谈如何做好档案管理工作

凌佳明

摘 要：随着我国社会主义市场经济体制的完善发展，单位改革力度加大，档案作为单位管理工作中一项工作，引起了各方面的重视。提高档案管理水平，充分发挥档案的价值和作用，为社会和单位各项工作服务是摆在我们每一位档案工作者面前的重要任务。

关键词：档案；管理；工作

档案作为历史、文化、知识的范畴，具有“记录历史，服务社会”基本功能，档案是人类社会活动的真实记录，直接记录了人类社会在各个领域、学科及各个方面的工作活动，构成了信息时代的重要集合体。科学规范的档案管理，是一个单位的工作业绩与管理水平的历史见证与再现。合理利用档案资料，不僅为单位工作奠定了坚实的基础，对于单位领导的决策，增加单位经济效益也会起到不可替代的作用。伴随着我国社会主义市场经济体制的建立和逐步完善，单位改革的不断深入，单位规模不断扩大，档案工作作为单位管理工作中一项目不可缺少的基础工作，引起了各方面的重视。所以提高档案管理水平，充分发挥档案作用，为单位各项工作服务是摆在我们每一位档案工作者面前的重要任务。现阶段要做好单位的档案管理工作，须做好以下几方面工作：

一、更新观念

服务创新是做好档案管理工作的基础。在单位各项工作活动中，领导和工作人员为了有效地进行各项工作，需要依靠大量的档案，以熟悉情况，制定工作计划，总结经验和教训，处理日常事务等。特别是在现代单位制度建立过程中，档案在生产经营中的作用越来越重要，管理水平必须提高。首先作为单位领导要认识到社会主义市场经济条件下单位生存和发展的新变化，从促进档案事业发展出发，切实转变观念，积极争取资金落实，尽快把提高档案管理工作水平的硬件设施落实到位，为单位的综合档案室配备微机等现代化的装备。有了先进的现代化管理设施，可以对档案进行科学的管理和档案系统的开发。解决因单位发展而出现的档案管理方面的具体问题，及时准确提供档案信息，大大提高开发档案信息的能力. 其次要求档案管理管理人员进一步认识档案对单位改革和发展的重要作用，单位改革对档案工作提出的新要求，转变思想和工作作风，树立创新意识，主动创造条件，将被动服务变主动服务，积极探索适应现代化单位制度的档案工作新思路，新方法。采取多种形式参与到单位各项生产活动中，使档案管理与单位管理发展同步进行。

二、制度完善是档案管理工作深入扎实的关键

管理部门重视档案管理工作应从硬件设施、软件管理上加大投入，提供有利于档案事业发展的环境，从上而下就会形成重视档案的风气，对于档案工作的顺利开展，将起到关键的作用。首先，单位应结合自身情况，贯彻落实国家档案法律法规，制定档案工作长远规划。建立一套适应本单位发展需要的档案管理制度，从制度上给与完善和保证。如《档案室管理标准》、《档案室工作标准》、 《档案管理分类细则》 （档案管理保管期限表》 等，并采取措施保证这些规章制度的贯彻落实，使档案管理工作有章可循，有据可查，制度化、规范化、健康发展。其次，单位在建立综合档案室的基础上，建立档案管理管理网络，使每一个部门设兼职档案管理员，并不定期组织基层档案管理人员业务培训，强化服务意识。使案工作落实到具体、细处。通过网络及时掌握了单位生产经营过程中的新信息，准确提供档案资料，为以后的档案利用工作奠定了基础，提高了单位工作效率。

三、加强职业道德教育，提高业务水平是做好档案管理工作的重要环节

随着经济体制改革的不断深入和现代化设备设施的应用，科学技术直接影响着单位的发展。新技术的应用已经进入档案领域，档案的载体也要有根本的变化。对档案管理工作也提出了更高的要求。档案管理人员的综合素质的高低将直接影响档案的管理水平，这就要求档案管理人员有铰高的业务素质来应对，积极参加现代化知识培训，参与多种途径的学习与交流。学来先进的技术、经验丰富自己的知识观念，提高技能，发展和完春自我，保持与整体组织的步调一致，这样才有利于加快档案管理工作的发展。

四、改善基础设施，是档案管理安全有序的前提

不断加大对档案管理工作的经费投入，改善档案管理基础设施，保证档案管理工作的正常办公需要，实现库房、阅文、办公三分开。库房不仅要满足存放要求，而且要通风良好，还要配备足够的档案柜以及专门的灭火器材、防蛀、防霉用品和切刀、打孔机等专门的纸质档案整理工具，同时还要购置数码照相机、移动硬盘、计算机等设备，建立档案管理电子系统，安装档案室监控设备，满足各类档案安全保管和方便查阅的需要，切实把档案的保管和保密工作落到实处。

五、抓好收集、积累工作是档案管理工作的保障

档案的收集是档案管理中最基本的一环。单位机构，人员变动大，产枚，利益多元化，文件来源广泛，信息内容丰富，载体形态多样，都给档案基础工作带来新的问题。因此，针对新的特点，档案管理部门应进一步提高对档案资源建没重要性的认识，加大工作力度. 并根据当前工作需要和单位发展趋势，不断强化基层档案管理人员的档案工作意识，制订单位文件材料归档制度，形成一套完整科学的管理程序，使他们掌握档案管理材料的形成规律和收集整理标准，对有保存利利用价值的档案资料实行规范化管理，并根据立卷制度，督导文件材料及时归档，整理齐全，为以后的奠定基础，更好地为单位发展服务。