浅谈科技项目档案的整合与编研

朱婧文 王燕

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）06-00-01

“科技档案是机关、团体、单位或个人在科技活动中形成的、作为历史记录整理留存的信息载体。”它具有知识性和信息性、原始性和记录性、成果性和社会文化性等重要性质，是进行科技生产活动、日常工作学习和技术研究等不可缺少的重要理论依据，一直被大量传阅、借阅、查询、复印。作为人类重要的信息资源，科技档案资源对人类经济社会的发展、科学技术的进步都有着重要意义。研究院所的主要工作职责是对科研项目的研究和创新，科技档案是研究院所很多年来科研成果的保存和累积，也是科研单位知识生产的重要表现形式，科技档案的开发利用是实现科技档案价值的根本途径。鼓励知识创新，实现知识增值也是现代科技产业化发展的必然趋势，那么作为知识资源载体的科技档案知识化的有效整合，建立科技档案资源库就显得尤为重要了。

一、转变观念，开发和整理档案信息资源

科技档案对研究院所学术研究和科研创新工作的促进意义是显而易见的。科技档案内容的广泛性和知识性等特性，使科技档案在立档与分类、系统整理和科学编目等档案工作中提出了更高的要求。

首先，研究院所缺乏对科技档案的整合管理工作。科研项目相关的管理性文件如立项审批文件、开题报告、申请书、结题验收等归科技处预立卷，专利证书归国有资产处管理，科学研究性文件如实验记录和总结、科研（项目）课题的研究报告、论文（著作）、设计文件和图纸等的形成和管理部门在各个研究室或课题组。同一个课题的科技档案预立卷工作，归多个部门负责和管理，使得具有档案最终保存和整理编研职责的综合档案室，在对其收集时有很大的难度，更难以进行后面的价值和开发与利用。

其次，科技档案涉及的内容复杂并形式多样，既有与科研项目相关的实验记录、设计图纸、论文专著、成果报告、学位论文等，也有立项审批、结题验收、进展报告等科研管理文件，既有大量的纸质文档，也有越来越多的电子文档，进行分类、整合与管理，既要有档案专业知识，还要有相应的人力、资金和场地。部分科研院所因为档案管理人员缺乏专业技术，管理落后，设备老化，难免造成科研成果和实验数据等资料的保存不当或丢失，使科技档案不完整，不能充分发挥其应有的参考借鉴作用。

再次，科研院所在对科研课题整理和分类时，通常是以课题分类法，这个方法就比较适用于独立的研究课题进行档案和立档管理。但是，往往一个专业的科研院所，所研究的领域和专业是十几年甚至几十年的创新和知识的研究累积，是若干个独立的科研项目或课题的形式存在的。这些课题虽然研究内容和名称各有不同，但很多是有相同的项目负责人、相同的研究对象、相同的研究方法，在同一研究专业和领域有着内在的联系。档案以科研项目或课题独立保存，割裂了项目和课题间的有机联系。

因此，档案工作要转变观念，档案的核心工作不仅是档案的保存，开发和整理档案信息资源也是档案工作的重要组成部分。首先应建立科研档案的归档范围和归档流程，细化每个归档文件材料及其及应归档部门，确保文件的完整准确。其次，要开发和整理已归档的多种类档案，将纸质档案、电子档案、照片档案等载体形式整合到一个资源库，进行编目和利用;将相同研究领域和专业的独立的科研项目和课题档案进行整合和二次编研，形成知识化得科技档案资源，实现知识增值，体现科研院所整体的科研技术水平。

二、有效整合知识资源，加强科研档案编研

如何高效运用科技档案，提升科研单位知识生产的效率和能力，发挥科技档案资源在知识生产和社会生产中的作用，最大限度地发挥档案的利用价值，是科研单位科技档案面临的重要课题。长期以来水平科研研究院所已经沉淀了大量的科研项目档案，是文献性知识和经验的积累。科技档案作为一种原始信息记录， 虽然具有很大的利用价值，但其信息的存储形式是离散分布的，库藏科技档案缺乏系统性，科技人员需要逐份查阅相关科技档案，花费大量时间精力“大海捞针”才可能找到有用信息。档案的整合和编研工作，可以通过對复杂科技档案信息的优化与有序化，增强科技档案信息的针对性，提高档案的利用效率。

科技档案的整合和编研是指根据客观的需要，按照一定的题目，在对科技档案信息分析和研究的基础之上，对它们进行汇集、加工，编制成各种科技档案编研成果，为科技、生产及其各项管理工作活动提供科技档案信息服务。科技档案整合和编研工作是开发利用科技档案信息资源的一种形式。简而言之，科技档案的整合和编研就是将大量分散的科技档案信息科学加工编排，形成形式多样、系统性的信息成果。具体有以下几种：

1.科技成果简介

这是一种对科技档案内容和特征进行提炼，以文摘形进行简介的编研成品，按照“序言、总目录、档案编号、成果名称、研制背景、课题立项及批复情况、主要完成人员、研究起止时间、创新点、内容概述、主要战技指标、经济效益、专利情况、应用推广、成果鉴定意见、成果评审、成果批复文件、获奖证书、成果配套材料目录等”栏目设置，详细介绍了科技成果综合情况。科技人员通过查阅 《 科技成果简介》，可以很方便地找到需要的综合数据，还可根据档案编号找到所有原件档案深层利用。

2.科技工作年鉴

以年度为时限，条目记事体为体例结构，由“前言编辑说明、目录、正文、统计表、图片、附录、索引”等组成，总结概括某特定单位“隶属结构、人员编制、资源管理、科技活动情况、技术研究及学术交流、试验训练、设施建设、会议情况、大事计、各项基础统计数据、重大活动影视图片资料”的综合性编研成品。年鉴全面系统反应某特定单位建设和发展状况，也为撰写各种史料提供真实、可靠的第一手材料。

3.科技史料

以本系统或本单位科技档案为基础编写，真实、全面反映本系统或本单位科技活动历史面貌和成果的史料性质编研成品。

4.专题汇编与摘编

专题汇编是按照特定专题选取适用科技档案，采用复制方法对分散的科技档案部分或全文汇集加工的编研成品。 摘编是按照专题，以提供科技档案精华内容为目的，对科技档案摘录、整理编辑的编研成品。两者选题范围广泛，内容灵活，通过将分散的科技档案信息有机整合，使利用者在最短时间内获得最大信息量。且不改变档案原件、原图内容，既有凭证作用，又包含巨大使用价值。

5.图集、图册

将设备生产、工程建造、测绘及某些专业性图片、图样，如设计图、施工图、示意图、完工图等，配置必要的文字或数据说明，按照专题汇编成集册的编撰成品。其专业性、通用性强，可以直观反映产品、设备或工程项目的技术数据和特征、用途，是相关专业技术人员重要的参考资料和工作依据。

科技档案编研是创新性科研活动，它不是将科技档案简单罗列串联，而是对科技档案信息进行定向科学研究和加工整理，是具有研究性的科技服务工作。科技档案编研着重通过对科技档案信息内容的分析研究，生产出科技档案编研成果，是对已经产生的知识的分析、鉴别和整理，是使知识系统化的过程。搞好档案服务工作，满足实际的档案利用服务需要，保护知识产权，最大限度地发挥档案的利用价值，是开展科技档案编研工作的根本目的。

结束语

科技档案是科研研究院所学术和科研发展历史的见证，是宝贵的学术资源，具有重要的参考和促进作用。我们知道科技档案的整理和编研工作是非常重要的一个环节，我们必须引起足够的重视，不可掉以轻心。这就要求我们改变以往陈旧的观念，不能将科学档案的整理工作简单的只当做是保管的責任，而是结合目前的科技信息服务，打破传统规则。创造出为科技档案的整理和编研更切实可行的方案，让档案工作开辟出一个新的局面，并发挥其最大作用，为人们提供更方便更快捷的服务。

参考文献

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