乡镇综合管理背景下的档案管理规范化分析

满玉平

摘要：乡镇政府档案管理质量的好坏实际上反映了政府管理水平的高低。科学合理的档案管理方法，对于提升乡镇政府部门的工作效率和工作的准确性具有非常重要的意义，完善的档案管理制度是乡镇政府工作高效率、高质量的重要保障，应采取措施对档案管理进行规范化处理。

关键词：档案管理 规范化 存在问题 解决措施

中图分类号：G271  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2019）09-0128-02

乡镇政府的档案管理对于乡镇政府的建设有着十分重要的作用，比如说它能够促进乡镇政府工作的开展，能够促进乡镇政府经济建设和文化建设的发展，从一定程度上反映了这个乡镇政府领导班子的治理能力和治理水平。对乡镇政府档案管理进行规范化，将使得它的作用更大限度上得到发挥。如何规范乡镇政府档案管理工作这是一门学问，需要从多个角度进行措施的制定。我国许多乡镇政府档案管理规范化的进程仍然比较慢。下面就我国乡镇政府档案管理规范化的意义，规范化过程中存在的问题以及如何解决这些问题进行具体的阐述。

一、乡镇政府档案管理规范化的意义

（1）有利于乡镇政府工作内容的总结。对乡镇政府的工作内容进行档案管理，可以记录乡镇政府的发展历史，通过这个档案我们也可以对乡镇政府之前的发展过程有一定的了解，新的领导集体可以以此为鉴。在制定一些措施之前可以对本镇政府的发展状况有一个大致的了解。与此同时，乡镇政府档案管理中可能记录着乡镇政府领导人员的手稿或者盖章信件等，对于我们了解乡镇历史以及采取正确的措施治理乡镇有着重要的意义。

（2）有利于更好地满足乡镇建设的要求。乡镇政府的档案管理文件中记录着有关乡镇经济发展和各方面发展的一切有关内容，真实且可靠，它给后期的乡镇政府管理工作和乡镇经济建设提供了真实可靠的依据，有利于新农村的建设。另外，对一些具有重要意义的乡镇改革措施和进程进行记录，有利于后辈进行探究，在乡镇政府建设中有着更足的信心，为后人探查乡镇经济发展的规律和探讨乡镇建设规划提供了一定的可靠依据，有利于实现档案管理工作的规范化和科学化。

二、我国乡镇政府档案管理规范过程中存在的问题

（1）乡镇政府档案管理工作人员缺乏档案管理意识。我国目前的乡镇地区正处在城乡一体化建设的关键时期，乡镇的事情多，任务重，结果乡镇领导更多的把精力、时间和金钱投入到乡镇的经济建设之中，这样就忽略了乡镇政府的档案管理建设，很多乡镇领导部门仍然没有把乡镇政府的档案管理工作纳入乡镇政府的工作计划之中，乡镇政府档案管理工作中的设备、场所、管理人员都得不到保障，在这种情况下，乡镇政府档案管理工作成效就可想而知了。

（2）档案管理的制度不够健全。乡镇政府档案管理制度的不够健全往往会导致乡镇政府档案管理工作的不规范，甚至混乱。只有少数乡镇按照档案管理制度之中的相关规定做事，大部分的乡镇政府在档案管理中依然是迷茫和没有规律可循的。因为缺少制度的约束和指导，许多乡镇政府档案管理工作的过程中会出现人员不到位、责任划分不够明确以及追求工作形式化等问题。另外，虽然有的乡镇政府制定了档案管理的相关制度和方案，但是他们并没有落实相关的制度，使得乡镇政府的档案管理工作得不到正确的开展。

（3）档案管理工作人员的素质不够高。档案管理人员的素质高低在很大程度上影响或者决定着乡镇政府档案管理工作水平和规范化程度的高低。但是，我国许多乡镇政府档案管理工作人员受教育的程度并不是很高，缺乏一定的专业知识，或者出于主观能动性的原因，责任意识淡薄，从而在档案管理工作中并没有做到完全地尽职尽责。对于一些基本的档案事务不能完全了解，导致档案管理的效果不是很理想。

（4）过程中的不规范。档案管理过程中存在的不规范问题会导致乡镇政府档案管理工作整体的不规范，档案管理工作不规范体现在多个方面，有的档案管理工作没有按照相应的步骤和规定进行，因为档案柜的不统一，导致档案管理文件的乱放。另外，存在档案文件和档案材料混乱、档案管理不够规范的问题，这些都会影响乡镇政府档案管理工作的规范程度。

三、乡镇政府档案管理规范化中存在问题的解决措施

（1）提高认识，进一步加强对档案工作的领导。档案管理工作要想在规范化进程中取得进展，首先就需要相关领导的重视，各个乡镇政府的领导应该加大对档案管理工作的关注度，强化领导的责任意识，落实责任制。另外，要成立专门的管理档案部门，提高档案管理工作的专业化水平。乡镇政府之间应该积极开展档案管理工作的交流会，互相学习，为档案管理工作者提供一个良好的工作环境。

（2）做好档案的管理和密保工作。乡镇政府的档案一般包含乡镇政府百姓的个人信息，这是个人隐私，原则上是不允许泄露的。因而，乡镇政府管理人员必须强化档案的保密意识，严格遵守档案管理的纪律。首先应该确保档案的安全性。在进行档案查阅、摘抄或者复印的时候，必须严格按照相关规章制度进行，不能够将相关档案带出档案室，除了档案管理人员以外，其他人不得擅自出入档案管理库房，当档案发生遗失或者失泄或者信息泄露的情况时，一定要及时采取措施进行补救，并且认真地对相关人员进行责任的追查，严肃处理。

（3）增加投入，完善基础设施。乡镇政府的档案管理工作中，因为资金的投入不够，导致基础设施建设不够完善。比如说复印机、打印机、扫描仪、档案柜等基础设施不够齐全或者发生了损坏但是并没有及时进行更换。另外，可能因为建设的重点发生转移，对于档案管理工作的重视程度不够，比如说防火、防盗、防潮等预防工作不到位。

（4）档案整理方面的注意事项。档案管理工作应该由专门的工作人员进行组织，在整理过程中还应该有监督人员进行监督和指导。档案分类应该制定相应的标准，比如说按照时间、项目内容等进行分类和排列。这样既可以提高档案整理分类的规范性，又方便了對档案的查阅，有利于节约时间，提高乡镇政府档案管理的工作效率。

（5）对档案进行科学合理的管理。档案管理人员应该科学地对档案进行分类，档案库房除了工作人员以外，其他人禁止进入，加强对档案库房和存放档案的柜架的安全保护工作。定期对库房的温度进行检测，做好档案室的防火、防潮等工作。除了档案以外，其他的物品应该堆放在指定的地方，不应该堆放在库房里面。

（6）严格把控档案的销毁工作。档案的销毁应该由专门的工作人员来负责，对档案价值进行一个正确的估计和衡量。正确分析和鉴别档案所具有的历史价值和现实作用，准确估计其现实价值。在档案销毁之前，应该让鉴定人员对其进行鉴定，提交销毁报告。另外，对档案销毁的过程进行一个严格的记录，对销毁工作进行一个细致的总结。

（7）档案发生移交应注意的地方。当档案管理人员发生职位变动的时候，应该与新加入的档案管理人员在工作上进行一定的交接，落实档案管理的具体细节，对交换的档案进行清点，避免在交接过程中出现不必要的麻烦。如果遇到一些无法核实的档案，应该查明原因，分清责任。

四、结语

档案管理在乡镇工作中扮演着重要的角色，但是我国许多乡镇在档案管理工作中仍然存在许多问题，导致我国的乡镇管理工作并不是特别的规范，因而采取措施加大乡镇政府领导对档案管理工作的重视度和投入度，提高乡镇政府档案管理工作的规范程度十分有必要。

参考文献：

[1]李艳红.浅谈乡镇档案管理工作中的问题及对策[J].科技风，2017（5）.

[2]赵海静，刘琳，杨圣俊.新医改背景下关于医院档案管理整改分析[J].经济研究导刊，2017（34）.

责任编辑：刘健