机关档案管理中计算机信息技术的应用

孟晓宇

摘 要：应用信息化管理方式使原本繁杂的数据系统存储变得更加系统、有条理，并且方便查询，不但使工作效率得到了提升，还使机关档案管理制度更加完善。因此，本文针对机关档案管理中计算机信息技术的应用给出了详细的分析和探究，对机关单位档案管理工作应用计算机信息技术的意义、计算机信息技术应用中面临的主要问题、应用措施给出了详细的分析。

关键词：激光档案；计算机技术；应用

机关档案内部储藏的信息资源量非常大，与一般的社会档案进行比较，社会地位会重，不容易进行存储，并且管理层级比较高，管理难度比较大。所以，如果应用传统的管理方式，会产生管理服务低下，不能与时代发展相适应的问题。现在，应用信息化管理方式，可对这一问题进行有效解决。在对计算机技术进行应用之后，使原本繁杂的数据系统存储变得更加系统、有条理，并且方便查询，不但使工作效率得到了提升，还使档案管理制度更加完善，使得档案管理实现了科学，以及系统化管理。尽管，对于计算机信息化管理的优点比较多，但依然存在一些问题和缺陷需要深入探究，如安全问题等。

1 机关单位档案管理工作应用计算机信息技术的意义

1.1 促进档案资源范围的有效扩展

由于档案信息技术应用的水平存在限制，因此传统档案管理方式只能在相应的范围内获取数据，不能对数据进行共享，但是利用计算机信息技术，可以使传统档案管理的管理束缚得到突破，不但能够快速分类以及整理机关内部的档案信息，还能实现对资料档案的共享，以便使档案资料的范围得到有效扩展，使相应的信息更加全面和具体[1]。

1.2 实现档案资源管理工作的系统化

利用计算机信息技术的高效应用，可以使档案管理工作当中的每一项细节得到精细化发展，并且使各个环节得到更多的沟通和联系，形成一个工作整体。此外，还可以将档案信息的容量进行扩大，对其中的信息可靠性给予保障，并将所有的内容都在专项信息化系统当中进行体现，使内部档案信息得到有效的统一和完善，保障档案管理实现现代化的信息发展。

1.3 促进管理人员科学规划水平的提升

在机关单位档案管理工作当中，对于计算机信息技术的应用，能够使机关内部工作人员，对精细化管理工作进行严格落实，并使自己的计算机应用能力得到有效提升。其中，利用当前最先进的手段以及技术可快速归类各项档案资料，使其处理以及整合更加精确，强化保管工作，为之后的查阅提供方便[2]。

2 计算机信息技术应用中面临的主要问题

2.1 档案资源真实性存在的风险

在自行实施档案管理中，保存的信息资源容易被删除，并且不会有任何的痕迹留下，这样便失去了原本的资源，面对这样的情况，这部分资源便不能通过签发标准，如果有这样的情况产生，会为这部分资料的真实性留下了疑问[3]。

2.2 档案资源保密性存在的风险

在科技发展的今天，利用网络终端可以对网络平台当中的文本信息进行有效获取，甚至能够在不同的网络终端中，对同一终端文件进行接收。再这样的情况下，信息资源的保密便会存在一定的风险，这也是技术部门需要重点解决的关键性问题。

2.3 档案资源保管性存在的风险

在信息技术不断普及以及发展的今天，事业单位对于信息化建设已经实现了普及，并且真正实现了无纸化办公。其中无纸化办公需要对网络力量进行应用，有着快捷、方便、高效轻松的特征。其中只需要利用计算机便能对目标资源进行有效获取，但是利用办公室办公也存在一定的问题，如果计算机网络遭到了黑客的攻击或者网络突然中断，会导致办公系统出现瘫痪，不能进行任何的操作，甚至会丢失相应的档案资源

3 完善档案管理中计算机信息技术的应用

3.1 转变档案管理的工作观念

长时间以来，我国的各个事业单位受到以往档案管理工作思想的影响，对于新的管理方式更新比较慢，没有对先进的技术进行引进，所以相应的工作效率有些低下。因此，机关单位在对档案管理工作进行完善的过程中，需要将以往传统的思想进行摆脱，转变自身的管理观念，以便意识到档案管理信息化对内部管理水平提升的重要意义，构成相应的现代化管理氛围，紧紧跟随时代发展的脚步，将新的技术及设备进行引进，并强化对信息化档案管理的科学规划，使信息化水平得到逐步提升。

3.2 加强技术处理

档案管理人员在对资源管理工作进行有效落实的过程中，会分析以及整合大量的信息数据，并将其进行分类归档，其中需要对每项资源进行及时接收，并合理规范、梳理。所以对于技术的加强十分关键，可对档案资源的保护水平进行进一步提高。此外，通过科技手段，可以将目标信息进行有效重组，将计算机信息技术应用效果进行有效发挥，并且能够及时将文件进行归档[4]。

3.3 提升档案保存安全系数

档案信息资源的相关保存工作十分重要，由于在计算机信息处理当中会存在相应的风险，为了使安全性得到提升，在记录档案信息资源的过程中，需要在封闭的介质环境中进行，利用这样的方式，不会受到外界磁场的干扰，避免了相应安全风险的产生。如果在短时间内对档案信息资源進行获取，在存储操作时，需要对信息进行验证，以便档案信息被他人进行修改和盗取。

4 结束语

总之，机关档案管理工作已经有了全新的发展和转变，将传统的管理思想进行了更新，引进了信息化系统， 对档案管理进行了有效的更新和完善，使管理效率有了很大的提升，但针对其中存在的风险，要给予高度的重视，通过加强技术处理以及提升档案保存安全系数的方式，将其中的问题进行解决，保障档案管理的效果。

参考文献

[1]王雅喆.计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J/OL].电子技术与软件工程，2019（07）：248[2019-04-20].

[2]高鹏.计算机信息技术在现代高校图书馆档案管理中的应用[J].中国新通信，2019，21（03）：81.

[3]胡欣.计算机信息技术在医院档案管理中的应用[J].中国卫生产业，2019，16（02）：16-17+20.

[4]王斌.计算机信息技术在现代高校图书档案管理中的应用[J].电子技术与软件工程，2018（05）：145.