资系统中更新相关信息，并在规定时限内存入个人档案，避免档案材料遗失。五是建立档案工作考核制度。科学制定考核指标，适当提高档案工作在党建目标考核中的比重，强化考核结果运用。对违反相关规定和纪律的，严格责任追究，充分发挥震慑、教育作用，确保档案材料收集工作的严肃性。