事业单位档案管理信息化建设

许莹 吉林省公主岭市救助管理站

档案管理对推动社会发展和促进文明传承具有重要价值和关键作用，事业单位档案是单位在多年工作中积累下的宝贵经验和财富，其真实记录了我国在文化艺术、农业建设、工业发展、科学文化以及政治经济等领域的发展成果和历史进程，对精神文明建设、社会管理、文化发展和经济建设具有重要的借鉴价值。随着我国政府正式提出“互联网+”战略，事业单位也在档案管理中积极引入和应用信息技术，推动了档案管理实现标准化、信息化、现代化的进程，对发挥档案价值具有现实意义。

一、事业单位档案管理信息化建设的积极意义

（一）提升单位社会形象。事业单位是为民众服务的重要政府职能部门，其具有较强的公益属性，其档案文件内容与民众生活具有密切关系。档案管理实现信息化建设，可以便于民众查询相关信息，促使政务处理公开化以及透明化。例如对电子档案加强管理和开发利用，使用者可以通过访问相关平台查询所需的信息，突破了空间和时间的制约，在提升档案利用效率的同时，还有助于提升单位社会形象。

（二）信息检索更为便捷。随着我国科学技术的蓬勃发展，社会全面进入到信息化时代，公众希望以更加便捷和快速的方式获取信息和文件。以往的纸质档案不仅为管理增添了一定难度，同时档案检索也较为困难，档案文件的开发利用效率较低，不利于事业单位的稳定以及可持续发展。在档案管理中引入信息化技术，可以实现档案文件的无遗漏、无重复检索，使用者只需要输入检索关键字就能够完成文件获取，大大提升了档案资源的利用价值，保证档案检索的快捷性和便利性。

（三）优化档案管理环境。当前，事业单位在开展档案管理中，依然以纸质文件为主，由于档案资源数量较多，档案存放室的环境和空间无法满足管理需求，容易导致档案出现损坏或者丢失等问题。应用信息化技术可以改变以往纸质文件对存放环境的依赖情况，通过对电子档案的科学管理，优化档案管理环境，保证档案文件的安全性和完整性。

二、加强事业单位档案管理信息化建设的相关措施分析

（一）提升重视程度。思想是行为的前提指导，想要全面推进档案管理实现信息化，事业单位的主要领导需要给予思想重视，并且加大物力资源的投入。首先，单位领导要提升自身对档案管理信息化的重视程度，定期组织员工进行相关知识学习，在单位内部创设浓郁的档案信息化氛围，为相关工作的全面开展奠定环境基础；其次，注重更新和维护信息化管理平台，结合自身的实际需求，保证各项管理行为的有序开展；最后，事业单位领导要加大资金用于购置档案管理所需要的软硬件，例如打印机、复印机、扫描仪等，为信息化建设提供硬件支撑。

（二）完善管理制度。档案管理具有较强的规范性，在进行信息化建设中，要以制度作为支撑和前提，因此，事业单位需要注重完善相关管理制度，构建合理科学的制度体系，促使档案管理趋于规范化、制度化以及信息化方向发展。首先，要建立电子档案收集制度，要求单位内部人员密切配合管理人员做好各项数据和文件的收集工作，将纸质文件转变为电子档案；其次，事业单位要结合岗位特点制定以及完善考核制度，将信息化建设程度与管理人员的绩效挂钩，调动管理人员参与信息化建设的热情和积极性，同时，事业单位还要建立以及完善奖惩制度，结合管理人员的工作表面给予适当的惩罚和奖励，对其工作行为进行约束，促进信息化建设的制度化发展；最后，制定科学以及合理的信息设备维护制度，定期组织人员对信息设备和系统进行更新和维护，提升管理平台的应用价值，确保电子档案的安全利用和储存。

（三）提升人员素质。在知识经济时代下，人才是推动档案管理信息化建设的保障，因此，事业单位需要给予人才队伍建设以高度重视，通过各种有效途径提升人员的信息技术操作能力和综合素质。首先，事业单位要从高校和社会中吸纳具有专业背景的人才，不断充实以及完善管理队伍，在内部构建良性竞争氛围；其次，单位要定期组织档案管理人员开展专业培训，培训内容要涉及信息技术、专业知识、服务意识、业务能力以及交流能力等方面，通过培训提升人员的综合能力，保证其符合岗位要求；最后，提升档案管理岗位的工薪待遇，进而洗衣你更多能力强、素质高的人才加入，为信息化建设奠定人才技术。

（四）加强安全管理。在档案管理中引入信息化技术，其具有准确率高、效率高以及管理用时短等优势，但是基于互联网的开放性属性，电子档案在管理中也存在一定的安全隐患。当前，一些事业单位在推动信息化建设中，更加重视建设进程而忽视了安全管理，为档案资源埋下了安全隐患，因此，事业单位需要注重加强安全管理工作。首先，要提升管理人员的责任意识和安全意识，结合档案文件的重要性，明确资源的密保程度和开放范围，提升安全管理的针对性；其次，管理人员要定期对计算机进行消毒，安装防火墙和杀毒软件，应用加密技术和安全检测技术，及时发现潜存的病毒或者木马，进而保证电子档案的安全性；最后，事业单位要构建科学的安防体系，对存在的安全风险和问题进行准确识别，并且采取有效措施规避风险。

三、结语

总而言之，在信息化时代下，事业单位需要给予档案管理以高度重视，并且采取有效措施推动信息化建设进程，充分发挥档案资源的价值和作用，为单位的稳定发展夯实基础。