高校学生电子档案数据管理探讨

摘 要：现代社会的不断发展对我国教育工作提出了更高的需求，在进行高等教育过程中，科学管理学生电子档案，能够进一步保障教育效果。本文首先分析现代社会发展对高校档案管理工作提出的最新需求和挑战，需要对其进行合理改进，然后以此为基础，进一步分析如何对电子档案数据进行更为有效的管理，分别从信息收集，资源整合，信息平台，分析工具，服务质量五个方面展开具体论述。

关键词：高校学生;电子档案;数据管理

大学阶段是每个人成长的重要阶段，通过对学生相关信息进行全面搜寻，同时合理构建个性化档案，能够对学生当前状况进行更为全面的分析，确保教育工作的有序开展。在信息技术高速发展的今天，信息技术的普及应用使电子档案得到很大程度的发展，正在逐步实现普及应用，为了进一步明确在进行高校建设过程中如何更为有效的实施电子档案数据管理工作，特此展开本次研究。

一、现代社会发展下高校档案管理需求

（一）学生档案数据需求

高校在进行学生档案管理工作过程中，能够为其他部门工作提供必要的管理数据，但是在学生个人信息量和学生人数极速增长过程中，学生档案数量也随之得到一定程度的增加，以往在进行档案统计工作过程中选择使用的局部抽样和静止抽样已经很难满足现代工作需求，高校在进行学生管理工作所需的数据对于动态性和全面性具有更高的要求，该类数据通常类型繁多，而且数量较多，同时具有较强的实效性和预测性。基于此，相关工作人员在进行数据统计工作过程中需要确保其全面性和动态性，必须在全校范围内进行数据分析系统的合理构建，确保信息用户需求能够得到最大程度的满足，高校管理工作人员对于学生状况具有更为明确的认知，在进行管理策略制定过程中具有更为全面的数据参考。

（二）档案信息处理需求

为了进一步确保档案信息安全性，信息用户在获取档案信息过程中需要花费较长的时间，相关程序也具有较高的复杂性，而在信息技术高速发展的今天，信息用户在应用相关信息时，对信息实效性提出了更高的要求，同时需要进一步简化信息库获取流程。虽然高校档案管理人员在展开具体工作时已经逐步开始实现档案数字化，但是信息管理过程系统性依旧存在在一定程度的不足。信息用户在获取相关档案信息时，对其处理速度提出了更高的要求，档案管理人员需要进行合理改进，使其最大程度满足高校工作开展需求，进而游戏推进高校建设。

二、现代社会发展下高校档案管理工作面临的挑战

（一）档案信息

在传统的档案管理工作过程中，通常是由学生管理部门记录学生档案，具体包括学生就读期间奖励状况，政治表现和学习经历，在近几年高校管理工作过程中，档案归档范围得到一定程度的拓展，加入了社会实践档案和心理状况档案等，但是该部分记录的加入依旧很难满足现代社会发展下信息用户应用需求。在进行大学生管理过程中，需要确保对学生状况具有更为全面的认识，档案资料数量随之得到一定程度的增长，但是我国目前高校进行档案管理工作过程中，依旧处于纸质档案和手工管理阶段，该种管理方式已经很难满足档案信息需求，需要对其进行合理改善，逐步使用电子档案代替纸质档案和手工管理展开相关工作。

（二）数据处理

档案数据存储量的大量提升也使高校档案馆在处理相关数据时面临较大的挑战，信息用户在应用相关数据时，对其要求具有一定程度的随机性，实效性和全面性，因此档案管理需要能够基于用户需求从海量数据中提取出具有应用价值的相关数据，确保及时性和交互性。在此过程中，档案馆必须进行分析系统和数据检索的合理构建，确保能够进行自动统计，转变传统手工处理方法，确保档案资源利用率和管理效率得到有效提升，使其应用价值得到最大程度的发挥。

（三）档案服务方式

现代社会的不断发展对档案数据处理工作提出了更高的要求，用户服务要求也随之出现了一定程度的提升，在进行档案服务作业时，需求导向将逐步代替传统的供给导向。相关人员在管理学生档案时，需要确保不同部门信息需求得到最大程度的满足。基于此，档案馆必须进行工作流程的合理优化，进行档案服务模式的进一步创新，确保科学应用知识服务和智能服务。

三、管理策略

（一）改进信息收集

在进行学生档案管理工作过程中，需要合理应用大数据技术进行数据收集，确保实现学生信息全面覆盖，保证信息采集框架的全面性，对于学生发展相关信息进行全面收集，确保档案精确性和精细化。在现代社会条件下，需要统一管理档案资源，在进行具体工作过程中，首先需要进行数据输入目标的合理构建，确保档案管理观念的先进性，进行数据收集范围的有效拓展，同时心理咨询师和学校辅导员还需要记录学生学习生活过程中的动态档案，对学生日常学习过程中产生的相关视频，数据和文献进行有效收集，为学校进行档案管理工作制定统一的管理策略，确保能够实施大数据处理，保证在进行动态输入过程中，辅导员能够轻松掌握相关标准，进而使其更为方便的提取相关数据。与此同时，还需要确保数据的预测性，通过进一步分析和挖掘相关数据，能够科学判断和预估其未来发展趋势，确保在制定相关决策时具有更为全面的理论依据。基于此，高校档案管理人员需要深入挖掘和具体分析学生日常表现，确保在进行管理工作过程中具有更为有效的理论依据。例如学校在进行学生心理档案构建过程中，可以利用可视化技术进一步呈现学生心理健康状况，进而对学生心理健康信息进行更为直观的测量，确保心理健康档案的实时性，使其能够更高程度的促进学生全面发展，确保能够在未来发展中迅速适应社会。

（二）整合各项资源

高校学生档案是组成学生档案信息的重要部分，全面记录学生心理状况，品性状况，政治思想，学习成绩等各项基本信息，档案管理人员需要实现自身管理理念的有效提升，确保档案管理意识的敏锐度，有效记录学生管理工作，具体教学状况和学生信息，确保顺利開展科研，管理和教学等相关工作，更高程度保障资源配置的合理性。基于此，高校在进行市场管理过程中，需要进一步重视档案管理工作，有效融合相关资源。例如，学校在进行课程设置时，合理应用学生档案数据，科学实施信息筛选，基于学生时间进行上课时间的合理确定。高校还可以进行学生档案信息库的合理构建，对学生日常表现，心理健康，政治思想，奖学金，考试成绩等多个方面进行有效记录，确保档案管理工作能够进一步推进学校事务管理，保证相关工作开展的高效性，为高校建设提供更高程度的保障。

（三）构建信息平台

在现代社会的不断发展过程中，高校档案管理工作人员如果要确保学生个人信息运行的整体性，则需要合理应用大数据处理技术进行相关数据平台的合理构建。在进行具体工作过程中，首先需要基于该技术综合特点，合理应用多种方式对相关信息实施网络化管理，为构建信息平台奠定坚实的基础。在档案数据信息中心进行具体构建，确保有效综合院校各项数据信息和学校所有职能部门，保证能够更为有效的综合控制数据信息。其次，需要进行路由器，交换机，数码相机，扫描仪，计算机等信息处理设备的及时更新，科学构建信息化服务器，确保其独立性，同时还需要进行专职维护人员的合理配备，进行相关数据的及时保存，对其相关数据进行及时更新。最后，由于高校数据量得到迅速增加，相关部门需要确保管理软件的先进性，基于多种数据信息特点，数据信息来源和数据信息格式进行信息平台中心的合理构建，确保在访问，查询以及综合管理相关数据信息时具有更为充足的条件，为相关决策提供更为有效的数据信心，确保其正确性和有效性，进一步推进高校建设。

（四）开发分析工具

高校在进行学生档案管理工作过程中，需要综合分析具体情况，基于具体工作需求进行数据分析工具的合理构建。在开展相关工作时，高校不僅需要对自身人才优势进行充分发挥，同时还需要有效联合相关科技企业，对学生档案信息进行更为有效的挖掘，确保其深入性。例如，通过进一步分析学生档案数据能够对学生行为和类型进行有效区分和合理预测，通过应用学生图书馆和宿舍出入记录，学生个人成绩及一卡通消费状况能够对学生心理状态进行科学预测，确保在发现学生出现心理问题时对其进行及时疏导。通过深入分析学生一卡通消费和考勤情况，能够确保进一步了解学生生活状况，更高程度确保勤工俭学岗位分配的合理性。与此同时，通过分析档案数据能够对学生科研创新能力，身体健康情况和作业概率进行科学分析。在我国目前高校建设过程中，进行学生住宿管理，奖学金申请和资助管理等相关工作时，已经实现教学管理系统的初步应用，院校师生也对其具有较高的认可。在信息技术高速发展的今天，高校在开展相关工作时，需要进行数据分析的充分应用，确保数据分析工作具有更高的实效性，进行相关分析工具的合理构建，使其与高校管理特点有效结合。

（五）提升服务质量

高等院校在进行学生档案管理工作过程中，需要对学生档案信息进行充分利用，为学生管理部门提供更为有效的服务。在进行具体工作过程中，首先需要进行信息分析系统的合理构建，对信息获取程序进行合理简化，确保高效工作人员能够更为快捷的获取相关数据。其次，需要合理应用信息技术，确保档案管理工作实现更高程度的个性化，档案管理人员可以基于信息用户档案进行细节化分析，确保能够科学预测用户需求，在确保档案信息安全的前提下主动展开服务，保障用户需求能够得到最大程度的满足。同时，信息技术的进一步发展在很大程度上提升了档案管理工作技术水平，确保档案管理工作逐步实现智能化服务，通过智能化，抓取学生档案数据，能够确保信息用户需求得到更为全面的满足，保证价值信息能够进行更为有效的传播和交流。

四、结语

总而言之，通过改进信息收集，整合各项资源构建信息平台，开发分析工具，提升服务质量能够确保电子档案数据管理工作进一步满足高校建设需求，确保学生个性需求得到更高程度的满足，确保高校在进行相关工作时具有更高的科学性和有序性，在一定程度内推进我国高校工作发展，使其更好的满足现代社会发展需求，为国家经济水平的有效提升奠定坚实的基础。

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作者简介：李风雷（1968-），男，汉族，山东聊城人，大专，职员，聊城大学东昌学院档案室工作。