事业单位档案信息化管理策略探讨

程远鹏

摘 要：事业单位实施档案信息化管理，是为了淘汰传统的人工档案整理方式，推动事业单位走向现代化以及信息化、规范化发展。现如今事业单位随着新常态下供给侧改革的落实，正在不断完善各项管理制度，采用现代化信息技术，实现高质量、高效率以及高水平的发展，以适应新时代不断变化的市场环境。

关键词：事业单位 档案信息化 管理策略

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）06-00-01

一、事业单位档案信息化管理中存在的问题

1.档案信息化建设意识不强

虽然事业单位档案信息化发展的目标已经提出，但是不少单位档案管理人员并不重视档案信息化建设困境，既没有掌握充足的信息技术，也没有将档案信息化建设纳入到工作计划中，依旧沿用传统的档案管理模式，对档案管理的作用和管理意义缺乏了解。也正是因为事业档案管理人员缺乏信息化意識，不重视档案信息化发展，才导致在基层工作中事业档案信息化建设迟迟难以取得成果。

2.档案管理人员素质不强且规范缺失

档案信息化发展目前还缺乏统一的标准和规范，多数事业单位的档案信息化建设，无论是规划还是档案管理现状，都处于无序状态，管理标准和管理制度的缺失，阻碍了档案管理信息化发展的步伐，难以展现档案信息化发展的功效。且档案信息化工作人员，对信息技术和管理理念认识不足，没有具备档案现代化发展的意识，对于工作的规划和执行，局限在对档案的管理和存档中，档案信息化管理的手段和管理理念的缺失，不利于档案信息化工作。

3.档案信息化设备和技术不足

由于事业单位档案管理人员对档案信息化建设并不上心，自然不会按照档案信息化建设的要求引进相应的设备及技术，实现档案的信息化处理和保存等，也不会建立相应的网络档案管理系统，实现对档案的信息化管理。但是，对于档案信息化建设而言，完整的信息设备是实现信息化建设的基础，为确保信息化建设顺利展开，就必须要为档案信息化发展配齐充足的设备和技术条件，在软硬件设备和技术的推动下，顺利开展档案信息化发展。

二、事业单位档案信息化管理策略

1.提高档案信息化管理的地位

事业单位要将档案信息化管理纳入到整个工作体系规划中，进而提高单位管理人员以及档案管理人员对档案信息化管理的重视，一旦档案信息化管理成为事业单位的核心工作项目之一，则档案信息化管理所需的资金和设备，就能得到单位认可，单位财政部也会下拨相应的款项专门用于档案信息化管理建设，有足够的资金以及工作认可，则事业单位的档案信息化管理进程就会显著加快。因此，为实现事业单位档案信息化管理，档案管理人员要积极争取领导对信息化管理的认同，积极推动单位工作规划中将档案管理纳入其中，并提出信息化管理的目标，从而引入计算机、打印机以及信息化管理平台建设，在建设中依据信息化管理的要求，在人员配置以及信息技术应用和物理调配中，都以事业单位档案信息化建设管理为依据，构建科学完善的信息化管理机制，并将安全性的问题归入到档案管理体系中，加强档案信息化管理对安全的需求，建立好档案信息化管理系统平台，积极利用云计算以及大数据、反病毒技术等，建立科学的网络安全信息体系，避免出现单位信息泄露等问题，积极提高档案信息化管理的质量和效用。

2.强化档案管理人员素养

强化档案管理人员的素养，第一步先要强化档案管理人员的培训力度，由于档案信息化管理是一项系统性的工程，管理人员，要具备优质的信息素养和先进的管理理念，将现代化管理模式应用到档案管理中，为档案信息化管理提供专业性人才。所以，事业单位要组织档案管理人员进行信息技术学习和管理理念培训，依据档案信息化管理所需的能力，制定科学、完善的培训计划，通过电子档案制作、电子档案信息挖掘以及电子档案应用培训类的主题培训课，逐步优化档案管理人员的信息素养，然后开展档案专业知识和计算机应用技术等专题竞赛工作，持续性提高管理人员的计算机应用能力，和掌握档案管理的专业性知识。由于当前事业单位多数档案管理人员都不是专业出身，为提高其档案管理能力，需要定期派遣档案管理人员对外交流和学习，提高其专业水平，通过到其他单位的学习和访问，积极借鉴他们的档案管理经验，为本单位档案管理积极做出贡献，提高档案信息化管理质量。

3.完善档案管理标准

档案管理标准的完善，一方面是要完善事业单位档案信息化管理流程，对档案资料输入、档案资源管理以及档案储存等工作制定相应的流程标准，按照标准对档案资料进行核查和审对，为各项档案信息化管理工作考核和工作执行提供相应的准则。在档案管理过程中，按照信息化发展的要求，确定可用的录入方式，制定规范的录入格式，和归纳正确的录入语言和符号等，在档案储存中，依据规范的档案格式进行核对与审查，全面落实档案全面信息化的条件，要求所有档案管理人员都采用统一的格式，保存和录入信息，并按照档案资料软件的开发技术，制定档案信息化管理的建设目标，进而促进事业单位档案信息化管理的发展。

4.建立信息化管理平台

事业单位信息化管理平台的建立，能便于管理人员相互交流，便于部门之间的档案交接，实现档案信息的共享，便于进行档案信息查询。利用信息化平台，在网络平台中实现档案信息化管理，工作人员相互交流意见，便捷实现内部信息的查找和检查，及时修正和完善档案信息，更加科学以及规范地管理档案，以信息化平台的建设，克服技术以及管理上的不足，使得复杂以及无聊的信息数据统计工作更加简约。且在平台上，应用网络信息化技术，对档案进行合理的保管和存档，实现档案信息的安全管理，充分利用好现代信息技术进行档案管理工作，实现大数据、云计算等技术在档案信息归整和资源筛选中的应用，提高档案管工作的速度和质量。

结语

综上所述，目前事业单位档案信息化管理存在档案管理人员素质不强且规范缺失、档案信息化设备和技术不足、档案信息化建设意识不强的问题，针对现如今的事业单位档案管理情况，应该提高档案信息化管理的地位、强化档案管理人员素养、完善档案管理标准，进而推动究事业单位档案信息化管理的发展。

参考文献

[1]许莉莉.探究事业单位档案信息化管理的推动思路及举措[J].黑龙江科技信息，2016（08）：173.

[2]颜玉红.事业单位档案管理信息化建设策略探讨[J].黑龙江档案，2016（02）：95.