关于职业院校档案管理工作的思考

巫丽娇

摘 要：近年来，随着我国职业教育的快速发展，高职院校越来越重视学校的内部管理。档案管理是学校内部规范化管理的重要环节。本文分析了目前我国职业院校档案管理工作中存在问题，并提出了优化档案管理工作的相关策略。

关键词：职业院校；档案管理；档案安全

学校档案管理是高职院校常规管理中的一个重要环节。随着科技的进步与网络信息技术的普及，学校档案管理工作也在进行不断地改革与创新。本文分析了目前我国职业院校档案管理工作中存在的问题，并提出了优化措施，为实践提供参考。

1 职业院校档案管理工作现状分析

档案管理工作是学校管理工作中既基础又重要的一个环节。传统的学校档案管理工作主要信息的记录与汇总，现代的档案管理工作增加了数据分析与信息归纳的功能。目前，我国职业教育飞速发展，高职院校越来越重视学校的内部管理，建立健全校园管理制度。但是，作为学校日常管理重要环节的档案管理工作仍然存在一定的不足之处。

1）职业院校管理体系不完善。随着我国建国以来，国家对教育越来越重视，建立、培养了许多高等教育基地。但是，在高等教育逐渐发展的同时，却没有足够重视职业教育，对职业教育投入资源少，民众普遍对职业教育存在偏见，导致我国职业院校缺乏建设资源，职业教育建设发展缓慢。在职业院校中一个突出的问题就是——学校教学体系与管理体系不完善。而档案管理作为学校管理体系中的重要环节，同样面临缺乏管理系统的问题。首先，学校领导层缺乏对档案管理工作的重视，导致学校在档案管理方面缺乏资金、人力资源的投入，无法建立起规范的档案管理系统。其次，档案管理人员缺乏档案管理工作的专业能力，缺乏管理思路的创新，制约了工作效率。另外，资金的缺乏也导致了学校档案管理设备落后，制约了工作人员的工作效率。学校内部从上到下对档案管理的不重视，导致学校无法建立规范、合理的档案管理系统，是档案管理工作浮于表面，严重制约了档案管理工作的发展。

2）档案信息化管理建设落后。随着科技的进步与网络信息技术的普及，目前，许多职业院校都在建设信息化档案管理系统，便于学生信息的整合、分析与保存。但是一些职业院校经济水平相对落后，对信息系统的资金与技术投入不足，导致学校的信息系统建设落后。许多学校的档案信息系统经常出现过载、宕机的现象，甚至出现数据丢失的问题，不能满足当前的档案管理需求，使档案信息系统流于形式，不能发挥其作用。另外，很多学校也缺乏对档案管理人员技术能力的培养，在工作过程中，不能正确的使用信息化的档案平台，浪费了设备资源。

3）高素质档案管理人才匮乏。从本质上来讲，档案管理工作是一项信息收集、归纳、整理的专业性工作。但是，目前许多职业院校对这项工作的专业性认识不足，许多学校的档案管理人员都是非科班出身，不具备档案管理相关的专业知识与技能，在工作过程中，无法建立起规范、合理的档案管理系统。同时，学校也缺乏对档案管理人员培养，没有形成完整的档案管理团队，不利于档案管理工作的展开。

4）档案管理存在安全问题。目前，许多职业院校的档案管理工作都存在安全问题，尤其是网络信息平台安全隐患尤为突出。档案管理中存在的安全问题主要包括两方面：一方面是管理人员安全意识单薄。在一些职业院校中，档案管理人员缺乏对档案信息的安全保护意识。曾发生过档案数据丢失等信息保存不当的问题，甚至有工作人员将学生信息在网络中倒卖获取利益。对档案安全的忽视会导致学生的隐私权受到严重侵害，对学生生活造成严重影响。另一方面是学校技术力量薄弱。当下网络社会混乱，网络黑客与电脑病毒层出不穷。2017年爆发的“比特币”勒索病毒入侵了大量学校、机关的网站，造成了数据丢失、个人信息外泄等严重后果。目前很多学校都存在信息技术薄弱的问题，导致信息平台安全保护系统不完善，无法抵御电脑病毒的入侵，造成数据外泄等问题。

2 职业院校档案管理工作优化策略

1）档案管理规范化。（1）建立健全档案管理制度。建立健全档案管理制度是职业院校规范档案管理工作的基础。首先，学校领导要加强对档案管理的重视。意识的进步带动实践的发展。其次，学校档案管理人员要建立起档案管理的制度，在制定过程中，参考其他学校的优秀案例，根据自身的实际情况进行具体调整。建立起适应本校情况的档案管理制度，是档案管理工作规范化、系统化、专业化。（2）引入专业的档案管理人才。档案管理作为一门应用学科，具有其系统性和专业性。在职业院校的档案管理系统建设过程中，应该加强对专业档案管理人才的引进。在档案管理过程中，采用多元化的管理思路，创新管理模式，是学校的档案管理工作适应时代的发展，满足当前的管理需求。

2）档案管理信息化。（1）培养信息化的档案管理模式。随着社会的发展与科技的进步，信息化已逐步深入各领域工作中。在学校的档案信息管理工作中，也要信息化的管理意识与管理手段。首先，领导要了解信息化的重要性，重视信息化的管理模式。其次，在档案管理工作中，建立起信息化的档案管理系统，充分利用信息技术与工具，完成档案信息的收集、整理、保存，提高档案管理工作效率。（2）完善信息化档案平台建设。目前很多职业院校都在进行信息化的档案平台搭建，利用网络工具完成学生档案的收集与保存，但是很多学校的信息化平台建设不完善，功能过于简单或服务器无法支撑日常工作。因此，学校需要加强信息平台建设方面的资金投入，在信息平台搭建过程中进行技术的创新，使平台达到最大化的使用，便于学校管理工作的展开。（3）加强技术培养。习总书记曾说过“人才是21世纪最宝贵的资源”。因此，学校在建设信息化档案管理平台的过程中，一定要加强对技术人员的引入，进行平台的搭建与维护，确保信息平台的正常使用。另外，学校也应该加强对档案管理人员的技术培养，使档案管理人员学习新的管理模式，运用新的管理技术，采用新的管理手段，提高档案管理的工作效率。

3）保障档案信息安全。（1）培养档案管理人员安全意识。在技术发展的过程中，信息化的档案管理模式逐渐取代了传统的档案管理模式。但是信息化平台只是完成档案管理工作的工具，管理人员仍然需要严谨的工作态度与专业的工作技能保证档案信息的安全。在工作过程中，可以了解其他学校所采取的保障信息安全的措施，加以学习借鉴，并根据实际情况进行调整、运用，保证学校的档案信息安全。（2）提升信息系统的安全建設。在信息化的档案管理平台中，安全性是最重要的要求之一。保证信息平台的安全性，一方面要提升工作人员的安全意识，在使用信息平台的过程中，不要随意点击可以网页，不要在电脑上下载其他软件或使用有安全风险的外接硬件，避免信息系统收到病毒的入侵。另一方面，信息平台本身需要加强自身安全保护系统建设。在电脑系统中搭建坚固的“防火墙”，定期进行系统的补丁修复，更新系统的病毒防御库，避免黑客或木马病毒的袭击，提升系统安全性。

3 结语

综上所述，档案管理工作作为学校日常管理工作的重要环节，越来越受到学校的重视。随着技术的发展，信息化的档案管理平台也逐渐趋于完善。但是，目前职业院校的档案管理工作建设仍面临很多的问题。职业院校需要继续加强档案管理制度规范建设，优化档案信息管理平台，保护档案信息安全，提高档案管理工作效率，促进学校管理良性发展

参考文献

[1]万玉侠.高职院校档案管理信息化的实践探究[J].科学大众（科学教育），2019（03）：130.

[2]张永花.职业院校档案管理信息化的探讨[J].中国市场，2018（34）：100-101.

[3]戴婷婷.信息化环境下高职院校档案安全保障体系建设研究[J].成才之路，2017（29）：24-25.

[4]张俊丽.创新职业院校档案管理工作的思考[J].办公室业务，2016（05）：111.

[5]张素歌.职业院校教学档案管理工作的思考[J].承德民族师专学报，2010，30（04）：82-83.