事业单位档案管理的现状及优化对策

张沫 吉林省白山市浑江区城乡居民社会养老保险管理中心

档案是事业单位内部管理、业务开展的重要资源，档案管理工作对于事业单位各项工作的开展有着重要作用。所以应加大对档案管理的重视力度，采用合理的管理措施，完善档案管理，推动事业单位的良性发展。

一、档案及档案管理

档案是事业单位建设和发展中的重要历史数据资料，其通过图片、文字、声音等方式记录事业单位不同时期的发展情况、存在的问题及相关政策落实情况，是事业单位重要的资料数据。档案管理顾名思义，就是对档案资料进行管理的工作，其包括档案信息的收集和整理、档案信息的管理及鉴定、档案存管及搜索、档案编辑和利用等内容，是国家档案事业中较为重要的组成部分。

二、事业单位档案管理的现状

（一）重视力度不足。加强管理意识是提升事业单位档案管理质量的重要保证手段之一，但结合事业单位档案管理的情况分析，发现事业单位对于档案管理的重视度较低，认为该工作只是实行档案资料的存管，对事业单位的发展的辅助作用较小。这种情况，使得档案管理人员对自身工作的认知不够明确，在档案资料的收集、整理及处理上存在诸多问题，档案资料残缺不全，管理制度不完善，这不仅影响了档案管理工作的效果，也为后期资料翻阅和查找带来了困难。

（二）管理模式滞后，管理设备老旧。大多数的事业单位在开展档案管理工作时，仍在沿用传统以人工记录、账目记录为主的低效管理模式，随着档案资料数据的增多，这种滞后的管理模式已经无法满足事业单位的发展需求，资料数据的收集及管控力度也较低，阻碍了事业单位的有序发展。另外，事业单位内档案管理的相关设备都较为老旧，技术水平不高，很难提升档案管理的效率，再加上更新效率较慢，影响了部门工作的开展。

（三）档案管理人员的综合技能水平不高。目前很多事业单位档案管理部门人员都看轻档案管理工作，认为其不过是简单的资料管理，不存在任何技术含量，这使得部门对档案管理人员的要求较低，甚至部分事业单位会从其他部门借调人员参与到档案管理中来，这些管理人员并未接受过专业知识和技能的培训，档案管理意识不强，在管理工作中很难按照规定要求开展管理工作，降低了管理水平。再者，一些员工的突然离职，使得部分档案资料存在泄漏的风险，对事业单位未来的工作开展构成了威胁，增加了运营风险。

三、事业单位档案管理工作的优化对策

针对上文中提到的事业单位档案管理中存在的问题，相关部门人员有必要制定科学合理的优化解决对策，从而提升事业单位档案管理水平。下面，笔者就将针对事业单位档案管理工作的优化对策进行具体说明。

（一）加深员工管理意识，明确档案管理的重要性。虽然在档案管理上，我国制定了一系列法律法规，如《档案法》等，用以规定事业单位档案管理工作，加大事业单位人员对档案管理的重视力度，但效果却不够理想，这主要是由于，工作人员只是对相关规定条文进行了解，却并未与实际工作相结合，法律规范只停留在表面上。

基于此，事业单位领导人员有必要加强员工对法律法规的学习，并结合实际情况，对现有法律条文予以分析，明确其应用范围，实现与实际工作的有效融合。再者，加大宣传力度，确保员工了解档案管理的重要性，并在此基础上，提高员工素质水平，树立正确的责任心和使命感，确保档案管理的高效落实。与此同时，管理人员在提高自身能力水平的同时，还需加深对档案管理的了解和认知，便于其更好的理解档案管理重要性，不断实行管理工作的优化和完善。

（二）优化档案管理模式，加大资金投入力度。信息时代下，传统档案管理模式已经无法适应现今事业单位档案管理工作的开展，有必要对其实行优化和创新，以确保档案管理的有效性、及时性。计算机作为信息时代的产物，在事业单位档案管理中的有效应用，能够提升档案资料数据收集和整合的效率，且通过相关软件应用，按照不同类别对收集的资料数据进行分类处理及存管，大大节省了工作时间，降低档案管理难度。同时利用计算机技术可构建完善的信息数据库，便于各部门人员完成档案资料的随时翻阅和查找，提高工作效率。

不过在网络系统构建中，需要做好保护措施，以免因病毒入侵导致档案资料丢失或损坏，影响其完整性和实用性。此外，应加大档案管理的资金投放力度，对档案管理中过于老旧设备予以及时更换，以改进档案管理的效率，营造良好的办公环境，确保新型管理模式的高度落实，从而优化事业单位档案管理的综合水平。

（三）加大档案信息资源的开发力度。档案信息资源的开发利用可从两方面实现。一是结合档案管理理念，合理优化档案管理模式和方法，并树立积极的工作态度，加大事业单位对档案管理的重视力度，明确档案信息资源开发的重要性，在保证档案管理价值的基础上，合理应用档案信息资源，为事业单位的运营提供良好服务。

二是要提高事业单位员工的主动性和自觉性，根据事业单位的发展情况，合理规划档案管理工作内容，促进档案管理的优化完善，保证资料数据的安全与齐全，为工作决策提供帮助。同时应加大宣传力度，让更多的人了解到事业单位的服务政策，在民众中为事业单位建立良好的形象，进而构建利于档案管理工作的环境，提升管理水平。

结语：目前，事业单位的档案管理要与信息时代的发展相适应，优化管理理念和管理模式，加大档案管理系统的构建力度，且注重人员培训，完善管理人员的综合素养，以此为档案管理工作的开展及事业单位服务职能的转化奠定基础，推动事业单位的持续前行。